研修資料、毎回ゼロから作っていませんか。私はそれで4年、消耗していました

こんにちは、みかです✈️

「今回はA社さん向けだから」「今回は新人さん向けだから」と、案件が変わるたびに資料を最初から作り直す。

そんな働き方に、心当たりはありませんか。

私はまさにこれでした。接客マナー講師として独立して4年、研修のご依頼をいただくたびに、対象や業種に合わせて資料を一から組み立て直していました。「一件一件、誠実にオーダーメイドで」——そう自分に言い聞かせながら。

でも最近、あの作り方には見直せる部分がたくさんあった、と気づき始めています。

「オーダーメイド」の名の下にやっていたこと

研修のご依頼をいただくと、私はまず業種や対象者を確認して、パワーポイントを新規で開いていました。

構成を考え、スライドを作り、話す順番を組み立てる。似たような研修のはずなのに、毎回「今回はこの会社さん向けだから」と、ほぼゼロから手を動かす。準備に何時間もかかるのはいつものことで、前日夜まで資料と向き合う日も珍しくありませんでした。

出来上がるものの質には自信がありました。ただ、正直に言うと、「これ、前にも似たものを作った気がする」と思いながら手を動かしていることが、何度もあったんです。

振り返ってみると、月に4〜5件の研修が入る時期は、平日の夜はほぼ資料作りに消えていました。息子の宿題を見ながら、頭の片隅では次の研修の構成を考えている。「今、目の前のことに集中できていないな」と分かっていても、抜け出し方が分かりませんでした。

実は「土台」と「味付け」は分けられた

AIを右腕にするようになって、この準備の仕方を見直す機会がありました。

私が研修で伝えている内容には、実は「どの現場でも変わらない土台」の部分と、「その会社・その対象者だから調整する味付け」の部分があったんです。今まではこの二つを毎回まとめて、一からこねていました。

そこで、AIに向かって、これまでの研修内容を棚卸しするように話してみました。「基本の接客マインドの部分」「業種によって変わる敬語や所作の部分」「新人向けか管理職向けかで変わる伝え方の部分」——こうやって声に出して整理していくと、AIが「これは土台部分、これは調整部分ですね」と分けて構成し直してくれました。

出てきたのは、土台のスライド一式と、業種・対象別に差し替える調整パーツという形。次の依頼が来たときは、ゼロから作るのではなく、土台を置いて、調整パーツだけをAIと一緒に組み替える。前日夜まで格闘していた準備が、その日のうちに終わる回が増えました。

たとえば「ホテルの新人研修」と「専門学校の授業」では、対象者の年齢も敬語のレベルも違います。以前の私は、この違いのたびに全体を作り直していました。今は、土台の「接客の基本マインド」の部分はそのまま使い、「敬語の難易度」「事例の業種」といった調整パーツだけを差し替えます。作業時間が短くなっただけでなく、「今回は何を変えればいいか」が明確になったことで、抜け漏れも減りました。

面白かったのは、この棚卸しの過程で「自分がずっと同じことを、毎回違う言葉で説明し直していた」と自覚できたことです。4年分の経験が、実はきちんと形にすれば資産になるものだったと、恥ずかしながら今更気づきました。

それでも、手放せない部分はある

誤解のないように書くと、研修当日にお客様の反応を見て言葉を変える部分、その場の空気を読む部分は、今も全部自分でやっています。そこはAIに任せる場所ではないと思っています。任せていいのは、あくまで「準備の土台づくり」という、私を疲れさせていた部分だけでした。

それに、この仕組み化もまだ完璧ではありません。「これは土台に入れるべきか、調整パーツか」で迷って、結局手直しに時間がかかる日もあります。土台をきれいに整理できたと思ったら、新しい業種のご依頼が来て「あれ、この土台じゃ足りない」と組み直すことも。まだ育てている途中です。

それでも、「今回も一から」という重さがなくなっただけで、研修準備にかかる気力は明らかに変わりました。空いた時間を、次の研修の質を上げることや、発信の準備に回せるようになったのは、大きな変化です。何より、夜遅くまでパソコンと向き合う日が減って、息子との時間に頭を残しておけるようになったのが、私にとっては一番の収穫でした。

「毎回ゼロから」をやめる考え方

私と同じように対面のお仕事をされている方の中には、「一件一件、誠実にオーダーメイドで」という言葉に、覚えのある方もいらっしゃるかもしれません。それは真面目さの証でもあり、同時に、自分の時間を静かに削っている原因でもあるのだと、今の私は思っています。

土台と調整を分けて、AIに手伝ってもらいながら仕組みにしていく。この考え方の全体像を、私は一冊の本で知りました。

🎁 「毎回ゼロから」を手放すヒントをくれた一冊

かつての私のように、「案件のたびに資料を一から作り直して消耗している」方に、ぜひ読んでいただきたい本があります。

私のWeb集客アレルギーを溶かしてくれた、山口さんの電子書籍『ひとり起業家の仕事は、もっと減らせる。』です。

がんばって毎回作り込むのではなく、AIと一緒に土台を作り、仕組みとして使い回していく考え方が、本当に優しく書かれています。

今なら期間限定で【無料】で読めるキャンペーン中ですので、準備に追われがちな方は、ぜひ手に取ってみてください🌱

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最後までお読みいただき、本当にありがとうございました。

「私も毎回作り直してます」という方、よかったらコメントで教えてください。同じ現場を持つ者同士、仕組み化のコツを交換できたら嬉しいです✈️