AIと事務代行を使えない会社から衰退していく──事務員を雇うリスクの時代が始まった

みの|中小企業の人手不足解消コーディネーター

2025年12月9日 18:36

日本の企業がいま直面している最大の問題は、
「人手不足」でも「採用難」でもありません。

本質はもっと深くて、もっと厄介です。

「会社の仕組みが属人化に耐えられなくなっている」
という現実です。

特にバックオフィス（総務・労務・経理・事務全般）はその影響を強く受けています。

私は営業として、多くの会社と関わり、現場のリアルを日々見ています。
そこで痛感するのは、

■ これからの時代、事務作業を「人」で処理すること自体がリスクになる

こう断言してもいいほど、環境は大きく変わりました。

少し想像してみてください。

独自フォーマットのExcel
規程や社内ルールをまとめた大量の資料
年に数回しか使わない書式
ベテランしか理解していない慣習
どこにあるかわからない社内ドキュメント

これらを新しく入った事務員に教えるために、
どれほどの時間とコストがかかるでしょうか。

総務は頻繁に使う資料なら分かりますが、
メンバー側は「月1回、半年1回、年1回の資料作成」となると、
毎回ルールを忘れている。

その結果、すべてベテラン事務員が最終確認しなければいけない。
ミスを防げるのは彼女（彼）だけだからです。

つまり、

会社の大半は“数人のベテランに依存しなければ回らない状態”になっている。

これは構造的なリスクです。

ベテランが辞めた瞬間、誰も業務がわからない
属人化した事務作業はブラックボックス化する
属人化は退職リスクを増大化させる
新しい人を採用しても教育に時間がかかる
人件費は年々上昇
なのに業務の多くはAIに代替されていく

この流れが、これから確実にすべての会社を直撃します。

■ 事務員を雇うことが“資産”ではなく“負債”になる瞬間が来る

私は別に事務職を否定したいわけではありません。
ただ、「単純作業をこなすために事務員を雇う」時代は終わった、ということです。

採用・教育コストをかけても、
業務が属人化した瞬間、その人が辞めれば一気に赤字になります。

そして忘れてはいけないのが、

これから、優秀な事務職は“普通の会社”に来ない。

人口減少で人材は減り、
魅力のある会社にしか応募しません。

魅力がない会社ほど、
「とりあえず事務員を1人雇おう」という発想になり、
その1人に依存し、
会社全体が脆くなっていく。

■ 解決策は“AI”か“事務代行（BPO）”しかない

ここからは、現場を見てきた私の実感です。

AIが向いている会社

社内ルールや資料がある程度整理されている
規定の文章、勤怠ルール、就労規則などが整っている
その内容をAIに読み込ませるだけで機能する状態

AIを導入すると、こう変わります。

月末書類のチェックが自動化
社内ルールをAIに聞けば即解決
ベテラン事務員に質問する必要がなくなる
社内ファイルを探し回る時間がゼロになる

“社内版ChatGPT”がいるような状態です。

事務代行（BPO）が向いている会社

社内ルールがまだ整っていない
バックオフィスを安定して回したい
経理・総務などの基本業務を外部化したい
正社員で事務員を雇うコストが見合わない

一般的な事務作業なら、
人よりも安定して、早く、正確に処理できます。