後輩くんの社内文章を見て、思わず添削したお話し。

ときどき、
会社の後輩くんの書く文章を
添削する機会があります。

「ぜひ、shogoさんに見てほしい！」

そう言われた日には、
無下にはできません。
（内心、ニヤニヤしてますｗ）

どれどれ…(._.)

添削してほしい文章を
のぞいてみると、

添削してほしい文章とは、会社内での
ビジネスメールについての文章です。

うん、損得なしに
メールの文章はまさにこんな感じでした。

正直、大一感としては
「いろいろ、抜けてるな」が一番の感想です。

上記の後輩くんの文章に
どういった点が抜けているのか。

じっさいに添削した文章をもとに
共有させてください。

「なるほど…」と
思っていただけたら幸いです♬

✔「だれに」が
　抜けている

最初に感じた”違和感”は
「だれに向けて書いているか」です。

冒頭で「○○さん」と付けているので
その人に向けてではないですか

と思うかもしれません。

宛先人は分かるのですが、
ここでの「だれに」は
相手の立場を指します。

つまり、
取引先の人なのか。
社内の人なのか。
それとも、同僚なのか。

相手の立場によって
丁寧な言葉遣いや失礼の内容な発言、
正しい日本語を意識しなければいけません。

今回の内容は
百歩譲って、同僚にたいして
送るメールとしても怪しい。

その理由は、
つぎにご説明します。

✔代替案を
　提示する

つぎに気になったのは、
「どうしましょうか」という文章。

「これは、ちょっと不味い」と
本心で感じました。

なぜなら、本件の内容にたいして
完全に他責思考の発言だったからです。

「どうしましょうか」

この一言は、
相手へ責任転嫁している証拠。

後輩くんは、
悪気はないかもしれません。

「できることがかぎられている」からこそ、
考える余地がなくて出た言葉かもしれません。

それでも…

「自分はこういうことができます！」と
代替案を考える思考が大切だと考えます。

問題について”丸投げ”されるよりも、
一緒に解決する姿勢を見せることが、
結果として人間関係の信頼につながります。

後輩くんには、
「どうしましょうか？は
　今後、二度と使わないように」
と説明しました。

✔添削した文章
　について

わたしが
後輩くんの文章を添削したのがコチラです☟

文章の宛先は、総務部で
車両の管理を担当される方でした。

上記が冒頭で紹介した
後輩くんの文章です。

違いを比べるとすれば
”あきらかに文章量が多い”かと思います😅

やはり、「相手のため」となれば
”面倒くさい”の一言で解決するのではなく、
必要な情報を正しく伝える工夫は欠かせません。

また、代替案であったり
つぎに取るべき行動を提示して
相手のハードルを下げる優しさも忘れないように。

少しでもメールの送り先の相手から
「また、一緒に仕事がしたい」と
思ってもらえるように配慮には手を抜かないこと。

添削した文章をもとに、
後輩くんにビジネスメールの考え方を伝えました。

わたしの文章を見て、後輩くんは
「すごい！とても分かりやすいです！」と
口にしていました。

わたし自身は嬉しいと感じますが、それよりも
後輩くんの成長にたいしての心配のほうが
勝っていました(;^ω^)>

どうしても学校では、こうした
”文章の書き方”は習わないですからね。

「慣れと経験」とはいうものの…

今後の後輩くんの課題は、
「相手」を意識した文章を書くこと。

そのためにも
「本を読む」ことをオススメしました。

ついでに
「noteもいいよ」と宣伝しました🤭

本記事が
皆様の参考になれば幸いです。

では、また。
失礼します。