事例研究:情報システムを活用したメール誤送信（その２）

 公益財団法人ふるさと島根定住財団の企業管理システムから誤って1238名分の個人情報が企業3社へ送られた #メール誤送信 です。 

 気になる点を書きます。  

＊本来送るべきでない企業3社に自動送信されたということから、同システムへの設定が誤っていたと考えられます。単なる設定ミスではなく、開発事業者の認識不足とのことなので、開発時の検証が不十分だったことになります。外部に自動送信するシステムでは、しっかりテストする必要があります。 

＊普通のメールソフトで１００件以上のメールアドレスをｂｃｃに入れて送ると間違いが多く発生しています。その場合には、配信専用システムを使うという対策があります。ただ、その場合は、システムが正しく動くことを十分に確認することが重要です。

＊再発防止策では、「同一ブラウザで２つのシステムを使用することがないよう管理を徹底」とありますが、おそらくこの件が忘れ去られた頃に、再発するような気がします。  

今回の報道のリンクと抜粋は、以下のとおりです。

https://www.teiju.or.jp/news/20251223115712  

【抜粋】

 企業管理システムにおける個人情報の漏えいについて 

１．概 要

 ふるさと島根定住財団（以下、「財団」という）の管理している企業管理システムにお ける、財団（ジョブカフェしまね）が主催するイベント等において、本来であれば主催者 である財団のみにシステムから自動的に送信される学生等の参加申込の情報が、過去に当 財団が窓口対応した企業３社に同様のメールが送信されていたことが判明いたしました。 12 月 19 日に誤って送信されていた企業のうち１社から財団への問い合わせがあったた め、今回の個人情報の漏えいが判明いたしました。 漏えい判明後、応急対応として速やかに財団のイベント等の申込管理機能から誤ってメ ールが送信される設定は解除し、その後当該システムを開発した事業者から原因調査の結 果報告がありました。 また、個人情報を漏えいしてしまった財団主催のイベント等の参加申込希望者に対して は、漏えい判明後の 12 月 21 日にメール、メールが不達だった参加申込をされた方へは 12 月 22 日に書面にて状況の説明と謝罪を行いました。 なお、企業３社に漏えいした個人情報がさらに外部に漏えいした事実は確認されており ません。 

２．漏えいした情報 

⑴ 誤送信されたメールの総件数 3,661 件（Ｘ社 1,836 件、Ｙ社 1,820 件、Ｚ社 5 件）

 ⑵ 実人数 1,238 名（Ｘ社 1,238 名、Ｙ社 1,230 名、Ｚ社 3 名） 

⑶ 個人情報の内容 氏名、メールアドレス、電話番号、住所等 ⑷ 対象イベント等 しまね１Ｄａｙ仕事体験、しまね就職活動等応援助成金 など 

３．経 過

 別紙１のとおり（省略） 

４．原 因 

⑴ システムに関する両者（財団と開発事業者）の認識不足。 

⑵ 企業の採用ツール（求人掲載、イベント掲載）として、当財団が管理する「企業管理 システム」と、財団内部の顧客管理ツールとして運用している「企業カルテシステム」 に関して、両システムに登録している企業情報が突合できるように R6 年 11 月にシステ ム改修を行いました。 いずれも、独自のログイン画面を有するシステムではありますが、両システムに同一 のブラウザで同時にログインし、さらに複数の条件が重なった際にのみ生じる不具合 を、財団及び開発事業者ともに、正確に認識できていませんでした。 そのため、通常業務の一環として、両システムにログインして、相談企業の対応履歴 や企業情報を入力した際に、漏えい先 3 社の担当者メールアドレスが当財団の担当者連 絡先として追加登録されてしまい、財団主催イベント等への申込者情報が通知メールと して同時送信されていました。 

５．今後の対応と再発防止策 

⑴ ２つのシステムを同時に使用し誤作動が生じないよう、根本的なシステムの改修を行 います。なお、改修が完了するまでの間、財団内で今回の事案が発生した経緯や原因に ついて、職員間で情報を共有し、同一のブラウザで２つのシステムを使用することがな いよう管理を徹底します。 

⑵ 現在受付中のしまね１Ｄａｙ仕事体験やしまね就職活動等応援助成金などの参加申込 については、システムの応急対応をしておりますので、引き続き参加申込を受け付けて おります。

類似案件の報道資料のリンクです。（時とともにリンク切れになる可能性があります）

東京都
https://www.metro.tokyo.lg.jp/information/press/2025/12/2025121501