50の言葉 #24 「フィードバック」

来年3月で50歳になる私。それまでに50の言葉をnoteに綴れるかチャレンジです。
今回は「フィードバック」です。

部下の成長のために行う「フィードバック」

フィードバックとは、相手の行動や成果に対して意見や評価を伝え、改善や成長を促すためのコミュニケーションのことです。
フィードバックにはポジティブ（褒める）とネガティブ（改善を促す）がありますが、今回は改善を促すフィードバックを例に、その手順と目的をお伝えします。

例）各分野の要職が委員を務める会議において、Aさんが担当する事業を課長が説明することになりました。会議は10日後です。係長の私を通じて、説明資料と読み上げ原稿の作成をAさんに作成してもらうよう課長から指示がありました。
そこで私は、5日後の午前中までにAさんから資料作成の途中経過報告を行うよう依頼しました。しかし、5日目の今日、午後になりましたがその報告がありません。

さて、みなさんだったらどのようにフィードバックしますか？

フィードバック手順

①部下に許可を得る
「5分ぐらいフィードバックしていい？」とAさんに許可を得て1対1になれる場所へ移動します。座る場所は隣もしくは斜めが望ましいです。真向かいに座ると互いに緊張・対決姿勢になってしまうので注意してください。

②上司から見た事実と影響を伝える
「今日の午前中までに資料作成の進捗を報告してくれる約束だったけど、それが果たされなかったことを私は残念に思う」と、事実に自分の気持ちを添えて伝えます。
そして「もし資料が全く手つかずだったら、ここから一人で完結するのは日数的に厳しいので、係の仲間に手伝ってもらう必要がある。いまどんな状況か正直に教えてほしい」と影響予測を伝えます。

③部下に事実を語ってもらう
Aさんは「実は課長から急ぎの案件を頼まれ、そちらに取り掛かっていたら、こちらの締切を忘れてしまっていました。まだ全く手をつけていません」と素直に打ち明けてくれました。

④再発防止策を一緒に考える
上司としてはすぐにリカバリーの手配を考え「今回のことはなんとかするから大丈夫」とAさんを落ち着かせます。そして「同じことを繰り返さないよう、一緒に再発防止策を考えようね。どうしたらいいかな」と問います。
ここでやってはいけないのは「上司から再発防止策を提案してしまうこと」です。優秀なプレーヤーほど解決策が思い浮かんでしまうのですが、それをグッと飲み込み、部下の成長を促すために「一緒に考えよう。どうしたらいいかな」と問いかけます。この「一緒に考えよう」が、市民や企業と協働する際にも大切な姿勢です。

あくまでもフィードバックの主役は部下。その成長のために行うフィードバックの手順をご紹介しました。

次回は「プレーヤーからマネージャーへ」です。