【GWS Studio入門③】問い合わせメールを自動記帳！AIが過去履歴から回答案まで作る

2026年8月2日 20:46

こんにちは、にじぱぱです！GWS Studio入門、いよいよ最終回です。

第2部では「メール受信→要約→Chat通知」の3ステップを作りました。今回はその応用編として、実務でそのまま使えるフローに挑戦します。

問い合わせメールが届いたら → 台帳に自動で記帳 → 過去の対応履歴を読んで → 回答案の下書きまで作ってくれる

ここまでできると、もう立派な「AI秘書」です。前回チラッと出てきた「変数」が今回の主役ですよ！

フローを組む前に、記帳先のスプレッドシート（台帳）を用意します。

1行目に、こんな列名を入れておきましょう。

日付／送信元／種別／要約／対応内容

ここで大事な決まりが3つあります。

地味ですが、ここを守らないとフローがシートを認識できません。先にきっちり作っておきましょう。

🚀 5ステップで組み立てる

それでは本番です。第2部と同じく、上から順に置いていくだけ。今回は5つです。

① 開始条件：問い合わせメールが届いたら

「メールの受信時」を選び、「特定のメール」で絞り込みます。件名に「問い合わせ」を含む、専用アドレス宛て、など自分の運用に合わせてどうぞ。

② Geminiで「種別」と「要約」を抜き出す

「Gemini に相談」を追加し、こんなプロンプトを入れます。

次の問い合わせメールから、以下を抽出してください。
・種別（例：料金／操作方法／不具合／その他）
・3行以内の要約

メール本文は「＋変数」で①から差し込みます。ここで種別を取り出しておくのが、後で効いてきます！

③ 台帳に記帳する

「行の追加」ステップで、さきほどの台帳シートを指定します。日付・送信元は①の変数、種別・要約は②の変数を、それぞれの列に割り当てれば、受信のたびに自動で1行たまっていきます。

④ 同じ種別の過去の対応を取ってくる

ここが今回のハイライト！「シートのコンテンツを取得」ステップを追加します。

検索条件で、列を「種別」、値に②で抽出した種別の変数を設定。すると「一致する値 "要約"」「一致する値 "対応内容"」という変数で、同じ種別の過去案件のデータが丸ごと手に入ります。

⑤ 過去履歴をもとに回答案を作る

仕上げにもう一度「Gemini に相談」です。

あなたはカスタマーサポート担当です。
今回の問い合わせ要約と、過去の類似案件の対応内容を参考に、
丁寧な返信メールの案を作成してください。

「＋変数」で、②の要約と、④で取得した過去の対応内容を差し込みます。できた回答案は「返信を下書きする」でGmailの下書きに保存すれば、あとは人間が確認して送るだけ。最後に必ず人の目を通す、この設計が実務では安心です。

私がハマりかけた注意点を、先にお伝えしておきます。

記帳系ステップは"共有していないシート"限定：「行の追加」「行を更新」は、スプレッドシートを誰かと共有していると動きません（IMPORTRANGE関数が入っていてもNG）。台帳は自分専用のシートで運用しましょう。

変数のマッピングずれ：「どの変数をどこに差し込むか」がずれると、Geminiが何を処理すればいいか分からずエラーになります。落ち着いて1つずつ確認を。

1ステップ足すごとにテスト実行：5つ一気に組んでから動かすと、どこで転んだのか探すのが大変です。こまめにテストするのが結局いちばん速いです…!

これにて「GWS Studio入門」全3回、完結です！

ここまで来たら、あとは「開始条件」と「ステップ」をあなたの業務に置き換えるだけ。日報、申請、社内FAQ…応用先はいくらでもあります。

3回お付き合いいただき、本当にありがとうございました！「こんなフロー作ったよ」という報告や感想をコメントでいただけると、とても励みになります。「スキ」や「フォロー」も、次の記事の大きな力になります！

これからもよろしくお願いします！(後日、操作画面を添付して更新しますね！)

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