【Notion不動産売買管理システム】顧客•案件•年賀状・買取業者まで一元管理(業務チェックリスト付)

不動産売買仲介の現場で10年働いてる営業マンが、現場経験に基づいて作成した、Notionシステムです。
　顧客・案件・年賀状・買取業者•査定•販売物件•契約•決済•メールリストまで、不動産売買営業に必要な情報を一元管理できるように設計しました。

また、契約時チェックリスト•決済チェックリスト•決済連絡テンプレ•営業活動報告テンプレ•媒介時確認事項など、私が10年、200件〜300物件の不動産売買実務を通して、改善を重ねたテンプレ書式も機能として組み込まれています。

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このテンプレートを作った理由
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私は福岡で不動産売買仲介をしており、これまでに数百件の売買契約に関わってきました。

現場で8年間営業をしてきた中で、ずっと感じていたのが「紙やExcelで媒体をばらばらに情報管理して、必要なときにすぐに情報を見つけれない」ということです。

・顧客情報は紙の顧客カード、Excel、メール、名刺アプリに分散して、どこにあるかわからない…
・査定・販売中・契約・決済の進捗は、メモ帳・LINE・メール•カレンダー・社内システムにバラバラに保存…
・顧客フォローのための年賀状リストやメールリストを、その都度ゼロから作り直す…
・過去の案件情報やメモが、どこにあるか分からないし、書類を捨ててしまった…
・いろんな営業アプリを試したけれど、不動産実務に全然沿ってない…

正直、この状態だと「常に時間との戦い」になってしまいます。

そこで、自分の実務を見直して、「不動産売買営業に本当に必要な機能だけ」をNotion上に整理し直してつくったのが、「Notion不動産売買管理システム」テンプレートです。

現在、2児の子育て中で、定時の6時過ぎには仕事を終わり、週休2日で働いておりますが、問題なく仕事は回っております。

私のこれまでの不動産売買仲介での営業実績です。

2017年度（新卒1年目）チラシ配りと実務の勉強
2018年度（2年目）仲介手数料：2,326万円
2019年度（3年目）仲介手数料：2,406万円
2020年度（4年目）仲介手数料：4,674万円
2021年度（5年目）仲介手数料：6,186万円
2022年度（6年目）仲介手数料：4,798万円
2023年度（7年目）転職
2024年度（8年目）仲介手数料：約4,000万円　※媒介0スタートで2024年1月〜3月は約500万
2025年度（9年目）仲介手数料：5,410万円　※4月～11月末時点

全国大手の会社から福岡地場大手の不動産会社へ転職後も順調に営業成績は推移しております。
また、前職では契約書を作成してくれる人がいましたが、現職では、役所調査や契約書作成もすべて自分でおこなっているので、業務効率化の必要性を強く実感し、このシステムを作った経緯があります。

営業成績はそこまで変わりませんが、報酬形態は現職のほうが売り上げに応じての報酬の％がいいため、前職と比較して、給料は約2倍となりました。
前職でがむしゃらに働き、得た経験や諸先輩方に学ばせてもらったことは大変感謝しており、後悔もありません。

人生は1回ですので、その時点での最適を考えて、実行したいと思います。

このテンプレートを複製するだけで、私が実務で使っている

・顧客管理の仕組み
・案件管理の流れ
・タスク管理
・既客フォロー・年賀状・買取業者リスト作成
・営業で使う査定・面談・契約・決済・テンプレ書式のストック

を、そのまま使い始めることができます。

「ITが得意ではない」「Notionは初めて」という方でも、不動産売買営業の実務フローに合わせて設計しているため、「そのまま使う → 少しずつ自分用にカスタマイズ」という流れで無理なく導入できるようにしています。

※本テンプレートはNotionという世界的に使われている無料アプリ・サイト上で動くシステムです。
ご利用にあたっては、まずNotionのアカウント作成とアプリのダウンロードをお願いします。

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Notionとは？（かんたん説明）
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Notionは、

・メモ
・タスク管理
・スケジュール
・データベース（顧客・案件など）

を一つにまとめて管理できる「情報整理の土台」のようなアプリです。

・ノートアプリ
・Excel（表計算）
・タスク管理アプリ

をまとめたようなイメージで、仕事とプライベートの情報を一か所に集約できます。

【できることの一例】
・メモ、日報、振り返りの記録
・ToDo管理、やることリスト
・写真やPDF、URLの保存
・顧客リストや案件管理
・プロジェクト管理
・家計管理や目標管理　など

【特徴】
・ページを自由に作れて、自分好みにカスタマイズできる
・データ同士を関連づけられる（例：顧客と案件を紐づける）
・検索機能が強く、あとからでもすぐに情報を呼び出せる
・スマホ・パソコン・タブレット、どのデバイスからでも利用可能

【向いている人】
・情報があちこちに散らかりやすい
・メモとデータを一か所で管理したい
・仕事とプライベートをまとめて整理したい
・不動産営業のように「案件数も情報量も多い」仕事をしている

Notionは、一度「情報の置き場所」を決めてしまえば、そこに集めるだけで仕事がかなりシンプルになります。

最初は少しとっつきにくく感じるかもしれませんが、慣れてくると「仕事と生活の中心ツール」になると思います。

notionのダウンロードがお済みの方は、下記へお進みください。

本システムは、スマートフォンでも利用できます。
スマートフォンとパソコンで連動して、自動的にデータが更新されますので、どのデバイスからも情報を管理できます。

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テンプレートの全体構成
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このテンプレートは、あえてシンプルに

・仕事一覧ダッシュボード
・顧客DB
・案件DB
・ALL（なんでも箱）

の4つだけで構成しています。

この4つを組み合わせることで、

・顧客
・案件
・タスク
・メモ

が散らからず、Notion上で一元管理できるようになります。

・仕事一覧ダッシュボード

査定・販売中・契約・決済に関するタスクをまとめた、仕事用ダッシュボードです。
「今日やること」と「進行中の案件」を1画面で確認できます。

・朝一番に開くページとして設計
・「査定」「販売中」「契約」「決済」などのフェーズごとに仕事を整理
・どの案件の、どの作業を、いつまでにやるかが一目で分かるようになります。

・顧客DB

売主・買主・既客・買取業者・年賀状送付先など、顧客と取引先を一元管理するデータベースです。

・顧客ごとに「売主／既客／買取／年賀状」などのタグを付与
・フォローメール用のチェックボックスで、売主フォローメールリストを自動抽出
・「既客」タグで、今までお取引したお客様だけを表示
・「年賀状」タグで、年賀状送付先リストを自動作成
・「買取」タグで、買取業者リストを抽出

毎回Excelをいじったり、名簿を作り直す必要がなくなります。

・案件DB

査定依頼から販売中、契約、決済連絡まで、物件ごとの案件を一括管理するデータベースです。

・案件ごとに「案件名・顧客・日付・URL・メモ」などを登録
・「査定」「案件」「販売中」「契約」「決済」のタグでステータス管理
・タグを切り替えるだけで、次のビューに自動的に振り分けられる設計

どの案件がどの段階にあり、
「次に何をするべきか」「どの書類ページを開けばよいか」が直感的に分かります。

さらに、送りたいページを共有設定すると、そのページのURLをメール・LINE・ショートメールなどで相手に送ることができます。

・査定内容をまとめたページ
・決済のご案内
・必要書類リスト
・写真やPDF

などを、PDFにまとめ直さなくてもそのまま共有できるため、「資料づくりにかける時間」を減らしつつ、「資料の質」を上げることができます。

•ALL（なんでも書き込んでOK）

メモ、アイデア、テンプレ文章、資産メモ、税務メモ、パスワード関連メモなど、仕事・プライベート問わず、日常の情報をすべて入れておくためのデータベースです。

・「アイデア」「テンプレ」「資産」「書式」「パスワード」などのタグで分類
・メール定型文やひな形のリンク、日々の気づきなどをすべてここに集約

「とりあえずALLに入れておけば、あとから必ず検索で見つかる」
という状態をつくることを目指しています。

この4つを使うことで、「顧客」「案件」「タスク」「メモ」が散らからず、Notion上で一元管理できるようになります。

また、不動産営業に役立つ、テンプレも機能に組み込んでいます。
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営業に役立つテンプレ機能
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仕事ダッシュボードには、営業実務でよく使うテンプレを青色ボタンとして配置しています。

・査定依頼が来たときの情報入力ページ（マンション版）
・接客時のヒアリングシート（印刷して紙で持参も可能）
・宅建業法で定められている「営業活動報告」のベース
・契約準備チェックリスト
・決済時のご案内資料（買主様用・売主様用）
　→ 必要書類や当日の流れまで記載済み

営業初心者の頃の自分に「これが最初からあれば楽だったのに」と思う内容を、実務の中で改善しながらテンプレ化しています。

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各ページの具体的な使い方
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・仕事

・やることリストで、日々のToDoを管理
・査定・案件・販売中・契約・決済のテーブルでフェーズごとの仕事を整理

朝一番に仕事ページを開くだけで、「今日やるべきこと」「優先順位」が自然と見えてくるようにしています。


・顧客DB（データベース）

・顧客ごとに、タグ（売主／既客／買取／年賀状など）、電話、メール、住所、メモを登録
・チェックボックスで「フォローメール対象」を管理
・年末には「年賀状タグ」で送付先を一発抽出

売主メールフォローや既客フォロー、年賀状送付など、「本当はやりたいけれど手間で後回しになりがちなこと」を、仕組みでサポートするイメージです。


・案件DB

・案件ごとに必要情報を登録
・ステータスタグを切り替えるだけで進捗を管理

決済前の慌ただしいタイミングでも、
「どの案件で、何が終わっていて、何が残っているか」が分かりやすくなるため、抜け漏れ防止にも役立ちます。

また、各案件ページはそのままURL共有が可能です。
決済案内ページなどをお客様に共有しておけば、「当日までに何を準備すればいいか」が明確になり、問い合わせ対応の手間も減らせます。

・ALL
・「アイデア」「テンプレ」「資産」「書式」「パスワード」などのタグで分類
・メール定型文や書式のリンク、税務メモ、日々の気づきなどをすべてここに保存
　「とりあえずALLに入れておけば、あとから必ず見つかる」という状態を目指しています。
ここを検索することで、情報が素早く見つかります。
・何でもここに放り込む
・あとからタグと検索で呼び出す

情報の置き場所を「ALLに統一する」ことで、「あのメモどこに書いたっけ？」というストレスを減らします。

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1日の運用イメージ
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・朝
　・仕事ページを開き、
　　やることリスト／販売中／契約／決済をざっと確認
　・その日の行動計画を決める

・日中
　・新規問い合わせがあれば顧客DBに登録
　・案件が発生したら案件DBに追加し、顧客と紐づけ
・対応が終わるたびにステータスとメモを更新
　・案件DBを見ながら顧客フォローや再提案を実施

・週に1回
　・顧客DBの「既客」「フォローメール」を確認
　・売主フォローや再査定提案の優先順位を整理
　・年賀状・買取業者リストも必要に応じて見直し

・随時
　・思いついたアイデアやよく使う文章、気づきはALLに保存
　・あとでタグを付けて整理し、再利用

この運用に慣れてくると、「どこに何をメモしたか」を探す時間が減り、
お客様との面談・提案・フォローといった「売上に直結する仕事」に、より多くの時間を割けるようになります。

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動作環境・推奨環境
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・スマホ連動も可能ですが、基本的にはパソコンでの利用を推奨しています。
　案件一覧や複数DBの同時確認は、PC画面の方が圧倒的に実務向きです。

・Web上のクラウドでデータ管理されているため、外出先でスマホから入力した情報も、PCに自動反映されます。

・Notionアプリ・デスクトップアプリを利用する前提のテンプレートです。
　ブラウザだけでも使えますが、アプリを入れていただいた方が動作が安定し、日々の起動もスムーズです。

・無料プランでも利用可能ですが、顧客資料・契約書リンク・画像データなどを多く扱う方は、有料の「プラスプラン」以上を推奨します。

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導入方法（Notionでの使い始め方）
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1．note購入後、記事内に記載しているNotionリンクをクリックします。

2．ブラウザでテンプレートページが開いたら、右上の「複製」ボタンを押します。

3．複製先にご自身のワークスペースを選ぶと、
　テンプレート一式があなたのNotionにコピーされ、本システムが利用可能となります。

4．コピーされたページ内の
　・タグ名
・ビュー（フィルタ条件）
・項目名
　を、ご自身の店舗・担当エリア・やり方に合わせて少しずつ調整していただければ、そのまま「自分専用の案件管理システム」になります。

複製後のデータは、あなたのNotionワークスペースだけに保存されます。
他の購入者や第三者から見えることはありません。

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どんな人に特におすすめか
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・不動産売買仲介をしていて、顧客・案件・タスク・メモがバラバラになりがちな方
・Excelや紙の手帳での管理に限界を感じ始めている方
・少人数店舗や個人営業で、シンプルな「一元管理の仕組み」を持ちたい方
・直感的に案件管理をしたい方
・作業効率を上げて、もっと売上と時間の両方を伸ばしたい方

逆に、
・会社の基幹システムが完璧に整っており、個人での情報管理の必要がほとんどない方には、あまり必要ないかもしれません。

私は、今ではALLのデータベースに全ての情報を入れて管理しており、
このシステムなしで仕事をすることは考えられません。

同じように、
・売主様・買主様の数が多い
・案件が常に複数動いている
・将来の売上につながる既客フォローもきちんとやりたい

という不動産売買営業の方には、きっと役立つ仕組みだと思います。

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利用上のお願い
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・本テンプレートは、購入者ご本人の利用に限ります。
・データの再配布・転売・第三者への共有URLの開示はご遠慮ください。

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制作者からひと言
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現役の不動産売買営業として、8年間の実務の中で「こうなっていたら楽だ」と思った項目を一つずつ洗い出し、何度も改善しながら、自分が本当に使いやすい形に整えたシステムです。

私自身、この仕組みをつくってから

・忘れ物・抜け漏れが大きく減った
・「情報探しの時間」が大きく減った
・既客フォロー・売主フォローにより時間を使えるようになった
と実感しています。

情報管理にストレスを感じている同じ不動産営業の方に、少しでも役立てていただければうれしいです。

使い方や導入についてのご質問があれば、お気軽にご連絡ください。

これより購入いただいた方へ、ダウンロード方法をご説明いたします。
ご購入いただいたポイントで、子どもたちへおもちゃを買ってあげたいと思います。
長文、最後までお読みいただき、ありがとうございました。
まずは、notionをダウンロードして、その後にご購入をお願いします。
メッセージをいただけましたら、notionの簡単な使い方も導入サポートさせていただきます。

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