Google Workspaceだけで中小企業と個人事業の業務は9割回る理由
こんにちは。北海道の中小企業や個人事業主の皆様へ、IT戦略とDX支援を行っているNorth Tail Consultingです。
IT化やDXという言葉が飛び交う昨今、「うちの会社も何か新しいシステムを入れなきゃいけないのでは？」と焦っていませんか？世の中には便利なツールがたくさんありますが、あれもこれもと手を出してしまうと、毎月の費用ばかりが膨らみ、現場は「使い方がわからない」と混乱してしまいます。
実は、新しく高額なシステムをいくつも契約する前に、まずは「Google Workspace（グーグル・ワークスペース）」を使い倒すだけで、社内業務の9割はスムーズに回すことができます。これは数十人規模の中小企業はもちろん、一人で事業を営む個人事業主の方にも全く同じことが言えます。
今回は、極端なデジタル派でありながら、現場の「ちょうどいい塩梅」を大切にする私が、なぜGoogle Workspace（以下、GWS）をそこまで強く推すのか、わかりやすく解説します。
GWSはクラウド時代の「グループウェア」
そもそもGWSとは何かというと、日々のコミュニケーションや情報共有を円滑にするための「グループウェア」と呼ばれるシステムの一種です。
メール、テレビ会議、チャット、スケジュール共有、文書や表計算の作成、ファイル保存機能などが、すべて一つのセットになっています。
グループウェアとして最も有名なのは、マイクロソフト社の「Microsoft 365（旧Office 365）」です。ExcelやWordを使い慣れている企業にとっては、こちらも非常に有力な選択肢です。
それでも私が中小企業や個人事業主にGWSを推す理由は、「動きが軽く、管理がシンプルだから」です。GWSは最初からインターネット（ブラウザ）上で使うことを前提に作られているため、パソコンへのインストールが不要で、IT専任の担当者がいない環境でも比較的簡単に管理・運用ができるという強みがあります。
WindowsでもMacでも、どんな端末でも使いやすい
GWSはインターネットを見るためのソフト（Google Chromeなど）さえあれば動くため、今お使いのWindowsのパソコンでも、Macでも、まったく問題なく快適に使えます。
さらに、Googleが作っているAndroidのスマートフォンや、安価で起動が早いChromebook（クロームブック）というパソコンと組み合わせると、連携がさらに深まり、より一層スムーズでコストパフォーマンスの高い環境を作ることも可能です。
業務の「9割」が回る。では残りの「1割」はどうする？
タイトルで「9割回る」と書きましたが、裏を返せば「GWSだけではできない1割の業務」があるということです。
GWSが得意なのは、あくまで連絡、会議、資料作成、ファイル共有といった「基礎的なやり取り」です。したがって、建設業のCADソフト、店舗のPOSレジ、複雑な給与計算や専用の会計ソフトといった「その業界・業務に特化した専門システム（残りの1割）」は、やはり別の専用ツールを導入する必要があります。
大切なのは、「基礎的なやり取り」はGWSでシンプルに統一し、浮いた予算と時間を使って、自社の売上に直結する「専門システム」にしっかり投資することです。
GWSが自社ITの「基盤かつ核」になる理由
専門システムを導入した際にも、GWSは単なる連絡ツールにとどまらず、自社のIT環境全体の「基盤かつ核」として非常に強力な威力を発揮します。
まず一つ目が「シングルサインオン（合鍵）」です。
GWSを導入すると、一人ひとりにGoogleアカウントが配られます。インターネットのサービスで「Googleでログイン」というボタンを見たことがありませんか？他の専門システムを使う際、このGWSのアカウントが共通の合鍵になります。システムごとにIDやパスワードを何個も覚える必要がなくなり、パスワード忘れによる業務ストップや情報漏洩のリスクを大きく減らすことができます。
二つ目が「データ連携」です。
例えば、別の専門システムから書き出した売上データをGoogleスプレッドシートに自動で集約し、リアルタイムに共有・分析するといった使い方が可能です。スプレッドシートやGWSの各種機能がハブ（中継地点）となることで、他のシステムもより一層活きてくるのです。
自社専用のアプリが作れる「AppSheet」
さらにGWSには「AppSheet（アップシート）」という、プログラミングの知識がなくても自社専用の業務アプリを作れる強力な仕組みが備わっています。
「市販のシステムを入れるほどではないけれど、今の紙やExcelでの管理には限界がきている」といった業務に対して、現場のスマホから簡単に入力できるような専用アプリを低コストで作ることができます。North Tail Consultingでは、このAppSheetを活用した独自のアプリ開発支援も行っております。
今後の「AI時代」を見据えても最強の土台になる
もう一つ、GWSを強くお勧めする理由が「AI（人工知能）」の存在です。
Googleは現在、「Gemini（ジェミニ）」という強力なAIを開発しており、これがGWSの中にどんどん組み込まれてきています。近い将来、「昨日の会議の録音を自動で要約してドキュメントにして」「このスプレッドシートのデータから、来月の売上予測のグラフを作って」とAIに指示するだけで、面倒な作業が一瞬で終わる時代が当たり前になります。
今からGWSを日々の標準ツールとして使い込んでおけば、こうした最新のAI技術が実装されたときに、他社よりも一足早く、スムーズにAIの恩恵を受けることができるのです。
1人1アカウントのコストと、導入のサポートについて
GWSを利用するには、利用する人につき1つのアカウント（ライセンス）を契約する必要があります。人数の多い中小企業はもちろん、個人事業主の方であっても1アカウントから無駄なく契約できます。人数が増えればその分毎月のランニングコストは掛かってしまいます。
しかし、バラバラのシステムを使って探し物をしている時間や、情報伝達のミスで生じる損失、そして自社の基盤としてのセキュリティ向上を考えれば、十分にお釣りがくる投資です。
North Tail Consultingでは、単にシステムを導入するだけでなく、「どうすれば支払ったコスト以上のパフォーマンス（費用対効果）を現場で出せるか」を、一緒に汗をかきながら伴走して支援します。
なお、これからGWSの導入をご検討される企業・個人事業主様には、私の方から専用の紹介プログラムをご案内することが可能です。初年度の利用料が通常より少しお安くなるメリットがありますので、ぜひご活用ください。（※Googleへのお支払いはクレジットカード決済となります）
北海道には面白い技術やサービスを持つ企業がたくさんあります。まずはGWSのような「低コストで高性能な基盤」をしっかり作り、情報共有や連絡のスピードを上げませんか？
「うちの会社（自分の事業）でも使えるのかな？」と思ったら、ぜひお気軽にご相談ください。
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【当noteにおける生成AIの活用について】
※North Tail Consultingでは、IT活用の実証として生成AIをアシスタントとして活用して記事を作成しています。自ら最新のテクノロジーを実践・検証しながら、今後も北海道の中小企業の皆様に有益なリアルな情報をお届けしてまいります。
画像：ヘッダー等の画像は、AIによる生成物をベースに使用している場合があります。
文章：構成案の作成などにAIを活用しつつ、最終的にはコンサルタント自身の現場経験に基づき、責任を持って加筆・修正・監修を行っております。
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