最初の"ゆるい自動化"は、どこから手をつけるか
こんにちは、ぬまLabの沼倉弘幸（ぬまくら ひろゆき）です。
平日は銀行で経理・総務まわりの仕事、週末は中小企業診断士（登録予定）として今後活動を本格化していきます！
前回の記事では、Excel職人に頼りきりになっている状態から、「ゆるい自動化」という考え方で一歩前に進もうというお話をしました。
「なるほど、やってみたい。」
そう思っていただけた方から、こんな声が届くことがあります。
「でも、実際どこから手をつければいいか分からない。」
今回はその「最初の一歩」にフォーカスします。
"どこを自動化するか"を選ぶための考え方を、ぬまLabなりに整理してみました。
「とりあえず全部」は、なぜ失敗するのか
自動化に取り組もうとしたとき、ついやりがちなのが「業務全体を棚卸しして、順番に整理していこう」というアプローチです。
気持ちは分かります。
でも、これをやると、どうなるか。
まず時間がかかります。
そして途中でイレギュラーな業務が出てきて、整理しきれなくなります。
最終的に、「一覧は作ったけど、結局何も変わっていない」という状態に落ち着いてしまいます。
"ゆるい自動化"の原則は、小さく始めることです。
だからこそ、最初の1案件の選び方が重要になります。
最初に選ぶべき業務、3つのパターン
難しく考えなくて大丈夫です。
次の3つのパターンに当てはまる業務が、"ゆるい自動化"の最初の候補です。
パターン1：時間がかかっているのに、誰も「やめよう」と言わない業務
毎週・毎月、なんとなく続いている定型作業はありませんか。
「昔からこうだから」
「これをやらないと次に進めないから」
そう言いながら、実は誰もその作業の必要性を確認したことがない——そんな業務が、中小企業の現場にはたくさんあります。
たとえば、こんな作業です。
複数のファイルからデータをコピペしてまとめるシート作成
決まったフォーマットに毎回同じ情報を手入力する作業
送り先を1件ずつ確認しながら手作業で送付するメール業務
これらは「誰かがやらなければ困る」でも「自動化できそう」でもある、まさに"ゆるい自動化"の最有力候補です。
パターン2：ミスが出ると怒られるのに、仕組みが変わらない業務
ミスが起きるたびに「気をつけよう」で終わってしまう業務はありませんか。
再発防止策として「ダブルチェックを徹底する」というルールが追加され、結果として作業量だけが増えている——よくある光景です。
でも、問題の本質はヒューマンエラーが起きやすい設計のまま放置されていることです。
金額や日付を手入力で打ち込んでいる
チェックリストが紙やメモで管理されている
転記先と転記元のフォーマットが微妙に違う
こういった業務は、「人が気をつける」ではなく、「そもそも入力や転記が発生しない仕組み」に変えることでミスをゼロに近づけられます。
パターン3：担当者が休むと止まる"属人タスク"
前回の記事でもお伝えした「Excel職人問題」に近い話ですが、もう少し広く見てほしいのがこのパターンです。
担当者が休んでいるとき、あるいは異動・退職したあとのことを想像してみてください。
「○○さんがいないから、今日の締め処理ができない」
「あのファイルのパスワード、○○さんしか知らない」
「先方への連絡、○○さんに頼んでいたから誰もやり方を知らない」
こうした状況に一つでも心当たりがあれば、それが自動化や仕組み化の優先候補です。
「休んでも止まらない状態をつくる」という観点は、リスク管理としても説得力を持ちやすく、上司や経営者に改善を提案するときにも使いやすい切り口です。
1つだけ選んで、今週試してみる
ここまで読んで、頭に浮かんだ業務はありましたか。
大事なのは、今週中に1つだけ選ぶことです。
完璧に整理してから動き出そうとすると、また「全部棚卸し」に戻ってしまいます。
次のステップはシンプルです。
上記３パターンに当てはまる業務を、付箋やメモに書き出す
その中から「これが1番めんどくさい」と感じるものを1つだけ選ぶ
その業務だけに絞って、「どこを短くできるか」を考えてみる
「1クリック短縮」「1ステップ削減」——それだけで十分です。
いきなり完全自動化を目指さなくていい。それが"ゆるい自動化"の出発点です。
次回は、選んだ業務に対して具体的にどんなExcel機能やツールを当てはめていくか、事例を交えてご紹介する予定です。
ぬまLabでは、「バックオフィス業務をラクに、ミスを防ぐ仕組みづくり」をテーマに、平日はXで経営情報関連の小ネタ発信、土日はnoteで記事執筆を続けていきます。
現場の細かな事務作業やムダな二度手間を見直し、業務の自動化や仕組み化によって、作業時間の削減と事務ミスの低減を同時に実現していきます。
また、銀行員や教員養成課程での知見を活かし、金融教育の普及にも積極的に取り組んでいます。
それでは、最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
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