メールを処理する時の癖
あなたは、メールの処理をするときの癖みたいなものはありますか?
現役時代、毎日多くのメールに忙殺されていた。外部からのメール、社内からのメールなど様々な連絡がメールで飛来する。しかし、一日中メールを見ているわけにはいかないので効率よくメール確認をすることになる。
我々が使っていたメール・ツールの場合は、社内でカスタマイズしたということもあり、緊急、通常の区別ができる様にもなっていた。しかし、誰しもが急ぎで処理してもらいたいと思えば、「緊急」フラグをつけて送信してくるので、あまり当てにはならない。また、報告の場合は、時間経過とともに最新内容に更新された内容でメールが来る。
そんなメールを早く処理するために、私の場合は、大体以下の手順で実施していた。
宛先が私だけのメールを最新からチェックして処理
緊急メールを最新から処理
事前登録しているユーザーや会社からのメールを処理
時間があれば、上記以外のメールを確認
ビジネス・メールの場合は、同じ件名のメールは最新を処理すればほぼ問題ないことが多いので、最新の方から処理する様な癖がいつの間にか定着してしまった。時折、一つの内容を複数メールで送られてくることもあるが、それも最新メールを見ることで判別できることがほとんどだった。
これらのメール確認の癖は今でも残っている。なので現在でも最新メールを確認した際に返信してしまうことが多い。しかし、よく見ていくと実は何通かのメールで一つの内容になっているということもある。そんな場合は、とんちんかんな返信をしてしまっているので、慌てて訂正メールを送信することになる。つい最近もやってしまった。長年の癖は無意識の癖として染み込んでいるのでなかなか直らない。そのおかげで、この記事を書くことに繋がりました(感謝)
きっとメール以外でも無意識に行っている癖はあるんだろうなと思っているが、あまり気にしないことにしている。気にするとキリがないし、前に進む力を優先したいから。
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