作成した資料を出す前に、ChatGPTでわかりにくい箇所を確認
仕事でChatGPTを使う機会が増えてきたので、日々の活用内容を記録しています。
今回は、作成済みの説明資料を相手に渡す前の確認にChatGPTを使いました。
資料の内容は、アプリ内でのユーザー行動を正しく取得できるようにするために、開発側で必要となる対応内容を関係者へ説明するものでした。
ただ、内容には少し専門的な要素が含まれていました。
そのため、作った本人としては理解できていても、初めて読む人にとってわかりにくい箇所がないか、受け手が迷いそうな表現になっていないかを確認する必要がありました。
そこで今回は、ChatGPTに資料全体を見てもらい、「わかりにくい箇所がないか」「相手が迷わず理解できるか」を確認してもらいました。
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資料は「作る」だけでなく「出す前の確認」が重要
資料作成というと、まずは内容を作ることに意識が向きます。
もちろん、資料を作ること自体も大事です。
ただ、実務では資料を出す前に確認する工程も同じくらい重要だと感じています。
特に今回のように、アプリ内の行動取得や開発対応に関する説明資料では、少し表現が曖昧なだけで、受け手が「結局、何をすればよいのか」がわかりにくくなる可能性があります。
作った本人は、資料の背景や意図を理解しています。
しかし、初めて読む人はその前提を知りません。
だからこそ、資料を出す前に以下のような観点で確認する必要がありました。
* 話の流れは自然か
* 説明に抜け漏れはないか
* 専門的すぎる表現になっていないか
* 受け手が迷わず理解できるか
* 修正すべき箇所は明確か
今回は、この確認作業にChatGPTを活用しました。
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ChatGPTに確認してもらったこと
今回は、作成済みの資料をもとに、ChatGPTに以下の観点で確認してもらいました。
* 資料全体の構成に違和感がないか
* 各ページの説明がつながっているか
* 初めて読む人にも伝わるか
* 専門用語が多すぎないか
* 説明が不足している箇所はないか
* 受け手が対応内容を判断しやすいか
* 修正するなら、どのページをどう直すべきか
ここで意識したのは、ChatGPTに「なんとなく良い資料か見てほしい」と依頼しなかったことです。
今回は、どこがわかりにくいのか、どこを直すべきかを具体的に見つけることを目的にしました。
そのため、確認してほしい観点をあらかじめ明確にしたうえで、資料を見てもらいました。
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実際に使ったプロンプト例
実際には、以下のようなイメージでChatGPTに相談しました。
このプロンプトで意識したのは、単に「レビューしてください」と頼むのではなく、何を確認したいのかを具体的に伝えることです。
また、最後にページごとの修正依頼文まで作ってもらうことで、その後の修正作業にもつなげやすくしました。
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ChatGPTで整理できた修正ポイント
ChatGPTに確認してもらったことで、以下のようなことを整理できました。
* 説明がわかりにくい箇所
* 受け手が迷いそうな箇所
* 前提説明が不足している箇所
* ページごとの修正ポイント
* 資料全体の流れの改善点
* よりわかりやすい言い換え
* 修正依頼に使えるプロンプト
特に良かったのは、単に「わかりにくいです」で終わらず、どのページの何がわかりにくいのかまで整理できたことです。
また、「なぜそこがわかりにくいのか」も合わせて確認できたため、修正の方向性も明確になりました。
資料を見直すときは、つい全体をなんとなく直したくなります。
しかし、ChatGPTに整理してもらうことで、優先的に直すべき箇所が見えやすくなりました。
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実務でどう役立ったか
今回の活用で特に役立ったのは、ChatGPTを「資料を作る人」ではなく「資料を確認する人」として使えたことです。
自分で作った資料は、どうしても作成者目線になります。
どの流れで考えたかも、どんな背景があるかも、自分は知っています。
そのため、説明が少し足りなくても、自分では気づきにくいことがあります。
一方で、資料を受け取る相手は、その前提を知らない状態で読みます。
この差を埋めるために、ChatGPTを使った資料レビューはかなり役立ちました。
1. 第三者目線で資料を見直せた
自分では自然だと思っていた流れでも、初めて読む人にとっては少し飛んで見えることがあります。
ChatGPTに確認してもらうことで、作成者目線では気づきにくい違和感を見つけやすくなりました。
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2. 説明の抜け漏れに気づけた
資料作成では、自分の中で当たり前になっている前提を省略してしまうことがあります。
ただ、初めて読む人にとっては、その前提こそが必要な情報だったりします。
今回も、ChatGPTに確認してもらうことで、受け手が理解するために必要な前提説明が不足している箇所に気づくことができました。
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3. 修正すべきページを整理できた
資料レビューで大事なのは、「どこを直すか」が明確になることです。
なんとなく不安なまま見直すと、あちこち修正してしまい、かえって整理しにくくなることがあります。
今回はページごとに修正ポイントを整理できたため、直すべき箇所が明確になり、その後の修正も進めやすくなりました。
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4. 修正依頼文まで作れた
今回は、最後にページごとの修正依頼文も作ってもらいました。
これにより、確認して終わりではなく、次の修正アクションまでつなげることができました。
ただレビューするだけでなく、修正の実行までつなげられたのは実務上かなり助かりました。
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今回感じたメリット
今回ChatGPTを使って感じたメリットは、大きく3つあります。
1. 資料を客観的に見直しやすくなる
自分の資料を自分でレビューするのは、思っている以上に難しいです。
ChatGPTを使うことで、内容の正しさだけでなく、相手にどう見えるかという観点で見直しやすくなりました。
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2. わかりにくさを言語化しやすくなる
「なんとなく気になるけれど、どこが問題かわからない」という状態はよくあります。
ChatGPTに確認してもらうことで、わかりにくさの正体を言語化しやすくなりました。
たとえば、
* 前提が足りない
* 表現が曖昧
* 話の順番が少し飛んでいる
* 相手が何をすべきかわかりにくい
といった形で整理できると、修正しやすさがかなり変わります。
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3. 資料の品質を上げやすくなる
資料作成では、見た目を整えることも大事です。
ただ、それ以上に内容が正しく伝わることが大事です。
今回のように、資料を出す前の確認にChatGPTを使うことで、伝わりにくい箇所を事前に修正しやすくなります。
結果として、資料そのものの品質を上げやすくなると感じました。
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今日の学び
今回の学びは、資料作成では「作ること」だけでなく、「出す前に確認すること」も重要だということです。
自分では伝わると思っていても、初めて読む人には伝わらないことがあります。
だからこそ、資料を出す前に、
* この説明で伝わるか
* 受け手が迷わないか
* 話の流れに違和感がないか
* 前提説明が足りているか
* 何をしてほしい資料なのかが明確か
を確認することが大事です。
ChatGPTは、資料をゼロから作るためだけのツールではありません。
作成済みの資料を見直し、品質を上げるためのレビュー相手としても使えます。
今回の活用を通じて、AIは資料作成だけでなく、資料の品質を上げるための実務ツールとしてもかなり使えると感じました。
