[EXCEL] Ａ４縦・複数枚の様式には「目印」を付ける 公務員に必要なエクセルのスキル ～様式実践～

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【まとめ】
Ａ４縦で複数枚になる様式には以下の設定で、散逸防止になる。
・１行目に、どこのファイルか記載
・１行目は表示でも印刷でも常に表示
・ページ番号を入れる

【説明】
Ａ４タテで何枚にも渡る様式があります。
複数の市町村から入力済み様式が集まってくるのですが、印刷した後、気を抜くと散逸してしまい、どれがどの市町村のものか分からなくなってしまうことがあります（印刷後、すぐ綴じればいいんですが。私は整理が苦手）。
おまけに、どの紙が何枚目かも分からないことに・・・。

その対策です。

簡単にまとめると、【まとめ】のとおり、
・1行目に「どこのものか」（市町村名や組織名等）を表示する欄を作る。
・画面でも印刷でも常に１行目を表示する
・ページを入れる
です。

手順は以下です。

[手順]

１ シート１行目に該当市町村名を入力

・おすすめ：右上
・文字サイズは小さめに（８pt）

２ シート１行目を「ウィンドウ枠の固定」

２行目を選択（どのセルでもいい）したら
Alt ⇒ W（表示）⇒ F（FIX/固定？） ⇒ F 

これで、下にスクロールしても常に１行目が表示される。

＊間違った場所で固定してしまったら、再度、Alt ⇒ W ⇒ F ⇒ F で解除されるので、改めて Alt ⇒ W ⇒ F ⇒ F で設定し直す。
＊「ウィンドウ枠の固定」について詳しくは下記参照：
［Excel］表の縦横の項目を常に表示する　ウィンドウ枠の固定のショートカット　Alt → W → F → F

３ 印刷時も１行目が印刷されるよう設定

Alt ⇒ P（ページ） ⇒ I  （印刷タイトル）

「ページ設定」が開くので、「シート」の「タイトル行」をクリックしたら、１行目を選択 ⇒ $1:$1 が入る ⇒ OK

これで、どのページにも１行目が表示されるので、どの用紙がどこのものか散逸しても分かる。

★おまけ１★
シート名をセルに表示することもできます。
同一ファイル(ブック）に沢山のシートがある場合、シート名を直すとセルにそのシート名を出すことができます。詳細は別途。

★おまけ２★
私は、別シートにデータ一覧を作り、１行目右上の欄は、データ一覧のキー項目をリスト選択できるようにし、XLOOKUP関数でデータ一覧から該当データを様式内に適宜転載するようにしている（手元にある既存データを記載する場合は、あらかじめ表示させてから様式を配ることで、入力者の負担が減る。ただし、フィルを個別に配布する必要が出る場合もあり、こちら側の負担は増える。でも、誤入力が減るので、受領後の手戻りは減る）。
＊「どういうこと？」という方はご質問ください。

４　ページ番号が分かるように設定

記載内容を見なくてもページ番号が分かるようにしておく。
上と同じく　Alt ⇒ P ⇒ I　でページ設定が開くので「ヘッター/フッター」を選ぶ。

「フッターの編集」⇒ 中央部をクリック ⇒ 下のアイコンを右から順に押す（間に「/」を入れる）

左が「ページ」、右が「ページ数全体」。

「&[ページ番号]/&[総ページ数」と入ればOK.
これで、ページ下部に「1/2」等と出るので、そのページが、全体ページ数の何枚目か分かる。

＊ヘッダー、フッター詳細は以下も参照
[EXCEL]「見やすい一覧表」のために行う１０＋３のこと

以上で、複数の市町村の様式を印刷しても、ゴッチャになることはありません。
どのページにも、どの市町村か出ているので、チェック（突合）の際も迷いませんし、万一、紙がバラバラになっても、すぐに並び替えが可能です。

実務では、こんな細かい設定が意外と役に立ちます。よかったらご参考にどうぞ。