[EXCEL]業務改善は実態把握から　～何に何分費やしているかをサクッと記録する～

今日はさっくりと。

【まとめ】
・業務を細切れにして、業務が変わるたびにエクセルで開始時間/終了時間を入力する（各１秒）。
・業務（内容）ごとに集計し（自動）、何にどのくらい時間を費やしているか把握する。
・時間が掛かっている業務の改善を考える。
*記録事態が目的ではないので、記録はサクッと。

【説明】
日々、業務の多忙感に悩まされ、何とかしたいと思っている方は多いと思います。
「業務をカイゼンしなければ」と思いつつ、なかなかできない方も多いと思います。

まずは、現状把握から始めてみてはいかがでしょうか？

これをやったからすぐにカイゼンにつながるわけではありませんが、現状把握は、何事でも最初の一歩だと思います。

具体的には、エクセルファイルで、ある作業を始めた時間と終わった時間を記録します。

例えばこんな表

時間の入力って、ちょっと面倒ですが、「今」の時間なら「Ctrl + ：」で一秒（かからずに）で入力できます。
入力表のエクセルを常に立ち上げておき、業務や作業を細かく区切り、あるいは休憩で離席する際には、Alt + Tab でエクセルに切り替えて、Ctrl + ： で今の時間を「終了」欄に入力します。
「開始」欄には「終了」と同時刻が自動で入るようにしておきます。

「業務」「内容」欄には適宜。
ただし、同じ業務（内容）は同じ表現にしておきます（集計できるようにするため）。

プルダウンリストを使ってもいいし、手入力していって、ある程度内容が入ったら、Alt + ↓　で入力済みの内容から選んでもいいでしょう。

同じ業務でも内容（作業）が違う場合があります（打ち合わせ、メール、電話、接客、作表、集計、報告書、プレゼン資料作成等）。
当然、同じ内容でも、対象の業務が違う場合があります。

それぞれ入力さえしておけば、後で業務や内容ごとに集計することは簡単です（SUMIFS関数を使用）。

また、週や月単位の集計も簡単です。
その場合は、合計時間が入るセルの「書式」
は　[h]:mm　とすることで、24時間以上の時間の表示が可能になります。

【参考】
[Excel]24時間戦えますか？　合計が24時間を超える場合の表示方法

私もこんな表を作って、何にどの位時間が掛かっているか、把握したことがあります。

集計をしなくても、記録することで、時間を意識するようになる、というメリットがあります。

以前、「レコーディングダイエット」というものが流行りました。
毎日の食事の内容をメモするだけでダイエットになる、とうものです。
ダイエットで大事なのも、現状把握でしょう。
今現在の体重が何キロで、毎日どのくらいのカロリーを摂取し（そして消費し）ているか、把握することが重要です。
そして、メモすることでダイエットを意識する、ということです。
あるいは、毎日何歩歩いているか、とか（今ならスマホが勝手に記録してくれますが、それを毎日見返すか否か、でも違うと思います）。

業務においても、何にどの位時間を費やしているのか、ある特定の業務に集中しているのか、あるいは、電話やメール、接客、打ち合わせに時間を取られているのか、といったことがが把握できれば、そこからカイゼンのネタが見つかります。

もし、「集計作業」に時間を取られているのなら、そこはエクセル（あるいは他のツール）を用いてカイゼンする、という考えが手出来ます。

そこから、「作業はできるだけ効率化して、接客に時間を割こう」といった発想も生まれてきます。

この手の記録は、ずっと行う必要はないと思います。期間を区切ってやってみればいいでしょう。
でも、先述のとおり、「記録することで時間を意識する」好機にもなりますし、習慣化してしまえば、さほどの手間ではありません。

とはいえ、記録することが目的になってしまうと本末転倒ですので、軽い気持ちでやってみてはいかがでしょうか？

参考までにファイルを貼っておきます。
「リスト」欄は「入力表」の内容を、UNIQUE関数で重複を排除してリスト化し、それをプルダウンリストとして入力欄に再度持ってくる（リスト以外のものも入力可能）という、ちょっとトリッキーな仕組みなっています。

とりあえず、「内容」欄に集計だけですが、「業務別に集計したい」とか、「月別集計したい」なんてご要望があれば、掲載を検討します。

（作業　１日　１ｈ）