[ダメEXCEL] 社員番号から部署コードを抜き出してはいけない　～その理由～

【まとめ】
・社員番号に所属コードを入れてはいけない（一部例外あり）
・理由は、部署異動に対応できないため。
　（部署異動で番号を変えるとデータ管理できなくなる）
・１人１番号が鉄則（マイナンバーと同じ）
・社員番号に意味を持たせすぎると、逆に不便になる（Copilotの回答から）
・学績番号には学部コードがあってもいい（転部を想定しないため）。
★記事後半には、生成AI（Copilot/noteのAIアシスタント）による回答（対話形式あり）。こちらの方が判りやすい。

【説明】
先日、こんな記事を書きました。

社員番号から所属コードを抜き出してはいけない、というものです。
文字データからの文字の取り出し例として（RIHGTやLEFT、LEN関数等）、
「社員番号から部署コードを取り出す」という例が散見されるので、それに対する批判的なことを書いたものです。

約１か月間、トップに張り付けておきましたが、特に反対するコメントはありませんでした。
そもそも閲覧者数（正しくは表示回数）が少ないというのが理由でしょうけれど。１か月で240ビュー程度ですから。

とはいえ、私の記事としては、結構な「スキ」をいただきました。
ご覧の方々は、みなさん、「社員番号から所属コードを取り出すことの愚」をお分かりだな、と思って、よかったです。

なので、わざわざこんな記事を書く必要はなないと思いつつ、一応、その理由を。

所属コードを取り出せる社員番号の愚

「社員番号から所属コードを取り出すことの愚」と書きましたが、正しくは
「所属コードを取り出せる社員番号の愚」です。

例えるなら、そんな社員番号は、
「市町村コードが取り出せるマイナンバー」
と同じです。
勿論、マイナンバーから市町村コードは取り出せません。
なぜか？
マイナンバーに市町村コードは入っていないからです。

敢えてまどろっこしく書いていますが、それは、理由が分からない方に、途中で気づいてほしいからです。

なんてことをしなくても、お分かりかあと思います（【まとめ】で書いてますしね）。

マイナンバーには居住地の市町村コードは入っていません。
なぜか？
それは、他の市町村へ引っ越すことを前提としているから。
他の市町村へ引っ越しても困らないようにしているから。
マイナンバー内に市町村コードが入っていたら、引っ越す度に番号を変えなければいけません。
すると、新旧含め一人がいくつもの番号を持つことになります。
個人と番号の関係が「一対一」の関係でなくなります。
それでは、番号の管理ができません。
その人の情報が一発で出てきません。
それでは、マイナンバーの意味がありません。

社員番号も同じ。
社員番号に部署コードが入っていたら、部署を変わるたびに社員番号を変えなければいけません。
社員が所属を移動するたびに番号が変わってしまったら、社員番号でデータを管理できなくなります。

「部署が変わらない会社なら部署コードがついていてもいいのではないか」という考えもあるでしょう。
でも、一生、同じ部署で働き続けるでしょうか？
そんな会社、どうでしょうか？
前回、社員番号から所属コートを抜き出せる会社は「ヤバイ」と書いたのはそういう意味です。

というわけで、社員番号に部署コードは入れてはいけません。
なので、社員番号から部署コードを取り出す例を掲げているエクセル本やＷＥＢ記事は、注意して見た方がいいと思っています。
そもそも「データ」に対する考えが危（あや）ういからです。
（あるいは、どこかの情報をコピペしているだけだから。）

ただし、一部大企業（ホールディングス等）では、グループ会社別に採用を行う一方で、グループ会社間の異動もあることでしょう。
そういう場合、採用した会社ごとに会社番号を付与いている例もあるかと思います。これはこれで問題ないでしょう。
グループ会社間を異動しても、社員番号が変わらないようにしてあれば問題ありません。むしろ、社員番号を見ただけで「出身」が分かるというメリットもあるでしょう。

従って、所属（部署）コードが入っているものが絶対ダメ、というわけではありませんが、通常の社員番号では不適当と考えます。
要は「どう管理するか」が明確になっていればそれでいいでしょう。

なお、大学等では学生に学績番号を付けていると思いますが、そこには入学年や学部’（を表す記号）が付いている場合があります（むしろその方が多いでしょう）。
これは全く問題ありません。
大学の場合、通常は４年で卒業します（最大８年？）。
また、学部が変わるということは滅多にありません。
同一人物が、同じ大学の別の学部に入る（卒業）することも稀です。
つまり、「短期」で「変化がない」。
従って、学生の「一生」のデータを把握する必要はありません。
「異動」を考慮する必要がないのです。
だから、学部コードがついていても問題ないのです。
番号で入学年や学部が分かった方が、データベースを叩かずとも、何年生か等が分かり、すぐに紙ファイルも見つけられるという利点もあるでしょう（今ならパソコン管理でしょうし、学生証にチップが埋め込まれていそうですが）。

なお、社員番号に入社年は入れるべきでしょうか？　入れるべきではないでしょうか？
これはどっちでもいいでしょう。
というのも、入社年は変わらないからです（ただし４桁だと長くなる）。

また、「お役所」の場合、「職種」や「採用区分」というものもあります。
「一般事務」と「技術」とか。
国の場合は、一種・二種・三種などもあります（昔の区分ですが）。
自治体でも「高卒程度」「大卒程度」の区分があります。
それらを職員番号に入れるかどうか、は難しいところです。
多分、入れないでしょう。
というのも、「職種」は変わる可能性があるからです。
「技術」で採用された人が、「一般事務」になる例もありあります。
「採用区分」も、二種採用された人でも一種（キャリア）扱いになる例もあります。
加えて、中央省庁の場合、A省で採用された人が、B省に転籍することもあります（短期出向ではなく）。
自治体から国への場合は（短期出向ではなく）、明らかに「転職」なので新し番号が付与されると思いますが、省庁間の「転籍」の場合は国家公務員としての状態に変わらないため、番号が変わると面倒な気がします。
なお、一般的に職員番号は個人情報なので秘匿扱いです。

話は逸れますが、商品コード等には商品群の分類コードが含まれている場合があります。パソコンならPCとか、マウスならMとか（単純な例）。
これは問題ありません。パソコンがマウスに「変化」することはないからです（商品によっては区分が変わるものもあるかもしれませんが）。

ちなみに、
社員番号や商品コードで重要なのは「間違った番号を入力しない対策が取られていること」です。
「間違った番号を入力しない」は「注意」や「根性」の世界ですが、「間違った番号を入力しない対策が取られていること」は「仕組み」です。
入力間違いはあり得るので、当然、仕組みで防ぐ必要があります。
これについては、結構深い話になるので、機会があればいつか記事にします。
エクセル関連で、そのことに触れた記事は比較的少ないかと思います（実際にコード管理している方なら、当たり前の話かと思いますが）。
ただ、番号に呼応した内容を即時表示できる現在においては、重要性は低くなっているかもしれませんが’（でも番号付けの基本でしょう）。

おまけ　生成AIによる説明

所属コードが入っている社員番号の不適切さについて、CopilotとnoteのAIアシスタントにも聞いてみました。
質問（指示文／プロンプト）は、いずれも以下の通りです。

「新人の田中さんとベテランの鈴木さんが社員番号の付け方を話しあっています。田中さんは部署コードを社員番号に入れようとしえいますが、鈴木さんは反対しています。鈴木さんの反対する理由も入れて会話形式で、データベースやエクセルに詳しくない人にもわかるように文章をつくってください。」

Copilotが端的なのに対し、noteのAIアシスタントは長く説明していますが、これは「記事」ということを想定してのものだと思います。
これで十分記事になりますね。
（ただし、他例では、正しいとは言えない記述も出てくるので注意が必要です。もちろん、人が書いても誤りは出ますけど。）

その１　Copilotによる説明
もちろんです！以下は、社員番号の付け方について新人の田中さんとベテランの鈴木さんが話し合っている様子を、わかりやすく会話形式で描いたものです。データベースやExcelに詳しくない方でも理解できるように工夫しています。

👨‍💼田中さん（新人）：「鈴木さん、社員番号ってただの数字ですよね？だったら、部署コードを頭につけたら便利じゃないですか？たとえば営業部なら '01'、総務部なら '02' って感じで。どの部署かすぐわかるし、整理しやすいと思うんです。」

👴鈴木さん（ベテラン）：「気持ちはわかるよ、田中くん。でもそれ、実はあまりおすすめできないんだ。」

👨‍💼田中さん：「えっ、どうしてですか？見た目もわかりやすいし、いいアイデアだと思ったんですけど…」

👴鈴木さん：「たしかに最初は便利に見える。でもね、社員番号って“個人を一意に識別するための番号”なんだ。部署は変わることがあるけど、社員番号は変えちゃいけない。もし営業部から総務部に異動したら、番号も変えるの？それだと履歴の管理が大変になるよ。」

👨‍💼田中さん：「あ…たしかに異動ってありますね。じゃあ、部署コードが入ってると、あとで混乱するかも…」

👴鈴木さん：「その通り。それに、Excelやデータベースで管理するときも、社員番号は“ただの識別子”として使う方がいい。部署の情報は別の列に分けて管理すれば、検索も集計もずっと簡単になるんだよ。」

👨‍💼田中さん：「なるほど…社員番号に意味を持たせすぎると、逆に不便になるんですね。」

👴鈴木さん：「そうそう。社員番号は“変わらない番号”としてシンプルにしておくのが一番。部署の情報は別で持てば、異動しても履歴がちゃんと残るし、後から見返すときも安心だよ。」

👨‍💼田中さん：「勉強になります！ありがとうございます、鈴木さん！」

こんな感じで、社員番号は“個人を識別するための番号”としてシンプルに保ち、部署などの変わる可能性がある情報は別で管理するのがベストです。もしこの話を社内研修などで使いたいなら、もっと具体的な例も加えられますよ。ご希望があれば、続きも作ります！

（エクセル係長コメント）
「社員番号に意味を持たせすぎると、逆に不便になる」という表現は思いつきませんでした。これ、パクります。

その２　noteのAIアシスタントによる回答
新人 田中さんとベテラン 鈴木さんの社員番号会議

田中: 鈴木さん、新しい社員番号の付け方なんですけど、部署コードを入れるのはどうでしょうか？ 例えば、営業部なら「E」、開発部なら「D」みたいに、社員番号の先頭につけるんです。そうすれば、誰がどの部署か一目でわかって便利だと思うんです！

鈴木: 田中さん、そのアイデアは一見良さそうに見えるけど、ちょっと待ってください。部署コードを社員番号に入れるのは、後々問題が出てくる可能性があるんです。

田中: え、そうなんですか？ どこが問題なんでしょう？

鈴木: 例えば、田中さんが営業部から広報部に異動になったとします。その場合、社員番号はどうなりますか？

田中: 広報部のコード「P」に変える必要がありますね。

鈴木: そうなんです。社員番号は基本的に、その人が会社にいる間はずっと変わらないものなんです。もし変えてしまうと、過去のデータと今のデータが紐づかなくなってしまうんです。

田中: 過去のデータと紐づかなくなる？ どういうことですか？

鈴木: 例えば、営業部の田中さんが過去に上げた売り上げ実績をデータベースで調べようとしたとします。社員番号が変わってしまうと、データベース上では「営業部の田中さん」と「広報部の田中さん」は別人として扱われてしまうんです。

田中: なるほど！ エクセルで管理している場合も同じですか？

鈴木: エクセルでも同じです。例えば、社員番号をキーにして、社員の名前や部署、給料などを管理しているとします。社員番号が変わってしまうと、過去のデータを探すのが大変になったり、最悪の場合、データがバラバラになってしまったりするんです。

田中: それは困りますね！ 部署が変わるたびに社員番号を変えるのは、かなり手間もかかりますし…。

鈴木: そうなんです。それに、部署コードが変わる可能性もありますよね。組織変更で部署名が変わったり、新しい部署ができたりすることもあります。そのたびに社員番号のルールを変えるのは、混乱の元です。

田中: 確かにそうですね。部署コードは社員番号とは別に管理した方が良さそうですね。例えば、社員情報を管理するデータベースやエクセルに、部署コードの項目を設けるとか。

鈴木: その通りです！ 社員番号はあくまで社員を識別するためのIDとして、部署コードは別の項目で管理するのが、一番シンプルで間違いが少ない方法です。

田中: 勉強になりました！ ありがとうございます、鈴木さん！ 社員番号はシンプルに連番で管理することにします！

（エクセル係長コメント）
「社員番号はシンプルに連番で管理」の部分は、前述の「間違った番号を入力しない対策が取られていること」という観点からみると微妙ですが、ここは、それについて聞いてはいないので、しょうがないでしょう。
基本、連番でしょうけれど、末尾まで連番なのはよろしくないでしょう。

以上