[EXCEL]表作成の基本 一覧表を配って「ドンクサ」ラベルを貼られないために！ ①見やすさ、②入力しやすさ、③集計しやすさ に注意！
長いタイトルになってしまいました。
Excelで「表」というと次の3つが挙げられるのではないでしょうか。
①単なる表
文字情報が主体で、計算式もほぼなく、格子状の枠の中に情報が整理してあるだけの表。Wordで作られることも多い。
②集計表
数値主体で、多くは縦横計算や比率のみ。
別シートからの種類別集計等がなされていることもある（が、「お役所」実務では残念ながら稀）。
③一覧表
一連の情報（数値や文字）がヨコに（稀にタテ）に整理されて並んでいるもの。これがちゃんと作られていれば、②の集計表は簡単に出来る（集計作業不要で集計結果が出る）。
データベースとも、データ表とも、データ一覧（データいちらん）とも、単にデータともいわれる。
データベースと呼べれば理想だけれど、作り手が「集計や分析の基(ベース)になる」ことを意識しないで単にデータを羅列している場合も多いので、とりあえず「一覧表」と表す。
エクセルは「表計算ソフト」なので、②が多いかと思いますが、①の「単なる表」を作るための「表作成ソフト」として使われていることも多い気がします。
単にExcelをWord代わりに使っている、ともいえます。それはそれで意味がありますが、色々と課題もあります。
そこについてはまたいずれということで、今回は③の一覧表について、です。
一覧表の作り方（において配慮すること）は色々ありますが、重要なのは
１ 見やすさ
２ 入力しやすさ
３ 集計しやすさ
だと思っています。
まずは「見てもらう」ものが多いでしょうから「見やすさ」は重要。
次に多いのは、関係者に配布して「入力してもらう」もの。いわゆる照会ものです。
だから「入力しやすさ」も重要。
意外と少ないのは「集計してもらう」一覧表。
集計してもらうことを意識して作られている一覧表は意外と少ない気がします(それはそれで問題）。
関係者内（行政内部）での集計だけではなく、資料としてWEB等に載せている一覧表を、外部の人（報道や研究者など）が「集計する」ことも想定して、それに備えておく必要があります。
ですので「集計のしやすさ」も重要ですが、これは、とりあえず後回しにしておきます。
まずは本記事で「見やすさ」について説明しようかと思ったのですが、かなり長くなってしまいそうなので、別記事にします。
現在鋭意作成中につき、興味がある方は、フォロー又はブックマークをどうぞ。
といっても基本的なものをまとめたものですになりますので、おさらい、あるいは「自分ならそうするか」を考える機会としても、どうぞ。
今後お示しする辺りの基本を押さえておけば、後任やファイルを送った人から「使えない奴」とは思われないことでしょう。
逆に言うと、ここら辺を押さえておかないと「ドンクサ」い奴というラベルを貼られちゃうかもしれませんので、ご注意を。
面と向かって「ドンクサ」と言う人はいないでしょうけれど、密かにあなたの評価は下がります。
私は、見やすさや入力しやすさへの配慮がなされていないファイルが送られてくると、つい、「ドンクサいなぁ」とつぶやき、心の中の「デスノート」（観たことないけど）ならぬ「ダメノート」に名前を書き入れています（清算効率化ソフトのＣＭみたいに…）。
「見やすさ」はこんな感じになる予定です。
１ Ａ列に通し番号（連番）を入れる
２ 項目（表頭・表側）は常に表示＆印刷
３ 游ゴシックは使わない
４ 表名（タイトル）はセル結合によるセンタリングは不可
５ シート名は分かりやすく
６ 不要なシートは削除
７ ファイル名・日時・ページを入れる
８ 余白は十分に（穴あけ・余白処理用）
９ セルは左上に、表示は100%に戻して渡す
結構ありますね。
では、また、後日。
追記
