[EXCEL] 残業時間はちゃんと管理しよう（記録と集計・個人編）
[EXCEL] 残業時間は、ちゃんと管理しよう（記録と集計・個人編）
【まとめ】
・自分の残業時間を把握することは大事（今月の残業時間の累計や、月次の残業時間の違いなど）
・残業時間は、残業の「開始時間」と「終了時間」を日別に入力することで、月次合計を簡単に出せる。
【説明】
年度末の最後の日。
残業でした。
というか、３月は、この12か月で一番残業が多い月でした・・・。
もろもろ雑用もやりながら、自分の業務もやり、スタッフの相談も受けつつ、上司や管理部門との調整、不足人員を補う人の募集・面接・採用手続き・・・。時間が足りません。
これはグチ。
みんな、そんな状況ですよね。
残業については、おそらく多くの組織でシステム管理していることでしょう。
わざわざエクセルで管理する必要はないかと思います。
私は、残業はシステム入力（事後的ではあるが、上司の承認が必要）していますが、それとは別に手元のエクセルでも集計しています。
というのは、システムだと月別の残業時間が分からないから。
「今月はこんなにやっているのか、まずいな」とか「〇月は多かったな（少なかったったな）というのを手元で確認したいから。
システムでそれをやるのは、ちょっと面倒なのです。
エクセルは至って簡単なもの。
仕事で使っているもののシンプル版を、記憶を頼りに再現してみました。枠と計算式だけなら、約20分の作業でした（今は、雑務が多く、エクセルで計算式を弄る時間がないので、ある意味、寝る前の「息抜き」です。）
【日別入力表】
（反省）A列には連番を入れるべきでした。
A列は日付。Ctrl + ; で今日の日付が一発で入ります。その日にその日の日付を入れるなら、１秒かかりません。
［Excel］まだ日付の入力で消耗しているの？ 日付は１秒で入れる
[Excel]今月の日付けを素早く入れる方法
「セルの書式設定」で「m/d(aaa)」にして、曜日も自動表示。
［Excel］日付と曜日を同一セルに表示する方法 m/d(aaa)
Bには、A列のセル（年月日のデータを持っている）から「=MONTH（Ａセル）」で、「月」だけを抜いています。
[EXCEL]基本の関数 MONTH関数 日付から月を取り出す（月別集計向け）
Cの「開始」とDの「終了」は手入力。
時間は、単純にD-C で出しています。
[Excel] 〇時間（分）後の時刻を表示する TIME関数 ＊使わなくてもいい
ちなみに、私は残業した日のみの日付を入れています。
最初から「365日分の行を日付を入れておいて、該当日の残業情報を入れる」ということもできますが、①行数が多くなる、②残業しない日は空欄データになって「ノイズ」になる、③残業前提っぽい気になってしまう、ことから避けています。
【月次集計表】
「入力表」で計算された「時間」を月別に集計します。
【月次集計表の仕組み】
本来は「入力表」と「月次集計表」は別シートにした方がいいのですが、説明のために同じシートにしています。
「入力表」のE列に出した時間のうち、４月分だけを足しあげて、月次集計表に出します。
なお、日別入力表を月別にするという発想もありますが、やめましょう。
月別のシートにして、そのシートにその月の集計をするのはムダな作業です。
=SUMIFS(E:E,B:B,I3)
E:Eは、E列全体、つまり日別の残業時間です（行番号を付けるのは、面倒＆間違いの元なのでやらない）。
これを、B列が 「I3」セル（４月）と同じものだけを足す、という式です。
なお、SUMIIFS関数は、複数条件を設定できる計算式ですが、今回のように単一条件でも利用可能です。
ですので、単一条件のときでもSUMIFS関数を使い、SUMIF関数は使わないのが理想です（SUMIFとSUMIFS関数は、中身の並べ方が異なるので、むしろSUMIFは使ってはいけないといえます。）
J列の「時間」は４月分の計ですが、これは２４時間を超えています(あくまで例。そんなに残業しちゃいけません）。
通常、時間（正しくは「時間」ではなくて「時刻」）は24時間を超えて表示することはできません。
しかし、「セルの書式設定」(Ctrl + 1）で、以下のように h:mm を [h]:mm に変えることで、24時間以上の「（累積）時間」を出すことができます。
[Excel]24時間戦えますか？ 合計が24時間を超える場合の表示方法
これで、毎日毎日、残業（の開始と終了の）時間）を入れていけば、月次の集計ができます。
入れた瞬間に集計ができています。
参考までにファイルを貼っておきます。
「月次集計表」は、「日別入力表」と同じシートにも、別のシートにも入っています。
【注意①】休憩時間があると計算できない
正規の終業時間と残業開始の間に休憩を取る場合はともかく、残業時間中に休憩時間を取る場合は計算できません。これについては対処方法がありますので別記事にします。
【発展形】職員別の集計も可能（管理者向け）
本例は、個人が自分用に残業時間を把握するためのものですが、監督者（課長・係長クラス）が部下の残業時間を把握するために利用することも可能です（システムでやれると思いますが）。その場合は、「月日」の後に「職員名」欄を設ける必要があります。月次集計表は、縦に職員名、 横に月を入れていく形になります。これについては次回以降でお示しします。
以上
（作業 １日 ２ｈ）
息抜きといいつつ、やっぱり疲れました…
