[仕事] 目先のコスト削減がリスクを生む

関連記事：仕事

３連休なので、EXCELでないネタを。
コストを削ることが、リスクを生む。
コスト削減より、リスク削減が大事。
常日頃思っていること。

「お役所」は、意外と金がない。
大規模事業だと国から予算がくるので、お金があるように見えるけれど、日々の業務に使える事務費は、意外と厳しい。
事業費はあっても、事務費がない、なんてことはざら。
勢い、経費削減が求められる（他方で、余らせると次年度以降の予算が削られることを恐れ、使い切ることが目的化している部分もあり、それはそれで問題）。
予算があろうとなかろうと、経費削減は意識すべきだが、経費（コスト）を削減しようとするあまり、思わぬリスクを生むことがある。

事例１　狩猟免許をメール便で送って郵便法違反

かなり前に新聞に出た事例。検索したら、このサイトが残っていた。

当時の記憶では「新しい（更新された）狩猟免許をメール便で送った」と思っていたが、「更新案内」だったのか。
一般的なチラシならメール便で送ってもいいはずだが、個別情報（生年月日や免許番号等）が載っていれば「信書」になるだろう。
狩猟免許の更新なんて、多分、事務費はない。
更新手数料を貰うにしても、それが事務費として現場に配当されるわけではない（だろう）。
勢い、担当者は経費削減を考えて、メール便を使ったのだろう。
本来、登録免許は配達記録とか書留とかで送るべきもの。
メール便は記録が残ったのだろうか、郵便との価格差を考えて、メール便を使ってしまったのだろうけれど、これはアウト。
なお、クロネコヤマトのメール便はその後廃止されている。

ここでは「信書」議論はしないが、公務員なら「信書」の扱いには敏感でなければいけない。少なくとも疑義があれば避けるべきである。

事例２　メモ用紙の裏側には滞納者リストが！

裏紙をメモ帳に使うことは多々ある。
でも、来庁者に渡したメモ帳の裏には公営住宅の滞納者リストが・・・。

これも結構前のニュースで見たもの。古すぎるからか、検索方法が悪いのか、ヒットはしなかったけど。

紙を無駄にしない、という思いはわかる。
でも、そのために個人や企業の情報を疎かにしたら本末転倒。
このケースの場合、滞納者リストという情報の重要性に気付いていなかったのか、あるいは、廃棄用紙（溶解・シュレッダー）ストックに入れていた用紙を間違えてメモ帳にしてしまったのか、は分からない。
前者なら、かなり問題。後者でも、迂闊としかいえない。

私は、失敗した用紙は、デスク上で二つに折ってしまう。
そうすれが、それが「使えない」書類だとすぐにわかる。
ミス印刷した「公文書」は、半分程度破ってしまうこともある。
そうすれば、間違えて配布資料にしたり、人に渡したりすることもないから。
ちなみに、メモ帳にしても問題ないものは、手元のバインダーに挟み込んでメモ帳にしている。

経費削減を図るより、ミスや情報流出のリスクを減らす方が大事だと考えている。

そんな思いもあって、以前、こんな本を買ったことがある。
コピー用紙の裏は使うな! コスト削減の真実
パラ見しかしなかったが、基本、似たような考えだったと思う。

この本に載っていた例かは覚えていないが

「職員分の本を買うお金はないから、コピーして配っている」という話を読んだことがある。
本を買うお金（需用費）はないけど、コピー（使用料）はあるから、ということらしいが、これは２つの観点で問題。
一つはコピーの手間。「出銭」もさることながら、厚い本を１ページ１ページ、コピーを取る人件費はバカにならない。
もう一つは著作権法違反。こっちの方が問題。組織内で配布するのは私的利用の範疇を超える。

余談だが、経済部署にいたときに、中小企業白書が揃っていないことに疑問を持ったことがある。上司に言ったら「白書はネットに載っている」と言われた。
まぁ、確かにそうだし、白書がネットに載っているのはえらいと思う。
ただ、ネットならデータでも見られるけれど、職場としては、毎年１冊ぐらいは冊子版も揃えておくべきでは？と思った。
ネットの検索優位性はわかるが、冊子の一覧性も捨てがたい。ましてや、「いつの白書だっけ？」なんて時には、冊子の方が便利ではないか？
印刷して手元に置いておく、というてもあるが、大量のページをカラー印刷したら、冊子代よりも高くなりそう。

といいながら、私も白書は久しくかてない。経済部署から遠く離れているのが一因だけど。まぁ、個人ならしょうがないでしょう。

事例３　仕様の違う公用車

公用車は、経費削減により、仕様が削られることが多い。
その車の仕様の一番低いもの、「素」の状態が基本。

１０年位前のことだが、当時導入された公用車には、なんと、電動ウィンドウが付いていなかった。
集中ドアロックやリモコンミラーもなかった気がする。
勿論、当時でも、普通の車なら標準的な装備。
その前から導入されている車には、ともにあったのに・・・。

ここには２つ、問題がある。
一つは仕様を削ったことによるリスクの発生。
電動ウィンドウがない車は、手でハンドルを回して窓を下げなければいけない。
助手席がハンドル式なのはともかく、運転席がハンドル式は、事故の元となる。普段は慣れていないので（普通はオートだから）、料金所などで窓を下げる際、つい、ブレーキを踏み外してしまう恐れがある。
それで事故になったら、目も当てられない。

リモコンミラーがないと、自分に併せた調整がしづらい。
運転し始めて、それに気づいても、手元で修正できないから、ついそのまま走ってしまう。ということもある（駐車場が地下にあったりすると、乗車時にはよくわからない）。それは自己の元。
私は、公道に出る前に直すよう心掛けているが、つい・・・、ということもある。
手動のサイドミラーの場合、信号待ちで直すのも一苦労。直す際に「コツン」を生む恐れもある。

もう一つが仕様のバラツキによるリスク。

集中ドアロック（運転席のカギを締めると他のドアもロックされる）の車と、そうでない車が混在すると、運転席以外のロック忘れが起きやすい。ほとんどの車が集中ドアロックだから、勘違い（というか習慣）でロックしない、ということがある。
古い車が集中ロックでないのならともかく、新しい車が集中ロックでないと、尚更である（本来はリモコンキーが装備されていてしかるべきなのだが・・・）。
「ロック忘れ」で貴重な情報が盗まれたら、大変なことになる。

最近はリース車の導入も進み、諸々仕様レベルが統一されてきているが、目先のコスト削減が、さまざまなリスクの要因になることは多々ある。

ミラー直しも、ロック忘れも、「注意しろ」ということは簡単。
でも、「注意」しなくても大丈夫な環境を作る方がもっと大事。