【Microsoft Copilot】事務職の仕事が激変！おすすめ業務プロンプト10選
「毎日のメール作成や議事録のまとめ、Excel（エクセル）のデータ整理に時間がかかりすぎて残業……」そんな事務作業の負担を、生成AIで一気に解消しませんか？
この記事を読めば、Microsoft Copilot（マイクロソフト コパイロット）を事務・バックオフィス業務で最大限に活かし、日々のルーティン作業を半減させる実践的なプロンプト（指示文）10選が分かります。
TIPSの概要
Microsoft 365に組み込まれたCopilotは、Word・Excel・Outlookなどのアプリと直接連携し、社内のファイルやメールを文脈ごと読み込んで自動化をサポートしてくれます。
公式ソース参考：Microsoft Copilot 公式サポートサイト
こんなシーンで使えます
長文の会議録音データやメールから、要点を一瞬で抽出したい時
フォーマットの決まった報告書やビジネスメールを秒速で作成したい時
複雑な関数やデータの集計方法を、言葉で指示してサクッと作りたい時
すぐ試せるステップ
事務職の日常業務でそのままコピペして使える、厳選お役立ちプロンプト10選をご紹介します。
1, メール文面作成
Plaintext
取引先への「納期遅延のお詫びと、代替案の提案」メールを作成して。
トーン：丁寧、謝罪の意を強く、担当者名「田中様」宛2, 会議の議事録・要約
Plaintext
以下の会議のトランスクリプト（文字起こし）から、「決定事項」「今後のタスク（担当者・期限付き）」「保留事項」を箇条書きでまとめて。3, 長文資料の要約
Plaintext
この長大なPDFマニュアルの要点を、新入社員でも3分で理解できるように5つの箇条書きで要約して。4, Excelデータ分析
Plaintext
この売上データ表から、前年同期比で最も伸び率が高い上位3つの製品群を抽出し、その理由の仮説を添えて表形式でまとめて。5, 複雑なExcel関数・数式の作成
Plaintext
「Sheet1」のA列にある社員番号と一致するデータを、「Sheet2」のC列から探して、該当する氏名を引っ張ってくるXLOOKUP関数を作って。6, ビジネス文書の校正・推敲
Plaintext
作成した稟議書の文章を、上司が納得しやすい論理的で分かりやすい表現にブラッシュアップして。7, チャット・Teamsの未読キャッチアップ
Plaintext
今日受信したTeamsの未読チャットの内容を、自分宛ての重要なお知らせとタスクだけに絞って要約して。8, 多言語のメール翻訳・返信作成
Plaintext
英語で届いたこの問い合わせメールの要点を日本語で教えて。さらに、「内容を確認の上、3営業日以内に回答いたします」という丁寧な英語の返信文を作って。9, 企画・アイデア出し
Plaintext
来月の社内イベント（参加者30名、予算少なめ）で、チームの親睦が深まるユニークなレクリエーション企画のアイデアを5つ出して。10, 定型フォーマットへの情報整理
Plaintext
散らかったメモ書きや箇条書きのアイデアを、当社の「議事録フォーマット（日時・場所・出席者・アジェンダ・議事内容）」の形にきれいに整えて。所要時間: 1つのプロンプトあたり約30秒〜1分
前提条件: Microsoft 365 Copilotライセンス、またはWeb版Copilotが利用可能な環境
応用アイデア／関連リンク
プロンプトの効果をさらに高めるためのテクニックです。
「役割・前提・出力形式」の指定（ペルソナ設定） AIに対して「あなたはベテラン総務担当です」などと役割を与えると、より現場の空気感に合った精度の高い回答が得られます。
参考ガイド
「生成AIの成果物は必ず人間がファクトチェック（最終確認）を行うことで、誤情報の社内流出を防ぎつつ、最大の業務効率化を実現できます」 —— 総務省：AI利活用に関するガイドライン
まとめ3行
要点: 事務職の毎日のルーティン（メール、議事録、Excel集計）は、適切なプロンプトを活用すれば驚くほど時短できます。
注意点: 機密情報や個人情報を入力する際は、社内のセキュリティポリシーやエンタープライズ版の保護機能が有効か必ず確認しましょう。
今後のアップデート予測: 今後はアプリ間の連携がさらにシームレスになり、「指示するだけで一連の業務フロー全体を自動完結させるエージェント機能」が主流になると予測されています。
おまけ：ナベキンファクトリー紹介
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