文章力がある人に「仕事がデキない人」がいない理由を考えてみた
お疲れ様です、ぽんずです。
前職で工場の情シスをしていた頃、全社員のメールを目にする機会が多かったんです。 システムの問い合わせ、業務連絡、報告メール。毎日いろんな文章が飛び交っていました。
そのうち、あることに気づきました。 「メールを読めば、その人が仕事デキるかどうか、だいたいわかる」と。
今日は、文章力と仕事力の関係について、ワイの持論を書いてみます。
前職で見た「読みづらいメール」の共通点
前職では、本当にいろんなメールを見ました。 その中で「このメール、何が言いたいんだろう」と感じるものには、共通点があったんです。
・とにかく長い。スクロールしないと用件がわからない
・結論が最後にある。全部読まないと結論がわからない
・句読点が少ない。一文がどこで切れるのか迷う
・漢字が多すぎて画面が黒い。パッと見て読む気が失せる
・他人のメールをコピペしてフォントやサイズがバラバラ
・件名が「お疲れ様です」だけ。本文見ないと内容がわからない
・誤字脱字が多い。内容以前に「確認してない」ことがわかる
みなさんの職場にも、心当たりはないでしょうか？
逆に、「この人の文章は読みやすいな」と感じる人もいました。 結論が最初にある。一文が短い。余白がちゃんとある。 そういう人のメールは、忙しくても読む気になるんです。
そして不思議なことに、メールが読みやすい人は、だいたい仕事もデキる。 偶然かもしれませんが、ワイが見てきた範囲では、これがほぼ例外なく当てはまっていました。
文章力がある人に「仕事がデキない人」がいない理由
ワイの持論を、4象限のマトリクスにしてみました。
・文章力がある人→仕事がデキる：見かける
・文章力がある人→仕事がデキない：ほぼ見かけない
・文章力がない人→仕事がデキる：たまに見かける
・文章力がない人→仕事がデキない：一番見かける
完全に持論です。統計データがあるわけではありません。 でも、これまでのキャリアで何百人ものメールや資料を見てきた中での実感です。
なぜ「文章力がある→仕事がデキない」が見かけないのか。 ワイなりに考えてみたんですが、文章を書く工程と、仕事を進める工程って、やっていることがほとんど同じなんですよね。
文章を書く時って、まず「誰に向けて書くか」を考えます。 次に「何を伝えたいか」を整理して、「どの順番で伝えれば伝わるか」を組み立てる。 最後に「わかりにくくないか」を確認して、送り出す。
これ、そのまま仕事の段取りと同じだと思いませんか。
相手を把握して、要件を整理して、伝わる順番に組み立てて、確認する。 文章力がある人は、この一連の流れを文章の中で自然にやっている。 だから仕事の進め方にも、その力がそのまま出るんだと思います。
AIがあれば文章力は要らないのか
最近、こんな言葉をよく見かけます。
「AIがあれば、誰でもプロ並みの文章が書ける」と。
たしかに、AIに「メールを書いて」と頼めば、それなりの文章が出てきます。 敬語も正しいし、構成もきれい。パッと見は問題ない。
でも、ワイはこう思っています。
「できる」と「良し悪しの判断ができる」は、まったく別の話だと。
たとえば、AIが出してきたメールの文章。 読みやすいか、相手に失礼がないか、ニュアンスがずれていないか。 この判断をするのは、結局のところ自分自身です。
これって、審美眼の話に近いと思うんです。
ワイは今でも仕事で、あえてパワポで資料を作っています。 何百枚も作ってきた経験があるから、AIが生成したスライドを見れば「ここの余白が足りない」「このフォントは合ってない」とすぐにわかります。
Excelも同じで、長年触ってきたから「この表は見づらい」「この関数だと漏れが出る」と判断できる。
以前、得意なExcelをあえて封印して、AIでダッシュボードを作ってみたことがあります。
この時も感じたのですが、自分で散々作ってきた経験があるからこそ、AIの出力に対して「ここは違う」と言えるんですよね。 もしパワポもExcelもほとんど触ったことがなかったら、AIの出力を見ても「なんかいい感じ」で終わっていたと思います。
文章も同じです。 自分である程度書けないと、AIの出力の良し悪しが判断できない。 その結果、前職で見たような「読みづらいメール」が、AI経由で量産されることになりかねません。
AIは優秀な道具です。でも、道具の出力を見極める目は、自分で育てるしかない。 ワイはそう思っています。
ワイが文章力を鍛え直したきっかけ
偉そうに書いていますが、ワイも最初から文章に自信があったわけではありません。 いや、正確に言うと、前職の頃は「まあまあ書ける方だろう」と思っていました。
情シスとして全社メールを何百通も書いてきた経験があったし、周囲から「わかりやすい」と言ってもらえることも多かった。 自分なりのメールのルールも持っていました。
でも、noteを毎日書くようになってから、気づいたんです。 「書ける」と「伝わる」は、また別の話だと。
メールは短い文章です。用件を正確に伝えればOK。 でもnoteのような記事は、読者の感情を動かさないといけない。 構成、リズム、言葉の選び方。メールとはまったく違うスキルが必要でした。
そこで頼ったのがAIです。 自分で書いた文章をAIにレビューしてもらうようになりました。 ねじれた表現、主語と述語のズレ、くどい言い回し。 自分では気づけないクセを、容赦なく指摘してくれます。
最初はメンタルにきました。 でも、指摘されるたびに「ああ、ここが弱いんだな」とわかるようになる。 そうすると、レビュー前に自分で直せるようになってくるんです。
前職の時点で自信があった文章力が、AIのおかげでさらに一段上がった。 今はそういう実感があります。
文章力の第一歩は「気づくこと」だと思う
文章力を上げたいと思っても、何から手をつければいいかわからない方も多いと思います。
ワイのおすすめは、まず自分の過去のメールを読み返してみることです。
1週間前に送ったメール、1か月前に送ったメール。 読み返してみると「長いな」「結論どこだ」「この表現くどいな」と気づくことがあります。
その「気づき」が、第一歩です。
気づけないうちは、直しようがない。 でも「読みにくいな」と感じられるようになれば、次に書く時に意識が変わります。
もし自分では気づけないなら、AIに聞いてみるのも手です。 自分のメールを貼り付けて「読みにくいところがあったら教えて」と頼むだけ。 無料のAIでも十分できます。
大事なのは、いきなり上手く書こうとしないこと。 まず「読みにくい」に気づく。そこからで十分です。
「文章力＝仕事力」のまとめ
文章力がある人に、仕事がデキない人はほぼいない。 これはワイの持論ですが、わりと自信のある持論です。
文章を書く工程と仕事を進める工程は、ほとんど同じです。
・相手を想像する ・要件を整理する ・伝わる順番に組み立てる ・読み直して、確認する
仕事でも当たり前にやっていることですよね。
AI時代になっても、この力は必要です。 むしろ、AIの出力を見極める審美眼として、今まで以上に求められるかもしれません。
まずは自分の過去のメールを読み返すところから。 文章力は、気づいた瞬間から伸び始めます。
それでは、お先に失礼します。
