現役上場準備会社の経理課長が実践｜経理業務を月20時間以上削減した業務改善

経理の仕事をしていると、

「この作業、毎月やっているけど本当に必要なのかな？」

「もっと効率よくできないかな？」

「経理だけじゃなく、申請する側の負担も減らせないかな？」

そんなことを考える機会が少なくありません。

特に上場準備を進めている会社では、日々の経理業務を正確に処理するだけではなく、

* 決算の早期化
* 証憑管理の適正化
* 内部統制の整備
* 監査法人への資料提出
* 業務の属人化解消
* 業務効率化

など、経理部門に求められることがどんどん増えていきます。

私自身、上場準備中の会社で経理業務に携わる中で、こうした課題に向き合ってきました。

そして実際に、複数の業務改善を進めた結果、経理業務全体で月20時間以上の工数削減につながった改善もあります。

今回は、その中でも特に効果が大きかった取り組みについて、実際の経験をもとに紹介します。

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はじめに｜業務改善を始めたきっかけ

私が本格的に経理業務の改善を考えるようになったきっかけは、大きく3つありました。

① 証憑の提出率が低かった

経費精算などで発生する領収書・請求書などの証憑。

経理としては、当然ながら必要な証憑を適切に回収・保管しなければなりません。

しかし、実際の現場では、

「領収書の提出をお願いします」

「こちらの証憑がまだ届いていません」

「この申請の領収書はどこにありますか？」

といった確認が発生します。

一つひとつは小さな作業でも、件数が積み重なると経理側の負担はかなり大きくなります。

そして何より、

「提出してください」と人にお願いし続ける運用には限界がある

と感じていました。

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② 決算をもっと早くしたかった

もう一つの大きな課題が、決算早期化です。

経理にとって、決算は毎月必ずやってくる業務です。

だからこそ、毎月の決算で発生するちょっとした確認作業や証憑回収、データの整理などを減らすことができれば、年間ではかなり大きな時間になります。

決算を早期化するためには、単純に経理担当者が頑張って早く処理するだけでは足りません。

決算前後に発生している、

「待ち時間」や「確認作業」そのものを減らす必要があります。

そのためには、経理部門だけでなく、申請者や各部署を含めた業務フローそのものを見直す必要があると考えました。

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③ 証憑の保管・監査法人への提出にも工数がかかっていた

そして、上場準備を進める中で特に気になっていたのが、証憑管理です。

経理では、証憑を回収して終わりではありません。

適切に保管し、必要なときに確認できる状態にしておく必要があります。

さらに、監査法人から証憑の提出を求められれば、

「この取引の証憑はどこにある？」

「この資料はどこに保管した？」

「この取引に関連する証憑をまとめてください」

といった対応も必要になります。

もちろん、監査法人への対応は経理として重要な業務です。

ただ、

「必要な証憑を探す」という作業に時間を使うことが、本当に最適なのか？

という疑問もありました。

本来なら、その時間を決算や会計処理、内部統制、分析など、より付加価値の高い業務に使いたい。

そう考えるようになりました。

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当時のシステム環境

業務改善を考える上で、もう一つ重要だったのが、

すでに複数のシステムを利用していた

ということです。

当時は、

* 勘定奉行
* 商奉行
* 債務奉行
* AI-OCR

などを利用していました。

つまり、

「システムがないから効率化できない」

という状況ではありませんでした。

むしろ、

すでにシステムを導入しているのに、なぜまだ手作業が残っているのか？

というところが課題でした。

これは経理の業務改善を考える上で、かなり重要なポイントだと思っています。

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システムを入れることが目的ではない

業務改善というと、

「新しいシステムを導入する」

ことが目的になってしまうことがあります。

でも、本来は逆です。

まず、

「何を改善したいのか」

を明確にする。

私の場合、目的はかなり明確でした。

改善したかったこと

* 証憑の提出率を上げる
* 証憑回収にかかる経理の工数を減らす
* 証憑保管の手間を減らす
* 監査法人への証憑提出を効率化する
* 決算を早期化する
* 経理担当者の定型業務を減らす
* 経理だけでなく、申請者側の負担も減らす

これらを一つひとつ見ていくと、

経理部門だけを効率化しても意味がない

ことが分かります。

申請する人。

承認する人。

経理。

そして、その後の監査対応。

これらを一つの業務フローとして考える必要がありました。

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そこで検討したのが「バクラク」だった

こうした課題を解決するために導入したのが、

バクラクの申請・経費精算・ビジネスカードです。

ポイントは、単純に経費精算システムを入れ替えたわけではないことです。

「申請」

↓

「承認」

↓

「経費精算」

↓

「証憑」

↓

「カード」

↓

「経理処理」

という一連の流れを見直すことを目的として導入しました。

既存の会計・債務管理システムを残しながら、経費や申請周辺の業務フローを改善する。

そういう考え方です。

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導入決定から約1ヶ月で運用開始

今回の導入で、自分自身でも大きな経験になったのが、

導入決定から約1ヶ月で運用開始まで進めたこと

です。

システムを導入すると聞くと、

「何ヶ月もかけて準備するもの」

というイメージがあるかもしれません。

もちろん会社の規模や状況によって必要な期間は変わります。

ただ、今回の経験を通じて感じたのは、

システム導入のスピードを決めるのは、システムそのものよりも事前の業務整理と運用設計

だということです。

何を変えるのか。

誰が何をするのか。

今までの業務をどこまで残すのか。

新しい運用にしたとき、どこで問題が起きるのか。

これらを事前に整理しておくことで、かなりスムーズに進めることができました。

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実際に何が変わったのか

導入後は、単純に「経費精算が便利になった」というだけではありません。

業務フローそのものを見直したことで、

証憑の提出率は約50％から98％まで改善しました。

また、その他の業務改善も合わせて進めることで、経理業務について月20時間以上の工数削減につながりました。

さらに、RPAを活用した業務では、月10時間以上の工数削減につながったものもあります。

資料作成についても、業務を見直したことで、月4時間程度の削減につながったものがあります。

一つひとつを見ると、

「月4時間」

「月10時間」

という数字かもしれません。

でも、毎月発生する業務なら年間では大きな差になります。

月4時間なら年間48時間。

月10時間なら年間120時間です。

業務改善は、一度の大きな改革だけでなく、小さな改善を積み重ねることでも大きな効果を生み出せる。

これは実際に業務改善を進めてみて強く感じたことです。

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経理の業務改善で一番大切だと思うこと

これまで業務改善をしてきて、個人的に一番重要だと思っているのが、

「人の頑張りで解決しない」

ということです。

例えば、

「領収書をちゃんと提出してください」

と何度も周知する。

「決算なので早くお願いします」

と各部署にお願いする。

「監査法人から依頼された証憑を探してください」

と担当者に依頼する。

もちろん必要な場面もあります。

でも、それを毎月繰り返すのであれば、

そもそも、そうならない仕組みを作れないか？

と考えるべきだと思っています。

人が頑張ることで回っている業務は、担当者が変わったときにも同じように回るとは限りません。

逆に、仕組みとして正しく処理されるようになれば、

* 業務の属人化を防げる
* ミスを減らせる
* 確認作業を減らせる
* 新しい担当者でも運用しやすくなる
* 経理担当者が本来やるべき仕事に時間を使える

といったメリットがあります。

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「効率化」と「内部統制」は両立できる

上場準備をしていると、

「効率化すると内部統制が弱くならない？」

という問題も出てきます。

私自身、業務改善をする際にはここをかなり意識しています。

経理にとって重要なのは、

「早くすること」だけではありません。

正確性を維持する。

必要な証跡を残す。

適切な承認を受ける。

後から確認できる状態にする。

その上で、

できるだけ人の手を介する作業を減らす。

このバランスが重要だと思っています。

だからこそ、業務改善は単なる「時短」ではなく、

「正確性・統制を維持しながら、無駄な作業を減らすこと」

だと考えています。

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まとめ

今回紹介したのは、私が実際に経理業務を改善してきた中の一部です。

特に大きかったのが、

* 証憑提出率の改善
* 決算早期化
* 証憑保管業務の効率化
* 監査法人への証憑提出工数の削減
* 経費精算・申請業務の改善
* バクラクの導入
* ビジネスカードの導入
* RPAによる定型業務の自動化
* 資料作成業務の効率化

です。

その結果、複数の改善を合わせて月20時間以上の工数削減につながりました。

そして、今回の経験を通して改めて感じたのは、

経理DXは「新しいシステムを入れること」ではなく、「今までの業務をどう変えるか」を考えることから始まる。

ということです。

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次回は、バクラク導入についてもう少し具体的に書きます

今回の記事では、なぜ業務改善が必要だったのか、そしてなぜバクラク導入を検討したのかについて紹介しました。

次回はもう少し踏み込んで、

* なぜバクラクを選んだのか
* 導入前にどんな業務フローだったのか
* どこをどう変えたのか
* 導入決定から1ヶ月で運用開始するために何をしたのか
* 社内への展開をどう進めたのか
* 実際に導入してみて大変だったこと
* 導入後、経理業務がどう変わったのか
* 「もっとこうしておけばよかった」と思うこと

まで、実際の導入経験をもとに書いていきたいと思います。

同じように経理業務の効率化や経理DX、決算早期化に取り組んでいる方の参考になれば嬉しいです。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。