ファーストレスポンスは早い方がよいという話

システム屋さんって慎重ですよね

　最近、メールやチケットの返事を短く、早くするように心がけています。会社が今変革期にあるので、割と突拍子のないメールがポンポンくるのですが、「もう間に合いませんよ！」とか「予算10万って言ってたけどこれ数人月かかりますよ！」とか「これだけだと何をしたいのかわかりませんよ！」とか、確認事項があったり、相手に都合の悪いお返事の場合、ファーストレスポンスは早い方があとになってもめないからです。
※このとおりには言っていません。

でも、キャリアが長い人ほど、悩みがち。悩んだときに、怒る人もいれば、長々説明しようとする人、そして考え込む人、いろいろいますよね。

しかし、とくに「悪い返事」ほど、早めに対応したほうがよいと思うのです。下記にも書きましたが、シンプルに、端的に。

3行メールを１分で返す

　最近の自分のトレンドは「最初のお返事は１分で返す！」です。よく使うフレーズ集を挙げます。適宜、オブラートに包んでください。

・ガバナンス的にこれはNGです。
・これは、しっかり調べようとすると時間がかかるので、いったん把握している範囲でお返事します。
・かなりかかりますが、ご予算は？
・（見積依頼に対して）過去の類似案件の見積をいったん添付します。大体これくらい予算をみておけばよいかと
・窓口部門からお問い合わせください。
・バックログでご連絡ください。
・まとまっていないようですので、直接お話ししたほうが早い気がします。10分くらいなら今会話可能です。

　気になるのは、悪いお返事をどうやってオブラートにくるんでお伝えしようかと悩んだり、深読みが過ぎて余計な時間をかけているパターンです。

本当に時間がかかる場合

　本当に時間がかかる案件もよくあります。そこでよく使うのは「しっかり調べるとお時間がかかりますが、感覚的にお答えすると、こんな感じです」的なお返事です。で、それに追加して知りたいことだけを引き出して、それに回答すればよいのです。

しかし、あまりこういった回答に慣れてしまうと、しっかり向き合うべきメールを落としたりすることもあるので、時々メールを読み返したりしています。でも大体それも先方からのお返事に「そういえば気づきましたが」的な感じで追加したりして。

　肩の力を入れすぎて、数十行のメールを書く人も見かけますが、時間切れになると印象台無しなので、最初のお返事は早さを優先して返すのがよいと、今更ながらに思っています。