【トヨタ現役PM】生成AI活用で会議の調整力向上ビジネススキル・仕事術／大企業上司の想定外質問への回答／評価されない業務を市場価値に【#はじめてのnote】
関係部署に全員話を通した。決裁者の関心も確認した。当日は承認されるだけのはずでした。
しかし、会議で想定していなかった人が口を開く。
「昔もそれをやろうとして、うまくいかなかったんだよ」
、、決裁者が判断を保留し、その日は決まりませんでした。
根回しリストに載らない人がいる
根回し相手は組織図から考えます。関係部署の担当、その上長、決裁者。ここまでは誰でもやる。
ところが、会議を止める人がそこに載っていません。
過去にその領域を担当していた人。今は別部署だが、当時の判断に関わっていた人。決裁権は無いが、発言の重みだけある人。
組織図に載る権限と、会議を止める力が一致していない。 大企業ではこれが普通に起きます。
事前に話を通しても防げない
ここで「その人にも根回しすればいい」と考えました。しかし、実際にやってみて効かないと分かりました。
反対の理由が案の中身ではないからです。
「今のやり方を変えること」自体に抵抗している。 だから内容をどれだけ改善しても、反対は消えません。むしろ早く知らせるほど、反対の準備をする時間を与えることになる。
厄介なのは正面から反論できない事です。「昔のやり方は古い」と言えば、その人の過去を否定することになる。会議の空気が悪くなり、決裁者はさらに判断を保留します。
反対を消すのではなく先に置く
対策は反論の準備ではありませんでした。資料に先回りして入れておく。
保守的な反対はたいてい3つの形で来ます。
過去の失敗を持ち出す。 昔やって駄目だった。
現行方式の実績を挙げる。 今のやり方で回っている。
リスクを強調する。 何かあったらどうする。
この3つを自分の資料の中で先に触れておく。 すると会議で同じことを言われても、「そこは資料の何ページに書いています」で終わります。
言われる前に書いてあると、反対ではなく確認になります。
否定しない書き方
ただ、書き方を間違えると逆効果です。
❌ 相手の過去を否定する
以前の方式では対応できないため、新方式へ移行します
⭕️ 条件の変化として書く
当時の条件では現行方式が最適でした。ただ取引先の要求が変わったため、新方式が必要になっています
人ではなく、条件のせいにする。 これだけで反対の角度が変わります。
もう1つ。全面的に変えない事です。
一部だけ新方式を試す形にすると、現行方式を否定していないので反対する理由が消えます。例えば、「まず1拠点で」という書き方だけで、反対が減ります。
想定外の反対をAIに出させる
とはいえ、自分で自分の案への反論を思いつけません。必要だと思って作っているからです。
だから生成AIに出させます。
# 役割
あなたは変化に慎重な立場の管理職です。
現行のやり方で長年成果を出してきた経験があります。
# 指示
以下の企画案を読み、会議で出そうな反対意見を挙げてください。
# ルール
1. 案の内容そのものへの批判は書かない
2. 「変えること」への抵抗として出る反対を挙げる
3. 過去の経験や実績を根拠にした反論を含める
4. 反論への回答は書かない。反対意見だけを挙げる
# 入力
・企画案の概要
1番と2番が肝です。 これを指定しないと、AIが案の弱点を指摘してきます。それは上司が既に指摘している内容なので、新しい情報になりません。
「変えることへの抵抗」に限定すると、自分では出てこない反対が出ます。
出てきたものを見て、資料に1行ずつ先回りして書いておく。それだけです。
会議で決まる人と決まらない人
同じ企画でも、当日決まる人と持ち帰りになる人がいます。
差が根回しの量ではありませんでした。想定外の反対を資料の中に先に置いてあるかどうかです。
そして、これは技術として身につきます。反対の型が3つしかないので、慣れると読めるようになります。
最後に
根回し済みの企画が覆るのは根回しが足りないからではありません。リストに載らない人が内容ではない理由で反対するからです。
盆明け、資料を作った後に1回だけ試してみて下さい。変化に慎重な立場からどんな反対が出るか。
その3行を資料に足しておくだけで、会議の空気が変わります。
反対を潰すのではなく、先に書いておく。順番を変えるだけで持ち帰りが減ります。
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では、静かにしたたかに。
拝
