【トヨタ現役PM】生成AI活用で報告と資料作成力向上ビジネススキル・仕事術／上司より部長で差し戻される理由／評価されない業務を市場価値に【#はじめてのnote】

上司の指摘どおりに資料を直し、自信を持って持ち込む。

その資料が上司の上司で落ちる。
「で、何が言いたいの？」

言われたとおりに直したはずでした。

直しても直しても落ちる理由

上司の指摘は間違っていません。ただ上司は案件の経緯を全部知っています。

前回の議論も、関係部署の温度も、なぜこの案になったかも把握している。だから多少説明が飛んでいても読めてしまう。

上司の上司は違います。その案件を初めて見る。

経緯を知らない人が読むと、途端に意味が通らなくなる。上司の指摘に従うほど、経緯を知っている人向けの資料になっていきます。

長くこれに気付かず、指摘を潰し続けていました。

抜けているのは情報ではない

落ちた資料を読み返すと、情報は揃っていました。現状、課題、施策、体制、スケジュール。抜けはありません。

それでも「何が言いたいか分からない」と言われる。

原因は情報の網羅と主張の順序が別物だからでした。

❌ 情報の並び
現状はこう、課題はこう、施策はこう

⭕️ 主張の順序
放置すると困る、だからこれをやる、なぜ自社かというと、、

網羅した資料は読む側が自分で組み立てる必要があります。経緯を知っている上司にはできて、初見の決裁者にはできない。

「なぜ自社か」が最後に効く

もう1つ、必ず聞かれるものがあります。

「それ、うちがやる意味あるの？」

施策の説明をどれだけ丁寧にしても、この問いに答えになりません。やり方の話であって、やる理由の話ではないからです。

厄介なことに、担当者ほどこの問いを持ってません。やることが決まった状態で引き継いでいるので、なぜやるかは自明になっている。

決裁者は逆です。やるかどうかを決める立場なので、そこしか見ていません。

上司の指摘を潰した後に、もう一度通す

順序が重要です。

上司へ見せる前に初見の目を入れても意味がありません。上司の指摘で、経緯前提の資料に戻るからです。

だから上司の指摘を全部潰してから、最後にもう一度通します。そこで出た差分を上司へこう返す。

「経緯を知らない人が読むと、ここで止まるようです。1枚足していいですか」

自分の意見として言わないところが肝です。 上司の指摘を否定せず、決裁者の視点を材料として置く。これなら上司も受け入れます。

初見の目を作る

経緯を知らない読み手を社内で捕まえるのは難しい。だから生成AIに条件を与えます。

# 役割
あなたはこの案件を初めて見る決裁者です。
経緯は一切知りません。

# 指示
以下の資料を読み、次の3点を指摘してください。

1. 説明なしに前提とされている事項
2. 「何が言いたいか」が読み取れない箇所
3. 「なぜ自社がやるのか」への回答が書かれているか

# ルール
資料の改善案は出さない。読めなかった箇所だけを挙げる。

# 入力
・資料の本文（箇条書きでも可）

最後のルールが効きます。 改善案まで出させると、AIが書いた資料になる。読めなかった箇所だけ返せば、自分の言葉で直せます。

出てくるのはこういう指摘です。
「前回の検討結果を踏まえ、とありますが、その検討結果が書かれていません」

上司なら読み飛ばす一文が初見では止まる。その差が差し戻しの正体でした。

2つの指摘は階層が違う

ここまで書いて、気付いたことがあります。

上司の指摘は資料の精度を上げるものです。数字の根拠、表現の統一、抜けの補完。

決裁者の指摘は資料の目的を問うものです。何が言いたいのか、なぜやるのか。

階層が違うので、精度をいくら上げても目的の問いには届きません。 上司の指摘を全部潰してから落とされるのは当然でした。

最後に

差し戻される原因は資料の質ではありません。経緯を知っている人向けに作っているからです。

次に資料を作ったら、上司の指摘を潰した後に1回だけ通してみて下さい。経緯を知らない人が読むと、どこで止まるか。

それが決裁者の目です。

上司の指摘を潰してから、最後に決裁者の目を1回。順番を足すだけで、差し戻しの回数が変わります。

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では、静かにしたたかに。

拝