会社で「ChatGPTを使って」と言われた営業事務さんへ。コピペするだけで仕事がラクになる50の質問例【メール・Excel・日報対応】

はじめに

どうも！キャスです。
「今日からChatGPTを仕事に使ってみてください。」
ある日、会社でそう言われて戸惑ったことはありませんか？
「便利らしい」とは聞くけれど、何をすればいいのか分からない。
画面を開いてみても、真っ白な入力欄があるだけ。
「ここに何を書けばいいの？」
「変なことを書いてしまったらどうしよう。」
「間違った使い方をして怒られないかな……。」
そんな気持ちになって、画面を閉じてしまった人も少なくないと思います。
でも、大丈夫です。
実はChatGPTは、パソコンに詳しい人だけの特別な道具ではありません。
営業事務の仕事で必要なのは、「難しい知識」ではなく、「どうお願いするか」だけです。
たとえば、
「このメールをもっと丁寧な文章にしてください。」
「この会議メモを3つのポイントでまとめてください。」
「このExcelのエラーは何が原因ですか？」
こんなふうに、普段同僚へお願いするような言葉で話しかけるだけでも十分使えます。
私は最初、「もっと難しい言葉を使わなければいけない」と思っていました。
でも実際には、普通の日本語でお願いしたほうが、うまく答えてくれることがほとんどです。
だから、このページでは難しい説明はしません。
営業事務の仕事で毎日使えるものだけを選びました。
しかも、ほとんどがコピーして貼り付けるだけです。
「AIって難しそう……」
そう思っている方ほど、この先を読んでいただけたら嬉しいです。
きっと読み終わる頃には、
「これなら私にもできそう。」
そう感じてもらえると思います。

第1章　まずはこれだけ覚えればOK

① ChatGPTを開いてみよう

「何から始めればいいんだろう……。」
初めてChatGPTを使うとき、多くの人が最初につまずくのは、この一歩目です。
でも安心してください。
最初に覚えることは、本当にひとつだけです。
パソコンでインターネットを開き、会社から案内されたページ、またはChatGPTの画面を開いてください。
すると、画面の中央に大きな入力欄が表示されます。
実は、営業事務の仕事で一番使うのは、この入力欄だけです。
難しい設定を覚える必要はありません。
画面に並んでいるボタンの意味が分からなくても大丈夫です。
私も最初は、
「このボタンを押したら変な画面になりそう……」
と少し身構えていました。
でも、実際に毎日使うようになって気付いたのは、「入力欄さえ使えれば十分だった」ということです
仕事で必要なのは、高度な機能ではありません。
メールを書いてもらう。
文章をまとめてもらう。
Excelについて相談する。
そのほとんどが、この入力欄ひとつで完結します。
まずは「入力欄にお願いを書く場所なんだ」と覚えるだけで十分です。

② 使い方は「お願いを書く」だけ

ChatGPTを「AI」や「最新技術」と考えると、少し身構えてしまいます。
でも、もっと気軽に考えて大丈夫です。
イメージとしては、「隣の席にいる仕事のできるアシスタント」です。
例えば同僚に、
「このメール、もう少し丁寧にしてもらえる？」
とお願いすることがありますよね。
ChatGPTにも、同じように話しかければ大丈夫です。
例えば、
次のメールを取引先向けに丁寧な文章へ直してください。
そのあとにメール本文を貼り付けるだけ。
会議メモなら、
この内容を3つのポイントにまとめてください。
Excelなら、
この式でエラーになります。原因を教えてください。
このくらい自然な言葉で十分伝わります。
「AIだから難しい言葉を使わなきゃ。」
そう思ってしまう方は意外と多いのですが、実際はその逆です。
普段使っている言葉のほうが、こちらの意図をうまく理解してくれることが少なくありません。
まずは「何を手伝ってほしいか」を、そのまま伝えてみてください。
それだけで、仕事をぐっと楽にしてくれる場面が増えていきます。

③ 失敗しない3つのコツ

最初は思ったような答えが返ってこないこともあります。
でも、それは「使い方が間違っている」というわけではありません。
少しお願いの仕方を変えるだけで、答えは驚くほど変わります。
ここでは、私が実際によく使っている3つのコツをご紹介します。

コツ①　一度に全部お願いしない

最初から、
「メールを書いて、表も作って、要約もして、改善案もください。」
とお願いすると、ChatGPTも「どれを優先すればいいの？」という状態になります。
人にお願いするときも同じですよね。
まずメールを作ってもらい、
そのあとで、
もう少し短くしてください。
さらに、
やわらかい表現にしてください。
というように、一つずつ仕上げていくほうが、思い通りの文章になりやすくなります。
「最初から100点」を目指すより、「70点を少しずつ100点に近づける」。
そんなイメージで使うとうまくいきます。

コツ②　誰に向けたものかを書く

例えば、
メールを書いてください。
これだけでも文章は作れます。
でも、
取引先へ送るお礼メールです。
あるいは、
社内向けのお知らせです。
この一文を加えるだけで、文章の自然さは大きく変わります。
相手が分かれば、言葉遣いや表現も合わせやすくなるからです。
これは人との会話でも同じです。
「誰に向けた文章なのか」を伝えるだけで、より実用的な回答が返ってきやすくなります。

コツ③　一度で終わらせようとしない

ChatGPTは、一回で完璧な答えを出すこともあります。
でも、多くの場合は「一緒に仕上げていく相手」と考えたほうがうまく使えます。
例えば、もう少し短くしてください。
この部分だけもっと丁寧にしてください。
初心者にも分かる表現にしてください。
こんなふうに続けてお願いすると、どんどん理想の文章へ近づいていきます。
人に何度も頼み直すのは少し気を使いますよね。
でもChatGPTなら、遠慮する必要はありません。
何度でも付き合ってくれます。
だからこそ、「一発で正解を出そう」と考えなくて大丈夫です。
会話を重ねながら、一緒に完成させていく。
その感覚をつかめると、仕事での使いやすさが一気に変わります。

ここまで読んで、「思ったより難しくなさそう」と感じていただけたなら、その感覚を忘れないうちに一度試してみてください。
たった一通のメールでも構いません。
実際に使ってみると、「こんなことまで手伝ってくれるんだ」と驚く場面がきっとあるはずです。
次の章では、営業事務が毎日のように使うメール作成を、30秒で終わらせる実践テンプレートをご紹介します。
最初はそのままコピーして使うだけで大丈夫です。そこから少しずつ、自分なりの使い方が身についていきます。

第2章　メール返信を30秒で作る

営業事務の仕事は、「メールを書く仕事」と言ってもいいほど、毎日たくさんのメールを送ります。
お礼のメール、納期の連絡、社内への報告、取引先への確認…。
一通だけなら数分で終わる内容でも、それが何通も続くと、あっという間に時間が過ぎてしまいます。
しかも、一番時間がかかるのは「入力する時間」ではありません。
「この言い方で失礼じゃないかな。」
「もっと分かりやすく書けるかも。」
「敬語、これで合ってるかな。」
そんなふうに、何度も読み返してしまう時間です。
ChatGPTは、この”考える時間”を大きく減らしてくれます。
もちろん、送信前には自分の目で確認することは大切です。
それでも、最初の文章をゼロから考えなくて済むだけで、仕事はずっと楽になります。
ここでは、そのままコピーして使えるテンプレートをご紹介します。