【福祉職】報告書を最速時短で書き上げる３つのポイント

こんにちは、さくらです！

福祉施設において、管理職やサビ児管をやっていると、切っても切り離せないのが「報告書の作成」。

「報告書」といっても、軽微な報告書から県へ提出する事故報告書など、様々な報告書を書いて提出しなければいけない場面がすごく多いのです。

そして、この「報告書を書く」という業務が苦手だと、時間内に終わる事が出来ず、サービス残業へとつながる人もたくさん見てきました。

私は、「報告書作成」という業務が実はとても得意です。

関係者会議の議事録にしても、県への事故報告書にしても、状況把握さえ出来ていれば、早い時だと３０分位で仕上げる事が出来ます。

だからこそ、「絶対毎日定時帰り」が実現出来ているのです。

✅報告書作成に毎日時間がかかってサービス残業になっている
✅書いても書いても、上司に報告書を突き返される
✅頑張って書いているつもりなのに、全然OKもらえない

そんな悩みを抱えているあなたへ、

今日は、私が実践している「秒速で仕上げる報告書作成」のコツを３つご紹介します。

①日時・時間・場所を整理する

すごく当たり前のように思える事ですが、「日時・時間・場所」を整理せず、確認せず、ただ思いのままにツラツラと報告書を書き始める人もいるんです。

「いつ・どこで」を把握する事は最低限のポイントです。

その場に居なくてわからないのであれば、状況を把握出来ている人に確認する。（実際、勤務していない日に起こった事に対しての報告書を作成する事も多いです。）

そして、白紙の紙に殴り書きでもいいから、その時系列を書いていきます。

②「誰が、何をしている状況だったのか」を確認する

福祉施設であれば、対象サービスがどの種別であっても、ほぼ何かしらの活動を行っているはずです。

日中プログラムの提供中であれば、なんのプログラムだったのか。
食事中なのか、入浴介助中なのか、トイレ介助中なのか。

送迎中で起こる出来事もあるでしょう。

そしてその場に「誰が」居たのか。

物語で言うと、登場人物を一人一人確認していく感じです。

職員、利用者、外部の人、家族、関係機関の職員

施設によってはあらゆる人が出入りしている施設もあるでしょう。その場に「誰が」居たのかを確認し、その上で、「誰が見ていたのか」も合わせて確認します。

実際にその場に居て、実際にその場で見ていた人を確認して、一人一人に簡潔に状況を確認していきます。

大事なポイントは、その人に確認している時に、話している事がその人の「感情」や「考え」なのか、それとも「事実」なのか。

職員によっては、事実ではなくて、自分の考えを話し始める人も居ます。そこに惑わされると、事実ではない事が、あたかも事実かのような話しになってしまいます。

これを見分けるには場数をこなすしかありませんが、ちょっとでも「あれ？おかしいぞ？」と思ったら、「それは事実ですか？実際に見た事、聞いた事ですか」とバッサリ確認しましょう。

私が目指すのは「最速で報告書を書きあげる」ための「状況確認」であり、そのための時間は、職員の考えを聞く場ではないのです。

職員のお話を聞く時間は、別にしっかりと設けましょう。

時間と場所・人物を確認したら、そこで何をしている状況だったのかを、時系列の紙に書き足していきます。

③「主語・述語」を意識して文章に起こす

私が意識している大事なポイントは、実はこの「主語・述語」です。

上記２つの事を、私は時系列で紙に殴り書きで書いていきます。そこで初めて、パソコンの登場です。

実際に報告書として記録していきます。その際、ただ時系列のままに文章を書いたところで、事実はわかるかもしれないけれど、報告書としては未完成なのです。

書き始めに「いつ・どこで・だれが」を意識する。
次に、「主語・述語」を意識する。

このポイントを抑えて、あとは事実のみを書いていけば、スッキリとした報告書が秒速で完成します。

「事実のみ」と書きましたが、報告書を作成する際、必要の無い情報を書いても、読みにくく、結果的に何を報告したいのかよくわからない報告書になり、上司に提出しても突き返されて終わります。

相手が見やすく、相手に理解してもらえるように書く。

これが鉄則です。

たまに、ダラダラと長い文面を書いた方が評価されると思っている人が居ますが、それは逆効果です。

私が常日頃部下に言っている事があります。
それは、「３行ルール」。

大きな事から小さな事まで、報告する際は、「３行程度」にまとめて報告してもらうようにしています。それは、書面でも口頭でも。

その「３行」が実は一番聞きたい大事な「結論」なのです。

相手に求めるからこそ、私自身も「３行ルール」を意識して徹底しています。まずは、「結論」。そして、その後、詳しい状況説明です。

最後に・・

私は①の部分で「白紙に殴り書き」と書きました。
たまに状況をノートなどに丁寧に細かく書いていく人が居ます。

時間があるならそれでもいいんでしょうが、時間が無い中で、報告書を作成するのであれば、「ノートに綺麗に丁寧に」書く必要はありません。

どのみちパソコンで資料を仕上げるわけですから、状況把握だけなら、本当に「時間・場所・人」を時系列で整理する程度でいいのです。

そのために、私は破棄するようなA4の紙を取っておいて、常にデスクに置いています。

徹底的に無駄を省き、効率良く仕上げる事を目指しましょう。

＊＊＊
私は上記の事を５年位意識して、徹底的に叩きこまれたので、報告書や資料作成の精度と速さには自信があり、職場でも一定の評価を得られています。

時と状況によりますが、報告書の内容によっては「とにかく早く仕上げろ」というミッションが生じる事もあります。

そんな時に、パパっと資料作成出来ないと、いつまでたっても「使えない」と言われて終わりです。

でも、最初から出来ていたわけではありません。
とにかく、「意識して訓練する」ことを繰り返したのです。

もし、「報告書作成」や「資料作成」で頭を悩ませている方がいたら、何かの助けになれば幸いです✨

サービス残業は致しません！
毎日定時に帰る！

これをモットーに、バシバシ仕事を片付けていきましょう。

今日もお読み頂き、ありがとうございました！

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