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NotebookLMがいっぱいになってきた時の3つの整理術

プレフロsensei



NotebookLMは、使い始めると本当に便利です。

授業研究用に1つ。
道徳用に1つ。
子どものふりかえり用に1つ。
教育書の読書メモ用に1つ。
学習指導要領用に1つ。
noteの素材置き場に1つ。

そうやって気づいたら、ノートブックがどんどん増えていきます。

私もそうでした。

Gemini CLIに自分のNotebookLMを棚卸ししてもらったところ、作成済みノートブックは 163個。Plusプランの上限を200個と見ると、残りは 37個 でした。

思ったより少ない。

そこで今回は、NotebookLMが容量上限に近づいてきた時の実用的な整理術をまとめます。

特に面白かったのは、2025年以前の古いソースを、1つのアーカイブ用Notebookに統合する という方法です。

まず、何の上限に近づいているのかを確認する

整理する前に、まず確認すべきことがあります。

それは、何がいっぱいになっているのか です。

NotebookLMには、プランごとに上限があります。Google公式ヘルプによると、現時点ではおおよそ次のような上限です。

また、1つのソースは最大50万語、またはローカルアップロードで最大200MBという制限もあります。

つまり、整理の方針は2つに分かれます。

  • 1つのNotebookがいっぱい → ソース単位で整理する

  • Notebookの数が多すぎる → ノートブック単位で整理する

私の場合は後者でした。

1つ1つのNotebookが重すぎるというより、Notebookそのものが増えすぎていたのです。

解決策1：2025年以前のソースを1つのアーカイブNotebookに統合する

今回いちばん実用的だと感じたのが、この方法です。

古いNotebookを1つずつ残し続けるのではなく、2025年以前のNotebookを整理して、1つのアーカイブNotebookにまとめる。

たとえば、新しくこういうNotebookを作ります。

アーカイブ：2025年以前の授業研究・教材資料

そして、古いNotebookごとに「アーカイブ用まとめファイル」を作ります。

まとめファイルには、次の情報を入れます。

  • 元のNotebook名

  • 年度・時期

  • ソース一覧

  • そのNotebookが何のためのものだったか

  • 主なテーマ

  • 今後使うとしたら、どんな問いに使えるか

  • 必要なら元ファイルの保存場所

このまとめファイルを、1つずつアーカイブNotebookにソースとして追加していきます。

つまり、92個の古いNotebookを、92個の「まとめソース」として1つのNotebookに集約するイメージです。

なぜこれが効くのか

NotebookLMのNotebookは、1つ1つが独立した作業部屋です。

今まさに考えている授業研究や、今年度の教材づくりには、この独立性がとても便利です。

でも、終わったプロジェクトまで全部「独立した作業部屋」として残しておくと、部屋数だけが増えていきます。

過去の授業記録や、去年の単発調査は、必ずしも毎回NotebookLM上で対話できる状態にしておく必要はありません。

必要なのは、

  • 何の資料だったか分かる

  • 後から検索できる

  • 必要なら元資料に戻れる

この3つです。

それなら、古いNotebookを1つずつ残すより、アーカイブNotebookにまとめた方が管理しやすい。

使うプロンプト例

Gemini CLIやClaude Codeに頼むなら、こういう指示が使えます。

2025年以前のNotebookLMノートブックを整理してください。
各ノートブックについて、以下の内容をMarkdownでまとめてください。

- 元のNotebook名
- 年度・時期
- ソース数
- ソースの種類
- 主なテーマ
- 今後どんな場面で使えそうか
- Active / Reference / Archive の判定

削除はしないでください。
まずはアーカイブ用Markdownファイルと一覧表だけを作ってください。

最後の「削除はしないでください」が大事です。

NotebookLMの整理でいきなり削除までやるのは危険です。まずはアーカイブを作る。目次を作る。検索できるか確認する。その後で削除を判断する。

この順番が安全です。

解決策2：Notesが多いNotebookは、NotesをSource化する

2つ目は、Notebook内の Notes を整理する方法です。

NotebookLMには、SourcesとNotesがあります。

Sourcesは、AIが回答の根拠として使う資料です。PDF、Google Docs、Webページ、音声、画像、YouTubeなどがここに入ります。

Notesは、自分で書いたメモや、チャットの回答を保存したものです。

Google公式ヘルプによると、NotebookLMではNotesをSourceに変換できます。単独のNoteをSource化することも、すべてのNotesをまとめてSource化することもできます。

つまり、Notesが大量にあるNotebookでは、

バラバラのNotesを1つのSourceにまとめる

という整理ができます。

どういう時に効くか

この方法が効くのは、Notebookの中に自分のメモや保存した回答がたくさんある場合です。

たとえば、

  • 研究授業のふりかえりをNotesに保存している

  • AIの回答を何度もSave to Noteしている

  • 読書メモをNotesにたくさん書いている

こういうNotebookなら、NotesをSource化するとかなりスッキリします。

「思考中のメモ」から「保存版の資料」に変わる感じです。

私の場合は、ここで想定が外れた

最初、私はこの方法でかなり整理できると思っていました。

でもGemini CLIに調べてもらうと、私の古いNotebookは、Notesが多いのではなく、Sourcesが多いものばかりでした。

たとえば、

  • ソース109個 / Notes 0個

  • ソース10個 / Notes 0個

  • ソース1個 / Notes 0個

というNotebookが多かった。

つまり、私の場合は「Notesをまとめる」より、「Notebookそのものをアーカイブする」方が効果的だったのです。

ここは大事です。

  • Notesが多い人 → NotesをSource化する

  • Sourcesが多い人 → Notebook単位でアーカイブする

自分の使い方に合わせて整理方法を変える必要があります。

解決策3：Active / Reference / Archive に分ける

3つ目は、運用ルールです。

NotebookLMを「何でも入れておく倉庫」として使うと、すぐに散らかります。

むしろ、NotebookLMは 作業机 として考えた方がよいです。

今、考えたい資料を置く。
今、対話したいテーマを置く。
今、授業づくりに使う資料を置く。

そう考えると、Notebookは次の3つに分けられます。

この3分類を作るだけで、かなり判断しやすくなります。

年度で区切ると教員には合いやすい

教員の場合、年度で区切るのが一番自然です。

  • 今年度の授業・校務 → Active

  • 昨年度の重要資料 → Reference

  • それ以前の完了プロジェクト → Archive

たとえば、2026年度に入ったら、2025年度以前のNotebookを見直す。

「まだ使うもの」「たまに参照したいもの」「アーカイブでよいもの」に分ける。

これを年度末・年度初めのルーティンにすれば、NotebookLMが増え続ける問題をかなり防げます。

ローカル目次を作っておく

アーカイブする時に大事なのは、ローカルに目次を残すことです。

たとえば、こういうファイルを作ります。

NotebookLMアーカイブ一覧

2024_道徳_授業研究.md
- 元Notebook名：道徳授業研究2024
- 状態：Archive
- 主なテーマ：責任、思いやり、話し合い
- 元ファイル保存先：/path/to/archive/
- アーカイブNotebook追加済み：Yes

2024_国語_白いぼうし.md
- 元Notebook名：白いぼうし教材研究
- 状態：Reference
- 理由：今年度も教材づくりで参照する可能性あり

こうしておくと、NotebookLMから外に出しても迷子になりません。

大事なのは、すべてをNotebookLM内に置き続けることではなく、どこに何があるか分かる状態にすること です。

私の結論

NotebookLMがいっぱいになってきたら、いきなり上位プランに上げる前に、まず整理した方がいいです。

私なら、次の順番でやります。

  1. 現在のNotebook数を確認する

  2. 2025年以前など、古いNotebookを抽出する

  3. Notesが多いのか、Sourcesが多いのかを確認する

  4. 整理方法を決める

整理方法はこうです。

  • 古いSources中心のNotebook → 1つのアーカイブNotebookへ統合

  • Notesが多いNotebook → NotesをSource化

  • 完全に終わったNotebook → ローカル保存・目次化・確認後に削除候補

今回の整理で一番大きかった気づきは、これです。

NotebookLMは保管庫ではなく、作業机である。

今、考えている資料はNotebookLMに置く。
いつか見るかもしれない資料は、アーカイブに移す。
その橋渡しとして、目次とまとめSourceを作る。

この考え方に変えるだけで、NotebookLMの使い方がかなりスッキリします。

アーカイブ用テンプレート

最後に、古いNotebookをアーカイブする時のテンプレートを置いておきます。

# NotebookLM アーカイブまとめ

元Notebook名：
年度・時期：
状態：Active / Reference / Archive

## このNotebookの目的

## ソース一覧

- Source 1：
- Source 2：
- Source 3：

## 主なテーマ

## 将来使えそうな問い

- このNotebookは後で何を調べる時に役立つか？
- どんな時に再度NotebookLMへ戻すべきか？

## 重要なメモ・抜粋

## 元ファイルの保存場所

## 判断

- NotebookLMに残す：
- アーカイブへ移す：
- バックアップ後に削除候補：

このテンプレートで古いNotebookごとに1ファイル作り、それを「2025年以前アーカイブNotebook」に入れていく。

そうすれば、昔の資料を完全に捨てずに、NotebookLMの作業スペースを空けられます。

過去の自分が集めた資料を、今の自分が使える形で残す。

NotebookLM整理の目的は、そこにあるのだと思います。

参考

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