T04_タスク管理・マニュアルの作り方を考え、仕組み化

人生に感謝を。シンパクト和 です。タスク管理表とマニュアルの大切さと、仕組みとしてこの2つが残され、改善されていく方法を考察します。

皆さん、こんな経験は無いでしょうか？

• 年度初めに役割分担されたが、自分の年間のタスク量が予想できない。

• チームの主任がそれぞれの業務量を把握していないため、メンバーの業務量が適切に割り振られていない。

• 初めての業務だが、作業マニュアル、引き継ぎがなく誰かに教わりながら手探りで仕事をした。

• マニュアル・引き継ぎデータがあるようだが、どれが最新のものかわからない。

• 前任者の気付いた改善点が次の担当者へ伝わる仕組みになっていない。

　タスク管理と業務マニュアルは、仕事を効率的にするために必要です。
この記事では

について述べます。

タスク管理とマニュアルが必要な理由

タスク管理とマニュアルがあると、次のようなメリットがあります。

• チームのメンバーが、自分や他の人の仕事の進み具合が見えるようになる。管理職が、どの部署にどれだけの人が必要かを判断しやすくなる。

• 人が転勤や異動で変わっても、仕事がスムーズに続けられるようになる。

• 仕事のやり方を改善しやすくなる。

タスク管理とマニュアルがないと、次のような問題が起こります。

• 部署ごとに人が足りているかどうかがわからない。

• 個人の仕事の量が多すぎたり少なすぎたりするかもしれない。

• 担当者が変わると、仕事の内容や手順がわからなくなる。

• 仕事のやり方が毎回同じで、発展しない。

タスク管理とマニュアルが整理されていない理由

　公立高校の教員は、タスク管理とマニュアルを作る時間や気力がないことが多いです。その理由は、主に次の３つが考えられます。

　1つ目、教員はクラス担任、部活指導、授業準備、学校の運営など、たくさんの仕事をしています。目の前の仕事をこなすので精一杯です。生徒を相手にするクラス担任と部活業務には多くの時間をとられます。

　2つ目、分掌主任は、特に地位や給料が上がるわけではありません。したがって、通常の教員業務の延長で仕事をしがちです。相変わらず生徒対応業務は熱心にやりますが、自分たちの校内業務の効率化を考えて業務整理したり、分掌のメンバーに作らせたりすることが少ないです。

　はっきり言えば、主任も普通の教員と大きくは変わらない視点で仕事をしています。

　3つ目、どの管理職も生徒対応業務部分には、力を入れます。例えば進学実績などです。しかし、自分たちの業務に関しては前年踏襲の仕事のやり方を変えないことが多いです。

　前年踏襲ではなく、と話しはします。しかし、前年踏襲とならないような仕組みを作るようなことはなかなかしません。

　組織の土台作り・変革には着手しない傾向があります。これは、2・3年で管理職は変わることが原因かもしれません。

自分が時間を多くかけたことの振り返り

　タスク管理とマニュアルが整理されていない理由を述べた私自身もこの２つの重要性を考えていない人間の一人でした。

　私がこれまでに主に時間をかけた3つのことを振り返ります。

教材研究：
　生徒に伝わりやすい授業を作る方法を考えることに多くの時間を使いました。パワーポイントを準備したり、やデジタル教材を使ったり、グループワークや個別最適授業を取り入れたりしました。

　特にパワーポイントを使用した教材作りは放課後、土日の時間など多くの時間を必要としました。

進学指導：
　難関大学を目指す生徒に対する指導力を高めるために情報収集や入試問題の研究をしました。難関大学への指導には多くの時間が必要でした。

部活動：
　土日、部活動をするのが当たり前のような環境でした。私の住んでいる県では、中学校や高校で全員が部活動に参加していました。

　このような環境で育った教員は、部活動に私生活の時間を使うのが普通だと思っているので問題です。

タスク管理とマニュアルの現状

　もちろん学校によりますが、現在、教員現場にはあるものは有益なものになっていないことが多いです。

　タスク管理は割り当て表程度で、マニュアルは作業記録メモのようなものです。基本的に実施したデータのみしかなく、担当者、業務ごとにメモの有無が異なるので、メモを探す気になりません。

有益なタスク管理とマニュアル作成

　私は業務改善をしたくて、エクセルなどのPCスキルを身につけ実践することに力を入れ始めました。約４年間、いろいろな本とYou Tubeを活用してPCスキルを身につけてきました。

　教務主任になったので、自分の業務だけでなく組織のために務めている職場の効率を上げる取り組みをやりやすくなりました。

タスク管理表サンプル作成
　タスク管理表は、エクセルで作りました。以下はサンプルです。現在メンバーの意見を聞きながら、修正して本校で使用するバージョンの作成中です。令和６年３月下旬から運用を始めます。

マニュアル作りの進め方

　マニュアルは、OneNoteで作成中です。学校で使っているTeamsのOneNoteを活用します。

　今年度からすでに始めて、メンバーが自分の仕事のメモを残しています。年度末に整理して、マニュアルの第一歩にします。

　仕事によっては、フォルダを「01_～」「02_～」のように作業順と作業内容ごとにまとめておくこともします。令和６年３月下旬までに今年度の仕事内容を整理して、次年度に備えます。

　マニュアルを整理するだけでなく、マニュアルが改善されていく仕組みまで作ります。OneNoteで作成するメリットは、起動が速くかつ様々な項目にすぐにアクセスできる点です。マニュアルのあり、なしがすぐにわかります。

このままでは大変になる（すでになっている？）危機感

　私生活と仕事でExcelと、生成AIを使う中で教員現場のデータ整理あり方に危機感を感じました。

　教員はエクセルを毎日使っていますが、その使い方は効率的ではありません。例えば、ピボットテーブルさえ使ったことがない人がほとんどです。そのため、Excelの機能を活かすためのデータの形式がわからずにデータ蓄積しています。

　Excelを清書ツールとしてしか使えない人が多いのです。データベースの基礎から学ぶ必要があります。AIを活用して蓄積データを使うには、AIに読み込ませられる形式でデータを保存しなければなりません。

　教育現場では、これができていません。生成AIの恩恵を受けられないことは致命的です。

　ただ、手を拱いている場合ではありません。私の職場では教務課が中心となってICT活用研修を令和５年度より実施しています。まだまだ十分な取り組みではありませんが、やるしかありません。

実践の結果報告

　実践の結果は、定期的にまとめて報告します。

　有益なタスク管理ツールとマニュアルを作ることで、仕事が効率的になると思います。私が作成して有益化したツールはこの note で皆さんへも公開していきます。

　個々人がPCスキルを上げることで、仕事の改善のアイディアが出やすくなると思います。

　リーダー的な役割を果たす方のPCスキルは必須です。できないでは済まない時代だし、自分の下で働く若者に大きな迷惑をかけることになります。どの職種でも、PCスキルを向上させる人が増える必要があると思います。

改善されながら「タスク管理表」、「マニュアル」、「改善点引き継ぎメモ」が残っていく仕組み
を職場のみんなの当たり前にして、成長できるチーム構築をしていきたいです。

人生の限りある時間を大切に。シンパクト和 でした。