依頼を受ける前のひと確認で、仕事のやり直しはかなり減らせる

こんにちは。
起業家サポーターとして、事業の裏側に伴走している福岡すみれです。

「この資料、整えておいてもらえますか？」
クライアントからそう言われて、

「はい、わかりました！」
とすぐに作業を始めたくなることがあります。

早く着手したほうが喜ばれそう。
細かく聞くより、自分で汲み取ったほうがいいかもしれない。
何度も確認すると、仕事ができない人に見えそう。

そんな気持ちになることもあると思います。

でも実際のクライアントワークでは、最初の数分を惜しんだことで、あとから大きくやり直すことがあります。

「ここまで作り込まなくてよかったです」
「社内向けではなく、お客様向けでした」
「今回使いたかったのは、この情報ではありませんでした」

作業そのものは間違っていない。
ただ、お互いが思い浮かべていた完成形が違っていた。

こういう手戻りは、意外と多いものです。

「何をつくるか」より「何に使うか」を確認する

たとえば、「来週のミーティング用に、これまでの数字をまとめてほしい」と依頼されたとします。

必要な数字を集めて、見やすく表にする。

一見、それで問題なさそうです。
でも、その資料を何に使うのかによって、必要なまとめ方は変わります。

現状を共有するだけなのか。
来月の方針を決めるためなのか。
外部の人に説明するためなのか。

もし「来月どの商品に力を入れるかを決めたい」という目的なら、単純に数字を並べるだけでは足りないかもしれません。

前月との比較や、商品ごとの変化があったほうが判断しやすい。

一方で、ただ現状確認をするだけなら、そこまで作り込む必要はないこともあります。

同じ「数字をまとめる」という依頼でも、目的が違えば完成形も変わります。

だから私は、作業に入る前に、
「今回、この資料を見て何を決めたいですか？」
と確認することを大切にしています。

この一言で、仕事の方向がかなり見えやすくなります。

完成形のズレは、最初に小さく合わせておく

もうひとつ、確認しておくと手戻りが減るのが「どこまでやるか」です。

「資料を整える」と言われたとき、
誤字を直して体裁をそろえるところまでなのか。
構成を組み直してよいのか。
文章そのものも書き換えてよいのか。

ここを曖昧にしたまま進めると、自分では良かれと思って手を入れたことが、相手にとっては「そこは変えないでほしかった」になることがあります。

逆に、
「読みやすいように、順番も入れ替えておいてほしかった」
と言われることもあります。

最初に、
「今回は見た目を整えるところまでで大丈夫ですか？」
「内容の順番も、必要ならこちらで変えてよいでしょうか」
と聞いておくだけで、かなり防げます。

確認というと、細かい質問を何個も投げるイメージがあるかもしれません。
でも、大切なのは全部を聞くことではありません。

「ここがズレるとやり直しになりそう」
というポイントだけを押さえることです。

目的。
期限。
完成形。
自分で判断してよい範囲。

このあたりが見えていれば、あとはかなり動きやすくなります。

確認は、相手の仕事を増やすことではない

裏方の仕事をしている人ほど、クライアントの手間を増やしたくないと思っている人が多いです。

だから、
「これくらい、自分で考えたほうがいいよね」
と抱え込んでしまうことがあります。

もちろん、毎回すべてを聞いていたら、相手の負担になります。
でも、「聞かないこと」と「自分で考えること」は同じではありません。

まず自分なりに考えてから、
「今回は〇〇に使う資料だと思うので、Aの形でまとめようと思っています。認識合っていますか？」と聞けばいい。

これなら、ゼロから相手に考えてもらう必要はありません。

むしろクライアント側も、
「そうそう、それでお願いします」
と短く返せます。

あるいは、
「今回はBの目的だから、そこだけ変えてほしい」
と、早い段階で修正できます。

信頼される人は、確認しない人ではありません。
相手が答えやすい形で確認できる人だと思います。

明日からひとつ試すなら、依頼を受けたときにすぐ着手する前に、
「私の理解では、〇〇のために△△の状態まで仕上げる仕事ですが、合っていますか？」
と一度言葉にしてみてください。

この一文だけでも、認識のズレはかなり見つけやすくなります。

早く動くことは大切です。
でも、本当に早い人は、着手が一番早い人ではなく、やり直しが少ない人かもしれません。

依頼を受けたら、まず少しだけ立ち止まって、目的と完成形をそろえる。そのひと確認が、結果的にクライアントの時間も、自分の時間も守ってくれます。

そして、こういう小さな積み重ねが、
「この人なら安心して任せられる」
という信頼につながっていくのだと思います。

最後まで読んでくださってありがとうございます。