【脱・ファイル迷子】SharePointを使いこなせば情報共有と自動化が一気に解決する
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SharePointとは何か、まず基本から整理しよう
「ファイルがどこにあるかわからない」
「最新版と古いバージョンが混在している」
「リモートワーク中に資料を共有するのが面倒」
――こうした悩みを一度でも感じたことがある方に、今回はMicrosoftの情報共有プラットフォーム「SharePoint（シェアポイント）」を紹介します。
SharePointとは、Microsoft 365に含まれる企業向けの情報共有・コラボレーションツールです。ファイルの共有やドキュメント管理はもちろん、チームやプロジェクトごとに社内ポータルサイトを作成して情報を一か所に集約できるため、業務効率の向上を目的として多くの企業に導入されています。
よく混同されるOneDriveとの違いを一言で言うと、「OneDriveは個人向けのクラウドストレージ」で、「SharePointは組織・チーム向けの情報共有プラットフォーム」という位置づけです。個人の作業ファイルを置くならOneDrive、チームで共同管理するならSharePointと使い分けるのが基本です。
なお、SharePointにはオンプレミス版とクラウド版（SharePoint Online）がありますが、現在は「SharePoint」と言えばクラウド版を指すのが一般的です。また、オンプレミス版の「SharePoint Server 2016」「SharePoint Server 2019」は2026年7月14日にサポートが終了することが決定しているため、これらを利用中の方はクラウド版への移行を検討する必要があります。
SharePointでできること9つを整理しよう
SharePointは「ファイル共有ツール」と思われがちですが、実際にできることはそれだけではありません。主な機能を整理してみます。
1. 社内ポータルサイトの作成
会社のお知らせや部署情報をまとめたWebサイトをSharePoint上で作成できます。ITが苦手な従業員でも利用しやすいシンプルな操作感が特徴です。
2. ファイル共有と共同編集
WordやExcelなどのOffice製品と連携し、チームメンバーが同じファイルをリアルタイムで共同編集できます。メール添付と違い、ファイルの容量制限を気にせずアップロードでき、Microsoftのセキュリティシステムも活用できます。
3. 全文検索
ファイル名だけでなく、ファイルの中の文字情報まで検索対象に含められます。「あのファイル、何という名前だったっけ……」という状況でも、覚えているキーワードを入力するだけで目的のファイルを見つけられます。
4. Microsoft Lists（リスト機能）
Excelで管理していた情報（スケジュール、案件一覧、申請状況など）をSharePoint上のリストとして管理できます。データベースのような使い方も可能で、フォルダに縛られない情報整理が実現します。
5. ワークフローの構築
申請・承認フローをデジタル化できます。従来の紙ベースのワークフロー（印刷・押印・郵送）が不要となり、どこにいても承認手続きが完結します。
6. バージョン管理
ファイルの変更履歴が自動で保存されます。誤って上書きしてしまった場合でも、以前のバージョンに戻すことが可能です。
7. アンケート作成・集計
社内アンケートや申請フォームをSharePoint上で作成・集計できます。
8. 予定表の作成・共有
チームの予定やプロジェクトスケジュールをカレンダー形式で共有できます。
9. Microsoft 365製品との連携
Teams、Outlook、OneDrive、Power Automateなど他のMicrosoft 365製品と高い親和性で連携できます。実はTeamsでやり取りしたファイルは、裏側ではSharePoint上に保存されています。
中小企業こそSharePointが刺さる理由
大企業向けのツールだと思われがちなSharePointですが、実際には中小企業にこそメリットが大きいと感じています。特に、社員数が少なく情報共有のルールが整備されていない組織では、「ファイルサーバーの代わり」「社内Wikiの代わり」として非常に有効に機能します。
テレワークが増えた現代では、社内ネットワーク以外からもアクセスできるクラウドの利便性は非常に高く、業務継続性の面でも安心感があります。
私自身、業務効率化の文脈でVBAやRPAを使ってきた中で感じるのは、「情報が散在している組織では自動化の効果が半減する」ということです。RPAや自動化ツールを入れる前に、まず情報の置き場所を整えることが重要で、SharePointはその基盤として非常に優秀です。情報の一元化なしに自動化を進めると、どこに何があるかわからないまま処理だけ自動化されてしまい、属人化のリスクが残り続けます。
Power Automateと組み合わせれば最強の自動化基盤になる
SharePointの真価が発揮されるのは、Power Automateと組み合わせたときです。
Power AutomateはMicrosoftが提供するワークフロー自動化ツールで、SharePointとは100以上のテンプレートで連携しています。ノーコード・ローコードで自動化フローを作成できるため、プログラマーでなくても運用できるのが大きな特徴です。
具体的な連携シナリオをいくつか紹介します。
承認フローの自動化：SharePointにファイルがアップロードされたとき、自動的に承認依頼メールをTeamsや Outlookで送信する
通知の自動配信：特定のフォルダにファイルが追加されたら、関係者にTeams通知を飛ばす
リスト更新の検知：SharePointリストに申請が登録されたら、担当者に通知し承認後の結果を申請者に返信する
ファイルの自動整理：条件に合うファイルを特定のフォルダに自動移動させる
これらを組み合わせると、「紙の申請書→上司に持参→承認→ファイリング」という従来のフローが、「SharePointのリストに入力→自動通知→クラウド上で承認完了」にすべて置き換わります。
RPA（Power Automate Desktop）でSharePointとのデータ連携も可能で、ODBCドライバを通じてSharePointのデータをCSVなどに自動出力するといった処理も実現できます。VBAやRPAを使った業務自動化の経験がある方なら、SharePoint＋Power Automateの組み合わせは非常に親しみやすいはずです。
SharePointエージェントという新機能が登場している
2024年11月のMicrosoft Igniteにて、SharePointエージェントの一般提供が発表されました。これはSharePointサイトとドキュメントをもとに、AIが質問に回答したり、情報を要約したりしてくれるエージェント機能です。
👇AIとITツールの活用について、さらに詳しく知りたい方はこちらもどうぞ
SharePointを使いはじめる前に知っておきたいデメリット
メリットばかりを紹介してきましたが、正直にデメリットも整理しておきます。
学習コストがある
ドキュメント管理、アクセス権限設定、ワークフロー構築など多岐にわたる機能があるため、使いこなすまでには時間がかかります。特に初期設定はIT担当者がいないと難しいケースもあります。
詳細なアクセス解析ができない
Google Analyticsのようなアクセス解析機能は標準では弱めです。誰がどのページをよく見ているかを詳しく分析したい場合は別途対応が必要です。
導入には費用が発生する
ライセンス費用が必要です。ただし、Microsoft 365を契約している企業であれば多くのプランにSharePointが含まれているため、追加費用なしで使えるケースも多いです。
これらのデメリットも踏まえた上で、「現状の情報共有がバラバラで非効率」という課題を抱えている組織であれば、導入のメリットは十分に上回ると思います。
SharePointを導入するまでの流れ
実際に使い始めるまでのステップを簡単に整理します。
目的の明確化：何のために使うのか（ファイル共有、社内ポータル、ワークフロー）を最初に決める
要件定義：どの部署・チームが使うか、どのデータを格納するかを整理する
テストページの作成：まず少人数でテスト運用し、修正点を洗い出す
各部署での試用と意見収集：現場の声を取り入れて改善する
本格運用と継続改善：使いながらルールと設計を磨いていく
いきなり全社展開しようとすると失敗しやすいです。まず1チームか1部署に絞って始め、うまくいったら横展開するのが現実的なアプローチです。属人化した作業を仕組み化するためのツールとして、小さく始めてしっかり定着させることが重要です。
まとめ：SharePointは情報共有と自動化の起点になる
SharePointは単なるファイル置き場ではありません。情報を一元管理し、Power Automateと組み合わせることで自動化の基盤となり、最近ではAIエージェントとしても機能し始めています。
「情報がバラバラで仕事が遅い」「申請・承認がいつもメールとExcelで煩雑」「テレワーク中にファイルがすぐ見つからない」といった課題を抱えている方は、ぜひSharePointの導入を検討してみてください。
Microsoft 365をすでに使っている環境であれば、多くの場合は追加コストなしに始められます。まずはチームサイトを1つ作ってみるだけでも、情報共有の質が変わるはずです。
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