『コーポレートカードの領収書を集める仕事を、やめました！』UPSIDERで証憑回収を徹底効率化した方法

こんにちは！
バックオフィス業務改善のご支援を行うKIRINJI株式会社の早瀬です。

日々たくさんの経理オペレーションに向き合う中で、ずっと地味に重たかった仕事があります。
それが「コーポレートカードで決済された費用ごとに、対応する領収書を集めて、経理システムに連携する」という作業です。

みなさまも、こうした経験ありませんか？
・GmailやSlackに証憑メールが散らばっている
・月末に「証憑の提出お願いします」ってリマインドを送りまくる
・SaaS・クラウドサービスの請求書が大量に届き、整理だけで時間が溶ける

こうした“地味に重たい仕事”が、UPSIDERカードの「証憑回収＆自動紐付け機能」と「Slackリマインド機能」を活用することでかなり楽になります。

このnoteでは、2025年12月に開催したUPSDERユーザーコミュニティ『UPs』の大忘年会で、「これ、もっと早く知りたかった」 という声がかなり多かったこの機能について、少し丁寧に解説していきます。

■ 地味かも？だけど大量にあるカード仕訳

コーポレートカードの決済後の経理業務。それは決して複雑ではありませんが、カードを切ることの多い会社であれば、その決済の累積が、実は経理メンバーのとんでもない負担となっていたりします。

経理の方は、コーポレートカード決済後、通常、こんな感じで領収書の整理をしています。
・領収書を探す（Webからダウンロード or メール添付 or 誰かが持ってる）
・写真を撮る／ダウンロードする
・明細と紐づける
・仕訳を入れる

この作業が大量にあります。

そして、カード決済をfreeeや他の会計ツールと連携していても、結局この「探して紐づける」作業自体は人の手でやるしかない状態が多くて、地味にしんどいんです。

その結果、月末にまとめて処理しようとして忘れたり、「どこにあったっけ？」が頻発するのはスタートアップあるあるではないでしょうか。

■ オススメしたい「証憑回収＆自動紐付け機能」

そこで登場するのが、UPSIDERカードの「証憑回収＆自動紐付け機能」です。

この機能ではこんなことができます！

1. UPSIDER上で専用の請求書回収用メールアドレスを発行

2. 各サービスの請求書送付先としてそのアドレスを設定

3. メールで届いた証憑をAIが自動で該当する決済データに紐付け

これだけで、以後はほぼ人が介在しなくても証憑がカード明細に連携された状態が出来上がります。人の手で転送したり探したりする必要がなくなるのが、とにかく大きいです。

ここら辺のサービスは、全てメールで請求書PDFが届くので、
上記設定をするだけで、メールを漁る必要なしに！

また、UPSIDERの仕訳機能を活用すれば、利用明細や一度入力した仕訳をAIが学習して勘定科目を自動推測してくれます。
これでかなりの数の領収書回収〜仕訳が自動化されていきます。

■ 証憑回収＆自動紐付け機能の設定方法

やることはめっちゃ簡単、2ステップです。

1.UPSIDERの管理画面で法人カードごとに専用の請求書回収メールアドレスを発行

2.発行されたメールアドレスを、利用中の各サービスの請求書送付先として登録

以上です！こんだけ！

■ あわせて設定！証憑リマインド機能

ここで1つ困ったポイントがあります。
普段よりSlack連携機能を使っていて、その上で証憑回収＆自動紐付け機能を使うと、いまいち、どの証憑は回収できていて、どの証憑は未回収かわからなくなってしまうと思います。
（証憑回収＆自動紐付け機能で証憑回収できたかどうかは、Slack上では判断がつかないため）

そういうときは、証憑が添付されていない決済をSlack上でリマインドしてもらえる「証憑リマインド機能」を併用しましょう。
この機能を使うと、毎月初に、前月にカード決済されたもののうち、証憑が添付されていない決済をSlack上でリマインドしてもらうことができます。

みなさまには以下の設定をお勧めしたいです！ =========================
事前準備：カードを利用する人別に、カードの利用通知用チャンネルを準備
（こうすることで、「このチャンネルの通知は、全て貴方宛ですよ」という状態にする）

設定内容：以下2つの証憑リマインドをセット
①毎月1日に未添付の決済を、Slack上で一斉にリマインドしてもらう
②毎月4日に改めて、未添付の証憑を再リマインド
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こうすることで、①で証憑が不足しているものを一覧で教えてもらえます。
その上で、うっかり証憑アップロード忘れや、紐付け失敗した取引があったら、②でリマインドしてもらえます。

この機能のことは知っていても、1つのチャンネル上で、2回目のリマインドを設定できることを知らなかったって方も多くいらっしゃいました。
ぜひ忘れずに2回目のリマインド設定も行ってください。

ちなみに僕は、この証憑リマインド設定を利用し始めてから、個々人に対する領収書のプッシュはほっとんどしておりません。
忘れやすい人には3回目のリマインドが送られるようにしたりしていますが、基本的には、全社員、UPSIDERからのリマインドで対応してくれるようになりました。

■ まとめ｜領収書を集める仕事はやめましょう

請求書メールが散らばって探しまわる。
そんな日々は、もうやめてしまいましょう。

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UPSIDERの「証憑回収＆自動紐付け機能」を使って、
①領収書はUPSIDERに届く
②届いた瞬間に決済データに紐づく
③未添付だけをSlackでリマインドする

「証憑リマインド機能」を使って、メールで届かない領収書は個別に、
①前月利用分で不足している領収書を通知
②数日後、添付が漏れてる領収書を再通知
③それでも対応してくれない人にだけ経理からプッシュ
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この流れを一度設計してしまえば、
月末の「探す」「催促する」「漏れを確認する」、
それでやっと「仕訳」を入れるという地味に重たい作業が、
かな〜り楽になります。

仮に、カード決済が100件あったとしたら、、、1件の領収書を探して、添付、仕訳入力まで含めて3分かかったとして、300分の作業です。

このうち半分でもいいんです。半分がUPSIDERで自動化されたら、150分は別の作業ができます。月初の150分は超貴重ですからね。

本日のnoteはここまでとなりますが、
UPSIDERユーザーコミュニティ「UPs」では、
忘年会なのに、こうした実務で効く仕組みを共有しています。

Slackコミュニティで日々交流ができることに加え、
定期的にオフラインイベントを開催していますので、
ご興味ある方はぜひお気軽にご参加ください！

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