コピペで使える｜業務で自動化できる作業を見つけるAIへの3つの質問
今日のサムネイルは
桜島を眺めている
Takaです🌋
業務を自動化したいと思っても
そもそも自分の仕事の中で
どれを自動化できるのか
そこが分からなくて
止まってしまう
そんなことは
ありませんか？
実は自動化でつまずく
最初のポイントは
ツールの使い方ではなく
「自動化できる作業に
気づけるか」
の方なんです
今日は
そこをAIに手伝ってもらう
3つの質問を
そのまま渡します
記事の終わりに
コピペで使えるプロンプトを
置いておくので
読み終わったらすぐ試せます
依頼してくれた人ほど気づいていない
僕は副業で
GASという無料ツールを使って
業務を自動化する仕事を
受けてきました
依頼をいただくとき
よく出会う場面があります
それは
依頼してくれた本人が
自分のどの作業を自動化できるのか
分かっていない場面です
「とにかく忙しいので
何か楽にしたい」
そう言ってもらえても
具体的にどの作業を渡せばいいかは
ご本人も整理できていないことが
多いんです
これは
能力の話ではありません
毎日やっている作業ほど
自分にとっては当たり前すぎて
自動化できると
気づきにくいだけなんです
たとえば
毎週おなじ形で作っている集計や
一人ずつ送っている案内メールは
自動化しやすい作業の代表です
それでも
毎日の流れに溶け込んでいると
わざわざ自動化するものだとは
思いにくいんです
だから僕は
作業を一緒に書き出すところから
始めることがよくあります
自動化のスキルよりも先に
自動化できる作業に気づけること
そこが入り口になります
自動化しやすい作業には共通点がある
書き出した作業を見ていくと
自動化しやすいものには
だいたい共通点があります
1つ目は
毎日や毎週など
繰り返しやっている作業です
2つ目は
手順が毎回ほぼ同じ作業です
3つ目は
人の判断が
ほとんどいらない作業です
この3つに当てはまる作業ほど
自動化と相性がいいです
ただ
自分の仕事だと
どれがこの3つに当てはまるのか
意外と見えにくいものです
そこで僕がやっているのが
作業をまるごとAIに渡して
この3つの観点で
見てもらう方法です
作業を並べてAIに見つけてもらう
ここから先は
コピペしてAIに貼るだけで試せます
まず自分の毎日や毎週の作業を
思いつくだけ
箇条書きで並べてください
そのうえで
このプロンプトを送ります
あなたは業務効率化のプロです。
私の仕事の作業を下に並べます。
次の3つの質問で1つずつ見て
自動化できそうな作業を
自動化しやすい順に
3〜5個 理由つきで教えてください。
質問1
毎日や毎週など
繰り返している作業はどれ？
質問2
手順が毎回ほぼ同じ作業はどれ？
質問3
人の判断が
ほとんどいらない作業はどれ？
私の作業:
・[ここに思いつくだけ並べる]作業を並べて送るだけで
自動化しやすい順に
候補を挙げてくれます
しかも
なぜその作業が向いているのか
理由まで付けてくれるので
自分でも納得しながら選べます
作業を並べてみると
毎日のつもりでやっていた中に
週に一度や月に一度の
単純な作業が
混ざっていることがよくあります
そういう作業ほど
AIは自動化候補として
すぐに拾い上げてくれます
完璧なリストを
用意する必要はありません
思いつくまま並べた作業でも
AIが3つの観点で見て
自動化できそうなものを
見つけ出してくれます
まずは1つ見つけるところから
最後に
一番伝えたいことを書きます
自動化というと
プログラミングや
難しいツールの話だと
身構えてしまいがちです
でも
本当に最初に必要なのは
自動化できる作業に
気づけることの方です
そこさえ見つかれば
あとはAIに相談しながら
1つずつ形にしていけます
全部を一度に
自動化しようとしなくて
大丈夫です
まずは1つだけ見つけて
それを自動化してみます
その積み重ねで
自分の時間は
少しずつ増えていきます
増えた時間は
新しい仕事や
やってみたかった作業に
回すこともできます
大切な人と過ごす時間に
あてることもできます
自動化のうれしいところは
作業が楽になるだけでなく
こうして自分のために使える時間が
増えていくことです
まずは自分の作業を並べて
AIに3つの質問を投げるところから
始めてみてください！
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