小学校からもらう大量プリントのお手軽管理法

くたくた

2025年2月15日 08:28

「小学校からのお知らせプリント、多すぎ！」
「どこに何があるかわからない！」

こんな悩み、ありませんか？

わたしも絶賛経験中ですが、子どもが小学校に入ると、毎日のようにたくさんの書類が配られます。

「行事の予定、持ち物リスト、提出物のお知らせ…大事な情報が満載なのはわかるけど、整理が追いつかない！」

今回は、こんな時に役立つサービスをご紹介します。

写真だけじゃないフォトサービス

今回ご紹介するのは、Googleフォト。
iPhoneユーザーであるわたしも使っています。

Googleフォトというと、スマホで撮った写真や動画を保存するイメージが強いかもしれません。
もちろんそれもできるのですが、さらに、書類の整理にも大活躍してくれるんです。

使い方はとっても簡単。

スマホのカメラで書類を撮影
まずは、お手持ちのスマホでプリントを撮影。
Googleフォトにアップロード
Googleフォトアプリを開いてアップロード（設定しておけば自動でアップロードもされますが、すぐにアップロードしたい場合はアプリを開きます）。
共有フォルダを作成（一度設定すればOK）
夫婦や家族で共有できるフォルダを作成。たとえば、「小学校関係書類」というフォルダを作るとわかりやすいです。そして、夫婦のアカウント（わたしの場合は奥さんのGmailドレス）を追加。
フォルダに紐付け
アップロードした写真を共有フォルダに追加。

たったこれだけで、書類のデータ化と共有が完了します。

アップロードしておけば、必要な時に検索するだけ

Googleフォトが書類整理に最適なのは、こんな理由があるからです。

スマホで手軽に管理できる
わざわざスキャナーを用意したり、パソコンを開いたりする必要はありません。スマホ一つで完結するので、いつでもどこでも整理できます。書類をもっと鮮明に保存したい場合は、自動補正のアプリを調べてみるとよりキレイに保存できます（わたしは使っていませんが・・・）。
共有が簡単
夫婦で共有フォルダを作っておけば、お互いに必要な情報にアクセスできます。「あれ、運動会の予定っていつだっけ？」なんて時も、すぐに確認できて便利です。
検索機能が優秀
なによりGoogleフォトのすごいところは、OCR（文字認識）機能が搭載されていること。アップロードした書類内の文字を自動で読み取ってくれるんです。だから、後から「運動会」と検索すれば、運動会に関する書類がすぐ確認できます（もちろんこの場合、書類に「運動会」という文字がある必要があります。もし「運動会」と書かれていない次のページなどが見たい場合は、ヒットした画像のアップロード日を確認して、検索を閉じてその日付から探します）。
紛失の心配なし
紙の書類だと、なくしてしまう心配があります。Googleフォトに保存しておけば、データなので紛失の心配はありません。

容量が少ないのがデメリットだが…

今回のように、Googleフォトを使えば、小学校から渡される大量の書類もスマホで手軽に管理できます。
夫婦で共有したりOCR機能で検索したりできるので、必要な情報にすぐにアクセスできてかなり便利。

ただし、Googleの無料アカウントでは、Googleのストレージに保存できる容量は15GB。
これはGmailやGoogleドライブと共有の容量なので、もしほかでたくさん使っている場合は、有料プランに入る必要があります。
これが、Googleフォトのデメリット。

たとえばわたしは、一番低い100GB：年間2,500円のプランに入っています。
とくにわたしの場合は、「奥さんとの子どもの写真や動画を共有する」という目的もあって、どうしても容量をたくさん使ってしまうからです。

ただGoogleフォトでは、今回のような文字認識以外に顔認識もお手の物。
子どもの顔を登録しておけば、写真がアップロードされるたび自動で共有フォルダに入れてくれるので、ズボラなわたしにはピッタリなんです。
以前も書きましたが、このように写真も共有したい場合は、有料プランに入ることをおすすめします。