チャットで長文は読まれない(泣) それでも多くの情報を伝えるコツ9選
こんにちは！
仕事におけるチャットのコミュニケーションのノウハウをお伝えしている青井タコと申します！
チャットは短文のやりとりが中心です。何も考えずにいきなり長文を送ると、スルーされたり、ちゃんと伝わらなかったりしがちです。
それでも、できるだけ多くの情報をチャットで伝えたいときは、どうすればいいでしょうか？
そんなときに使える、9つのテクニックを紹介します。
長いので要約すると「情報を整理し、シビアに濃淡をつける」ということに尽きます。
要は、何が言いたいのか
まず、その投稿で、要は何を伝えたいのか、「ここだけは読んでほしい」という部分はどこなのか、よく考えましょう。これができると自ずと読みやすい投稿になっていきます。
その上で、「もっとも言いたいこと」を冒頭に持ってこれるときは持ってくる。前置きが必要だったりして冒頭に持ってくると分かりづらいときは、視覚的に区別したり、「以下が結論です」と明示するなどし、分かりやすく目立たせましょう。
箇条書きで整理する
箇条書きはそれだけでひとつの本が書かれるほど、奥が深いです。私もめちゃくちゃ使います。
以下は3つの案件の状況を共有する場面です。パッと見で、どちらが見やすいですか？
案件Aは、若干遅れており、追加リソースを調整中です。案件Bは、予定通りの進捗で、クライアントと調整中です。案件Cについては、未着手で、来週着手予定です。
・案件A：若干遅れ。追加リソース調整中
・案件B：予定通り。クライアントと調整中
・案件C：未着手。来週着手予定
まったく同じ内容を伝えているのに、下の方が明らかに頭に入ってきやすいですよね。この文章は「箇条書きにできないか」を常に考えるクセをつけるとよいです。
これは単純な例ですが、インデント(字下げ)で階層構造を作るなどすると、より複雑な内容をきれいに整理できます。
重要な部分を強調する
すみカッコで【重要】と書いてみたり
【重要】
資料のたたき台を11月1日までに全員に共有してください
アイコンをアイキャッチとして使ってみたり
⚠️資料のたたき台を11月1日までに全員に共有してください⚠️
太字や下線を使ってみたり
次のステップですが、まずは資料の叩き台を11月1日までに全員に共有してください。その後、個別に対応が必要な部分について修正をお願いいたします。特に○○の部分は、クライアント向けの説明準備に影響があるため、重点的にお願いいたします。
要は、情報に濃淡を付け、視覚的に明示する、ということです。
ちなみに太字と下線は、基本的にどちらかでいいでしょう。
「黒く」しすぎない
漢字ばかりだったり、文章が詰まりすぎていたりすると、それだけで読む気がなくなってしまいます。
具体的には、以下のような点を意識すると良いでしょう。
ひらがなで開くべきところは開く
副詞や接続詞などはひらがなで書くことと読みやすくなります。あまり難しいことは考えず、漢字が多すぎたら、ひらがなしても違和感のないところはひらがなにしましょう。それだけで少し読みやすい文章になります。
<例>
沢山→たくさん
頂く→いただく
致します→いたします
御座います→ございます
という事→ということ
熟語→送り仮名付きの言変えられないか
閉鎖→閉じる
進行→進める
削除→消す
もちろん文脈や、求められるフォーマルさによりますが、ふつうの社内コミュニケーションだと、漢字だけの熟語を使いすぎるよりは、適宜送り仮名付きの言葉にすると読みやすくなります。
改行を適切に行う
以下の2つを比べてみてください。基本的には、数行ごとに改行するようなイメージで、文章にリズムをつくると読みやすくなりやすいです。
お疲れ様です。来月から始まる「業務効率化プロジェクト」についてのご案内です。本プロジェクトは、全体の作業効率を改善し、負荷を分散させることを目的としています。具体的には、各チームの業務フローを見直し、新しいツールの導入も検討中です。つきましては、初回のプロジェクト説明会を10月10日（火）15:00から第一会議室で実施いたします。各チームから最低1名の参加をお願いいたします。今後のスケジュールや参加者リストについては、別途メールで共有いたしますので、ご確認ください。
お疲れ様です。
来月から始まる「業務効率化プロジェクト」についてのご案内です。本プロジェクトは、全体の作業効率を改善し、負荷を分散させることを目的としています。
具体的には、各チームの業務フローを見直し、新しいツールの導入も検討中です。
つきましては、初回のプロジェクト説明会を10月10日（火）15:00から第一会議室で実施いたします。各チームから最低1名の参加をお願いいたします。
今後のスケジュールや参加者リストについては、別途メールで共有いたしますので、ご確認ください。
「目次」を冒頭に作る
これは文字通りですが、内容を項目ごとに分けて目次化しておくと、読み手が全体像をひと目で把握しやすく、必要な情報にすぐアクセスでき、無駄なく読んでもらいやすいです。
ただ、目次化が必要なほど、長く複雑な内容なら、後述のように投稿を分けた方がよい場面も多いです。
自分で読み返してみて判断しましょう。
誰にどこを読んで欲しいか
自分に関係が薄い内容を読まされるのは苦痛です。複数の関係者に関わるような投稿は、各担当ごとにとくに読んでほしい箇所を強調するとよいでしょう。読み手の負荷軽減だけでなく、読み飛ばしの防止にも効果的です。
参考程度に書いているけど読まなくてよい箇所は、それを明示するのも有効です。
山田さん：第2段落のプロジェクトスケジュールを確認し、修正点があれば教えてください。
鈴木さん：クライアントへの対応内容についてのご確認をお願いいたします。
山本部長：途中経過ですが、ご参考までに共有させていただきます。もし、大枠で違和感あれば、ご指摘ください。
【補足】
以下は、より詳しい内容が必要な方だけお読みください。
Q＆Aで整理してみる
情報が多く複雑な内容の場合、「Q&A形式」で整理することで、読み手が疑問に思っていることへの答えをすばやく見つけやすくなります。
以下の2つを比べてみてください。
今回のキャンペーンは、若年層の新規顧客の獲得を目指しています。若年層に絞る理由としては、前回のキャンペーンで、中高年層はある程度獲得できたからです。期間は検討中ですが、来月下旬の1週間程度を目処としています。ただし、現在進行形のキャンペーンBの進捗次第ではズレ込む可能性もあります。
Q：今回のキャンペーンの目的は？
A：若年層の新規顧客の獲得を目指しています。
Q：なぜ若年層に絞る？
A：前回のキャンペーンで、中高年層はある程度獲得できたからです。
Q：期間は？
A：検討中ですが、来月下旬の1週間程度を目処としています。
Q：キャンペーンBとの兼ね合いは？
A：キャンペーンBの進捗次第では、期間がズレ込む可能性まあります。
詳細や参考情報はリンクや添付に
詳細な資料や関連リンクは別に添付し、読みたい人だけが読めるようにすると効果的です。
繰り返しますが、「情報に濃淡を付ける」ことが大事です。
投稿を分ける
複数の案件に関わる内容であったり、複数の関係者に関わる内容であったり、単純に長かったりする場合、投稿を分けるのが有効です。
その際、見逃しを防ぐため「投稿を分けて続けます」などと書いておくとよいでしょう。
今回は以上です！
分かりやすく伝える、というテーマなのに、文字ばっかりで読みづらい記事になってしまいすみません(笑)
今後も定期的に更新していくので、もし参考になったら、ぜひスキやフォローお願いいたします！
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