「マルチタスク」という名の落とし穴 - - なぜか仕事が終わらないあなたへ

はじめに

　「あれもこれも」と手をつけて、結局どれも中途半端に終わっていませんか？

　現代のビジネスシーンでは、メール、チャット、会議、資料作成・・・と、次から次へとタスクが押し寄せます。

　「マルチタスクができる人こそ優秀だ」という風潮もありますが、本当にそうでしょうか？

　実は、あなたの脳は「マルチタスク」ができません。

　厳密に言えば、私たちは複数の作業を同時に並行処理しているのではなく、非常に速いスピードでタスクを切り替えているに過ぎません。

　この切り替え（スイッチング）のたびに、脳は余分なエネルギーを使い、ミスが増え、作業効率は最大で40%も低下するという研究結果もあるほどです。

　「マルチタスク」があなたの集中力と効率を静かに蝕んでいるかもしれません。

　この衝撃的な事実を知って、非効率のループから抜け出しませんか。

‍1.仕事の進め方における「マルチタスク」とは何か？

　ビジネスにおける「マルチタスク」とは、複数の異なるタスクを同時並行で進めようとする行為を指します。

例えば、

　・企画書を作成しながら、メールの通知が入るたびに返信をする

　・Web会議に参加しながら、別の資料のチェックやチャット対応を行う

　・電話対応の途中で、緊急性の低い他の依頼のことも考えてしまう

といった状況です。

　多くのビジネスパーソンは、これを「効率的で、仕事ができる証」と考えがちです。

　しかし、実際には、脳は一つの作業から別の作業へ注意を向け直す際に必ず「タイムラグ（切り替えコスト）」を発生させています。
　この小さなタイムラグが積み重なることで、長時間労働やパフォーマンスの低下を引き起こしてしまうのです。

2.「マルチタスク」の功罪

　マルチタスクは常に悪者というわけではありません。
　特定の状況下では「功」を発揮することもありますが、その「罪」を知ることが効率化への第一歩なのです。

2.1 「功」（メリット）

(1)待ち時間の有効活用
　　誰かからの返信待ちや、処理に時間のかかるシステム待ちといった「手待ち時間」を、別の軽微なタスク（メールの仕分けなど）にあてることで、時間を有効に使います。

(2)ルーティンワークの並行処理
　　慣れた単純作業（例：印刷をかけながら、カレンダーで次の予定を確認するなど）であれば、ある程度は並行して処理できます。

2.2 「罪」（デメリット）

(1)生産性の低下
　　タスクの切り替えコストにより、一つに集中した場合と比較して、完了までに時間がかかります。

(2)ミスの増加
　　集中力が分散するため、入力ミスや認識の間違いなど、ヒューマンエラーが発生しやすくなります。

(3)ストレス・疲労の蓄積
　　脳がフル回転し続けるため、精神的な疲労が溜まりやすく、創造性が低下します。

(4)重要度の判断ミス
　　「緊急度の高いタスク」と「重要度の高いタスク」との区別がつかなくなり、緊急なものに流されてしまいます。

3.どうすれば「仕事の効率化」が図れるのか

　マルチタスクの「罪」を避け、「功」を活かす鍵は、「シングルタスク」を基本にすることです。

3.1 集中力の高い時間を確保する

(1)ディープワーク（深い集中）
　　自分の仕事において、最も重要な成果を生み出すタスク（資料作成、企画立案など）は、完全に遮断された環境で行います。
　　通知を切り、時間を区切って、他のことを考えずに取り組みます。

(2)ポモドーロ・テクニック
　　25分間の集中作業と5分間の休憩を繰り返す時間管理術を取り入れて、メリハリをつけます。

3.2 タスクを「構造化」する

(1)バッチ処理
　　性質の似たタスクをまとめて処理します。
　　例えば、「メール対応は午前と午後の特定の30分間だけ」と決め、それ以外の時間はメールソフトを開かないようにします。
　　電話対応、チャット対応なども同様に時間を区切ります。

(2)「すぐやる」の基準設定
　　2分以内に終わる軽微なタスク（例：簡単な返信、ファイル整理）は、その場で済ませてしまいます。
　　それ以上のタスクは、スケジュールに組み込みます。

3.3 デジタルな誘惑を断つ

　本当に集中が必要な際は、PCやスマートフォンの通知設定を「オフ」にしたり、「おやすみモード」を活用したりして、物理的に割り込みをブロックします。

4.普段から心がけること

　日々の小さな意識改革が、大きな効率化につながります。

(1)「今、何に集中すべきか」を常に意識する
　　別のタスクに意識が飛びそうになったら、手元のタスクの目的を声に出して再確認します。

(2)To Doリストは「優先度順」に並べる
　　緊急度と重要度のマトリクス（アイゼンハワー・マトリクス）などを使い、着手するタスクを明確にして、上から一つずつ片付けます。

(3)完璧主義を手放す
　　多くのタスクを抱えすぎると、一つ一つに時間をかけすぎて、かえって完了が遅れます。
　　最初は70〜80%の完成度で「完了」させて、必要に応じて修正を加えるスタンスも重要です。

おわりに

　私たちは「マルチタスク」という名の非効率な働き方を、知らず知らずのうちに美化してきたのかもしれません。

　これからは、「いかに多くのタスクを同時進行するか」ではなく、「いかに重要なタスクに深く集中するか」が、ビジネスパーソンとしての真の価値を決める時代になります。

　今日から一つでも、デジタルな誘惑を断ち、最も重要なタスクに時間を割く習慣を始めてみませんか。

　その小さな一歩が、あなたの仕事の質と人生の豊かさとを劇的に変えてくれるはずです。

書籍の紹介

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　スティーブン・R・コヴィー (著), フランクリン・コヴィー・ジャパン (翻訳)
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　よりわかりやすく理解しやすい完全訳の『完訳 7つの習慣 人格主義の回復』。
　豊かな人生を望むすべての人にお届けします。
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・エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする Kindle版
　グレッグ・マキューン (著), 高橋璃子 (翻訳)
　 かんき出版 (2014/11/17)
　Apple、Google、Facebook、Twitterのアドバイザーを務める著者の99%の無駄を捨て1%に集中する方法とは!?
　本書で紹介するエッセンシャル思考は、単なるタイムマネジメントやライフハックの技術ではない。
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