【ビジネス文章の基礎】文章作法・分かりやすい文章とは

　文章を書くことは、情報を正確に伝え、相手の理解を得るために重要なスキルです。

　特にビジネスでは「分かりやすい文章」「正しく伝わる文章」が求められます。

　ここでは、一般的なビジネスシーンを想定した、
　　「ビジネスで使える文章」
　を書くためのポイントと具体的な事例を紹介していきたいと思います。

1.分かりやすい文章とは

　分かりやすい文章とは、
　・誰が読んでも
　・誤解なく
　・すぐに理解できる
　文章です。

　そのためには、
　・構成
　・言葉選び
　・表現方法
　に注意することが大切です。

2.書き方のポイント

(1)目的を明確にする
　 誰に向けて、どのような情報を伝えたいのかを意識します。

(2)結論を先に述べる
　 ビジネス文書では、先に結論を述べ、次にその理由や根拠を説明すると効果的です。

(3)簡潔な表現を心がける
　 一文は短く、不要な修飾語は避けます。

(4)具体例を交える
　 抽象的な説明だけでなく、具体例を示すことで読者が理解しやすくなります。

(5)専門用語はできるだけ避ける
　 専門用語が必要な場合は、簡潔に説明を加えます。

3.注意すべきこと

(1)冗長な表現
　同じ内容を繰り返さないようにします。

(2)難解な言葉の使用
　読者の知識レベルに応じた言葉を選びます。

(3)主観的な表現
　事実と意見とを混同しないようにします。

4.やってはいけないこと

(1)専門用語の乱用
　読者が混乱する原因になります。

(2)過度な修飾語の使用
　回りくどい表現は避けるべきです。

(3)あいまいな表現
　「だいたい」「おそらく」などは具体性に欠けるため注意が必要です。

5.ビジネスでの書き方の事例

(1)Eメールの返信

　 【悪い例】
　　ご連絡いただきました件、確認しましたが、現時点では特に大きな問題は発生していないように見受けられます。
　 【良い例】
　　ご連絡ありがとうございます。確認の結果、現在問題は発生しておりません。

(2)提案書

　 【悪い例】
　　本提案は、貴社の課題解決に向けて、さまざまな視点からのアプローチを検討した結果としてご提示するものです。

　【良い例】
　　本提案は、貴社の課題解決に向けた具体的なアプローチを示します。

(3)マニュアル

　 【悪い例】
　　本システムは、多様な業務に対応するため、柔軟な設計が施されております。

　【良い例】
　　本システムは、以下の3つの機能で多様な業務に対応します。
　　・・・・・・・

(4)報告書

　 【悪い例】
　　事象の発生については、さまざまな要因が絡んでいることが判明しました。

　【良い例】
　　事象の発生要因は、「ネットワーク障害」と「設定ミス」の2点です。

(5)スピーチ原稿

　 【悪い例】
　　今日のテーマは、未来への挑戦という広範なものですが、皆さんの関心のある点について説明を進めていきます。

　 【良い例】
　　今日のテーマは「未来への挑戦」です。特に「新技術の導入」に焦点を当ててお話しします。

まとめ

　分かりやすい文章を書くには
　・目的の明確化
　・簡潔な表現
　・明確な表現
　・具体例の提示
　が重要です。

　特にビジネスシーンでは、誤解や行き違いを避けるために、明確で簡潔な文章が求められます。

　これらのポイントを意識しながら、日々の文章作成に取り組んでみてください。

【書籍の紹介】

・ビジネス文章力の基本　ダメ出しされない文書が書ける77のルール Kindle版
　奈良正哉 (著)
　日本実業出版社 (2020/12/10)
　10年間、部下の文章を添削しつづけた著者が教える「超」実用的なビジネス文章術。
　「いつも上司にダメ出しされる」「部下の書く文章が使えない。何度言っても直らない」多くのビジネスマンが、そんな悩みを抱えています。
　では「使える」「一発ＯＫになる」文章にするには、どうすればいいのでしょうか？
　じつはそんなに難しいことではありません。「短く単純に書く」「形式にはめる」「読み手に予測させる」この３つのキーワードを頭において書くだけです。
（ ※ 書籍の解説等は原則としてリンク先（Amazon）における解説をベースに記載しています。詳細内容はリンク先を参照願います。）

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・社会人１年目からの読む・書く・考える・伝える技術 Kindle版
　木山泰嗣 (著)
　ディスカヴァー・トゥエンティワン (2021/3/19)
　著書累計80万部突破!大学教授にして弁護士の著者がインプット&アウトプットの実践的スキルをQ&Aで大公開!
　本書は、著者の大学の教え子たちが、社会人になってから相談してきた実際の悩みや質問をもとに、社会人の基礎体力である、読む・書く・考える・伝えるための技術について、お伝えしています。
　必要な情報を収集し、膨大な資料を読み、分類・整理し、ロジカルに考え、わかりやすく伝えるという弁護士としての技術も惜しみなく記載しました。
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　西出 ひろ子 (著)
プレジデント社 (2020/5/12)
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