【ビジネス文章の基礎】ビジネス文章とは

　noteはもちろん、普段の生活でも文章を書くことが数多くあります。
　何も、かしこまった文章だけではなく、メール、X、Line、、、。ごくごく短い文もあります。

　文章には、読み手がいます。
　その読み手に対して、伝えたいことが正しく届かなければ、その文章は目的をはたすことができません。

　もしかしたらその読み手は、自分自身かもしれません。
　以前に書いた文章を読み返したら、「何を言っているのか、わけが分からない」なんてことがあるかもしれませんよ。

　文章を書くことは、情報を正確に伝え、相手の理解を得るために重要なスキルなのです。

　特にビジネスでは「分かりやすい文章」「正しく伝わる文章」が求められます。

　この記事では、一般的なビジネスシーンを想定した、
　　「ビジネスで使える文章」
　を書くためのポイントと具体的な事例を紹介していきたいと思います。

1.ビジネス文章とは

1.1  相手を動かすためのコミュニケーションツール

　ビジネス文章とは、仕事の場で使われる、特定の目的を持った文章のことです。
　単なる情報の伝達だけではなく、相手に「行動」を促すための重要なコミュニケーションツールなのです。

　たとえば、
　　誰かに何かをお願いしたり（依頼）
　　提案を受け入れてもらったり（提案）
　　間違いを謝罪したり（謝罪）
といった目的があります。

　このため、ビジネス文章には、他の文章とは異なるいくつかの特徴があります。

1.2 特徴と他の文章との違い

　小説や日記、エッセイなどの文章は、書き手の感情や考えを自由に表現することが目的です。
　一方でビジネス文章は、読み手の立場や状況を考え、正確かつ効率的に情報を伝えることを最も重視します。

(1)目的が明確
　　誰に、何を、どうしてほしいのかがはっきりしています。

(2)論理的で簡潔
　　伝えたいことが正確に伝わるよう、無駄な表現を省き、筋道を立てて書きます。

(3)読み手の時間を尊重
　　忙しいビジネスパーソンが、一目で内容を把握できるように書きます。

2.ビジネス文章の書き方の基本

　ビジネス文章には、いくつかの共通した基本的なルールがあります。
　これらを押さえることで、誰にとっても読みやすく、意図が伝わりやすい文章になるのです。

2.1 構成の基本：PREP法

　ビジネス文章でよく使われるのが「PREP法」という構成です。

　これは、以下の頭文字をとったもので、論理的な文章を短時間で組み立てるのに役立ちます。

・Point（結論）
　　まず、何が言いたいのかを最初に述べます。
   　例： 「ご提案いただいた新サービスですが、導入を決定いたしました。」

・Reason（理由）
　　なぜそう判断したのか、その根拠を説明します。
   　例： 「このサービスは、当社の顧客管理の効率を大幅に改善できると判断しました。」

・Example（具体例）
　　理由を裏付ける具体的な事実やデータを示します。
   　例： 「先日行った社内テストでは、作業時間が平均30%短縮されました。」

・Point（結論）
　　最後に、もう一度結論を繰り返して、読み手に強く印象付けます。
   　例： 「つきましては、来月より本サービスの導入を進めてまいります。」

2.2 文章表現の基本：5W1H

　「5W1H」は、情報を漏れなく伝えるためのフレームワークです。

　ビジネス文章では、これが明確になっていることが非常に重要です。

　・When（いつ）
　・Where（どこで）
　・Who（誰が）
　・What（何を）
　・Why（なぜ）
　・How（どのように）

　例： 「来週水曜日に、当社の会議室で、私と佐藤さんが、新商品開発の進捗について、今後のスケジュールを決定するため、打ち合わせを行います。」

3.抑えるべきポイント

　いくら構成や表現の基本を押さえていても、読み手を意識した書き方ができていなければ、意味がありません。

　ここでは、文章の質を高めるための重要なポイントを紹介します。

3.1 結論を先に書く

　ビジネス文章は、結論から先に書くのが鉄則です。
　小説のように、最後まで読まないと何が言いたいか分からない文章は、忙しい相手には不親切なのです。

　【悪い例】
　　「先日はお電話でのお打ち合わせ、ありがとうございました。その後、社内で検討を重ねた結果、いくつか課題が見つかりましたので、今回は見送らせていただくことになりました。」

　【良い例】
　　「ご提案いただいた企画につきまして、今回は見送らせていただきたくご連絡いたしました。社内で検討した結果、予算やスケジュール面でいくつかの課題が見つかったためです。」

3.2 具体的な言葉を使う

　あいまいな表現は避け、誰が読んでも同じ意味に受け取れるように、具体的な言葉を選びます。

　【悪い例】
　　「できるだけ早く、対応をお願いします。」

　【良い例】
　　「本日中に、メールでご回答をお願いいたします。」

3.3 簡潔に、短く

　一つの文にたくさんの情報を詰め込まず、短く切って書くことで、内容が頭に入りやすくなります。

　【悪い例】
　　「先日の会議で決定した、プロジェクトのメンバーを刷新し、新しい目標を立てて、その達成に向けて、各自が責任を持って業務に取り組むことが重要だと考えます。」

　【良い例】
　　「プロジェクトのメンバーを刷新します。新しい目標を設定し、その達成に向けて、各自が責任を持って業務に取り組みましょう。」

まとめ

　ビジネス文章は、単に情報を伝えるだけではなく、相手に「動いてもらう」ためのものです。
　結論を先に示し、論理的で、誰にとっても分かりやすいように書くことが最も重要なのです。

　これらの基本を押さえて、相手の立場に立って文章を作成することで、あなたのコミュニケーションはより円滑になり、仕事の成果にもつながっていくでしょう。

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　「いつも上司にダメ出しされる」「部下の書く文章が使えない。何度言っても直らない」多くのビジネスマンが、そんな悩みを抱えています。
　では「使える」「一発ＯＫになる」文章にするには、どうすればいいのでしょうか？
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（ ※ 書籍の解説等は原則としてリンク先（Amazon）における解説をベースに記載しています。詳細内容はリンク先を参照願います。）

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