【所見・後編】人の記憶は曖昧だから｜所見作成の時間を劇的に圧縮する、4月からのデータ集約とスキマ時間術
※追記：この記事で紹介している「所見のシステム化」を、そのまま明日から使えるようにしたExcelツールが完成しました！詳しくは記事の最後にて🌿
前編では、年度末の所見作成をラクにする「マインド」と「公用文ルール」についてお話ししました。
しかし、いざ書き始めようとしたとき、一番時間がかかるのは「文章を考えること」ではありません。
「あれ、この子、1学期の行事で何をしてたっけ……？」と、過去の記憶を必死に掘り起こす作業です。
有名な「エビングハウスの忘却曲線」によると、人間は覚えたことを「1時間後には約56％、1日後には約74％」も忘れてしまう生き物だそうです。
2月や3月になってから1年分を思い出そうとするのは、あまりにも非効率で、何より脳に多大なストレスを与えます。
所見作成の時間を劇的に圧縮し、定時退勤を実現するための最大の秘訣。
それは、記憶に頼らず「4月から書き溜めておくシステム」を作ることです。
【4月スタート】記憶に頼らない「生徒情報集約シート」
年度末の絶望を手放すためには、4月のスタートダッシュが鍵を握ります。
私は毎年4月に、クラス全員の「生徒情報集約シート（Excelやスプレッドシートなど）」を作成していました。そこに、委員会や係、部活動などの基本情報を入力する枠を作っておくのです。
そして、行事での活躍、学級活動での輝いていた発言、日々のちょっとした気遣いなど、「あっ、今の姿いいな」と思った瞬間に、忘れないよう一言だけメモを残します。
学校によっては、Googleのクラウドやロイロノートの「自分だけが見られるスペース」を活用するのもおすすめです。これなら、いちいち職員室に戻ってパソコンを立ち上げる手間も省け、その場ですぐに書き留めることができます。
【スキマ時間の活用】憂鬱な満員電車を「武器」に変える
とはいえ、「日中は忙しすぎてメモを取る暇すらない！」という先生も多いでしょう。そこで私が実践していたのが、「スキマ時間（通勤時間）」のフル活用です。
日本の毎朝の満員電車。本当に憂鬱ですよね。
音楽や動画でリラックスするのも大切ですが、私はこの時間をただの移動時間にせず、「スタートダッシュの準備」に充てていました。
スマホを使って、今日のスケジュールや朝の連絡事項を先に確認しておく。これだけで出勤後のパソコンを開く時間が省けます。
そして所見の時期が近づいてきたら、「通勤中に1文だけ」あるいは「1人分だけ」と決めてスマホのメモ機能に書き溜めるのです。
出勤後、それを自分のパソコンの作業シートにコピペするだけ。チリツモで、いつの間にかかなりの量が完成しています。憂鬱な時間も作業に集中することで早く過ぎ去り、放課後に疲れ切った脳で机に向かうストレスフルな時間も激減します。帰りも圧倒的に早くなりますよ。
※スマホやクラウドのメモ機能を使う際は、個人情報の取り扱いに細心の注意が必要です。私はデータ上の生徒名を「S1、S2…」と記号や自分だけが分かる愛称に変更し、絶対に外部に漏れないよう徹底管理していました。
【現場のリアル】空きコマと休み時間は「宝の山」
もう一つ、定型文ではない「その子らしい所見」を書くための強力なインプット方法があります。それは、自分の「空きコマ」を使って他教科の授業を見に行くことです。
担任は、自分の教科や学活での様子は分かりますが、それは生徒の一面に過ぎません。例えば、教室では大人しい生徒が、体育や美術などの技能教科では目を輝かせてリーダーシップを発揮していることがあります。
また、休み時間の教室や廊下での様子を見ることも大切です。そこには、授業中では見えないリアルな友人関係が表れます。さらに、放課後に少し時間があれば、合間を縫って部活動の様子を見に行くのもおすすめ。
他の先生からのまた聞きではなく、「自分自身の目で見た事実」を書くことで、所見の説得力と温かみは格段に上がります。
もちろん、空きコマは自分の授業準備を進める貴重な時間です。だからこそ、「4月からの生徒情報集約シート」や「スキマ時間の活用」といったシステム化で業務を効率化し、自ら「生徒を見に行くための余白（時間）」を捻出していくのです。
過去の自分に助けられる働き方を
年間を通してどれだけ生徒と関わり、その人物像を短い文章で表現できるか。ここは担任としての力の見せ所でもありますね。
システム化とは、決して手を抜くことではありません。
「手放せる無駄な作業」を極限まで削り、その分の時間とエネルギーを、目の前の生徒に向き合うために使うための手段です。
とはいえ、「一からExcelのデータシートを作るのは大変そう……」という方もいると思います。
実は、私が10年以上かけて改良を重ねた【生徒情報管理Excelの完成版テンプレート】があります。いずれ皆さんにもそのまま使っていただけるよう、少しずつデータを整えています。いつかお届けできたら嬉しいです！
まずは新年度に向け、記憶に頼らない「書き溜めるシステム」を、ぜひ試してみてください🌿
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