前職のIT時代に学んだ、タスク細分化と日報のやり方全部書きます

私は前職がIT業界にいました。
今は全くの畑違いですが、建築業界にいます。IT業界の時ほど、多くのタスクを抱え込むことがなく、タスク管理くらいしか今はしていません。

IT業界にいた時は、1日に終わらさないといけない作業がザックリあって、そのザックリ作業が“今どこまで終わっている？”で作業の完了迷子になることがありました。
そんな私が取り組んでいたことは、この組み合わせです！

タスクの細分化 × 日報

今でも面倒な作業を抱えているのに、細分化とか面倒・・・
今でも報告書とか書いてて面倒なのに、日報とか正気か・・・
とか聞こえてきそうですが、毎日の作業が多いのに面倒なことはしたくない！と言うことをモットーにやっていたので、サクッと終わるやり方を公開します。

1.そもそも、なぜIT現場でタスク細分化が必要だったのか

IT業界に限らないとは思いますが、1つ1つの作業が大きな塊になことが多いと思います。
例えば“部品設計書を作成する”や“日程調整メールを送信する”などです。
私は、この1つ1つの作業を「よし！やるぞー！」と思っても実際に動き出すと「あれもこれもやらないと！」と言う状況が続いて、気づいたら始める前から何も進まない状況がありました。

そこで、色んな自己啓発本や仕事の仕方に関する本を購入して読み漁りました。そこでは、「チェックリストを作る」と言うことがわかりました。
チェックリストを作って、最初は「おぉ！終わった作業がわかる！」と喜んでいましたが、次なる問題は「細かい作業が漏れている」と言うことです。
私がアホなだけでしたが、先輩の確認工程を飛ばして完了させていたりと作業の中で必要な確認ポイントなどがなかったことです。

このことから、もうすでに細分化をどうすればいいか分かった方もいらっしゃるかもしれませんが、どんな小さなことでもタスクにすることが必要です。具体的な細分化のやり方は次で紹介します。

2.私がやっていた、タスクの細分化のやり方

私がやっていた細分化にする考え方はこの2つです。

• どんな小さなことでも1つのタスクとする

• 30分〜1時間で終わる単位でタスクにする

たった2つですが、この2つが本当に作業をバラバラにするポイントです。 この考え方が正解かはわかりませんが、私には合っていました。
大きな塊のまま作業を抱えていると、何から手をつけたらいいのか分からなくなるので、“細分化＝小さくする”ことで、

1. 達成感がある！
2. 1つ1つが小さいのでモチベーションが維持できる！
3. 次にやることが明確になる！

この3つで仕事が回ってることを実感できます。

3.「これくらいでいいか」をなくす、細分化のコツ

先ほど書かせてもらいましたが、細分化は「どんな小さなことでも1つのタスクとする」がポイントです。
細分化しているつもりでも、「あれ？まだまだ1つのタスクやることが多いかも」と思ったら、もう一段階細かくできるサインです！
これは、とっても良いサインで、次からの細分化作業の参考にできます。

最初から、完璧なタスク一覧なんてできません。
私も最初は、作業途中で細分化しまくったり、細分化が細かすぎてチェックばかりつけることもありました。
まずは、ザックリ手直しすることを前提にして試すのがおすすめです。

私が実際にあった作業の例でタスクの細分化をした例

細分化対象の作業：部品設計書作成
Step 1：仕様確認
Step 2：設計書のフォーマット確認＆コピペしてローカルに保存
Step 3：過去の部品設計書で参考になる設計書を探す
（見つからなかったら）先輩に参考になる部品設計書を確認
Step 4：ページ構成を確認
Step 5：〇〇ページ作成
Step 6：〇〇ページのレビュー依頼
Step 7：〇〇ページの修正（再レビューはあればタスク追加）

細分化対象の作業：日程調整メール送信
Step 1：関係者のスケジュール確認
Step 2：関係者の空き日程を日時レベルで書き出す
Step 3：候補日をいくつか絞る（できれば2〜3日程度）
Step 4：メール作成

こんな感じで一旦できる作業までタスクを細分化させて、1つのタスクが完了してからさらに次のタスクを細分化する感じですることもありました。
なので、まずはザックリとやってみるが大切ですね。
ちなみに、上記の「〇〇ページ作成」も更に細分化してもいいと思います。文章作成や図の作成などがある場合は、個人の作業ペースや考え方にもよりますが、細分化できることは細分化してもいいですよね。

4.日報って、実は未来の自分への引き継ぎメモだった

日報が業務になっている方もいらっしゃるかもしれません。
でも、それはあくまで報告用の形式的な書類なんですよね。
私は、日報を出すような会社ではなかったので日報の存在を最初知りませんでした。でも、これも自己啓発本で日報を知ったことが始めるキッカケでした。その時はメリットばかりでしたが、デメリットもあるわけですよね。
私が感じた日報のメリット、デメリットはこんな感じです。

日報のメリット

• その日の完了タスク、未完了タスクがわかる

• 何につまづいたのか？など自分が明日の自分に共有したいことを書ける

• 明日、確実に終わらせたい！などのタスクも書くことができる

日報のデメリット

• いつ書くのが良いのか分からない

• 1回でも忘れたら面倒になる

本音で言うと、わざわざ日報にする必要あるの？と思った時期もありました。私は、IT時代から「ほぼ日手帳」を今だに愛用していますが、手帳に書けば良いじゃん！と思ったこともありました。
今は多くのタスクはないので、手帳で軽い日報を書いていますが、IT時代はそうではなく、スケジュールとタスクは分けておいた方が頭の整理ができてよかったです。

ちなみに、私の日報を書くタイミングは基本的に始業と退勤前の2回です。
始業の時は、前日の日報を確認し、引き継ぐタスクを移す＋その日に行うタスクを記載します。
退勤前は、完了したタスクや明日の自分への依頼タスク、その日気をつけたことなどをまとめておきます。
書く時間も5分くらいあれば入力できます。

また、作業途中に気になったことや明日やらないといけないことが発生した時点で日報へ記載することもおすすめです。
後から書こうと思うと忘れてしまうので、日報に書く時間がない！と言う場合は、手帳や付箋などに書いて目につくところへ置いておくのもおすすめします。

仕事って1日で完了することって少ないですよね。
こうした明日の自分へ、昨日の自分からの引き継ぎは「未来の自分への引き継ぎメモ」となります。
報告書類でもなく、自分だけの自分のために作るものです。
そう思うと、デメリットがちょっと薄まって、自分のために書いておこう！と思えて楽しくなります。

ここから先は、私が実際に使って気持ちも仕事も楽になった日報フォーマットを公開しています。
「何を書けばいいか迷う」「続かない・・・」という方でも、今日から明日から真似できるシンプルな内容です。
よかったらぜひ読んでくださいね。