断るときに、実際に伝えている言い方
印刷や入稿の相談を受けていると、
どうしても「断る判断」をしなければいけない場面があります。
でも、
断ること自体よりも難しいのは、
どう伝えるかです。
言い方を間違えると、
技術がないと思われる
やる気がないと思われる
不信感を持たれる
逆に、
伝え方次第で、
信頼が増すこともあります。
目次
断る＝否定ではない
最初に「できる・できない」で話さない
よく使っている断りの基本構文
実際に伝えている言い回し例
代替案を必ずセットで出す
断ったあとに気をつけていること
最後に今回は、
私が実際に使っている断り方を整理します。
断る＝否定ではない
まず前提として。
断ることは、
相手の要望を否定することではありません。
私の場合、
断る理由のほとんどはこれです。
仕上がりが安定しないから
やりたくないわけでも、
面倒なわけでもない。
成立しない可能性が高い
という判断をしているだけです。
最初に「できる・できない」で話さない
断るときに、
一番やらないようにしているのは、
「それはできません」
と、いきなり結論から言うことです。
これをやると、
話が一気に対立構造になります。
代わりに、
必ず 前提の共有 から入ります。
よく使っている断りの基本構文
私がよく使う流れは、
ほぼこの形です。
気持ち・意図を受け取る
印刷の前提を説明する
成立しない理由を伝える
代替案を出す
これを崩さないようにしています。
実際に伝えている言い回し例
① 仕上がりが安定しない場合
ご要望の意図は分かります。
ただ、この仕様だと
印刷の個体差がかなり出てしまいます。
今回は別の形をご提案したいです。
ポイント：
「できない」ではなく
保証できない と伝える。
② ギリギリ設計を求められた場合
理論上は可能なのですが、
断裁誤差の影響を受けやすい設計です。
もう少し余裕を持たせた方が安心です。
ポイント：
「無理」ではなく
リスクが高い と説明する。
③ 色再現を強く求められた場合
画面の色に近づけることはできますが、
印刷では完全な再現は難しいです。
色数を整理した方が安定します。
ポイント：
期待値を調整する言い方。
④ コストと仕様が合っていない場合
この仕様だと、
コストをかけても
仕上がりが大きく変わらない可能性があります。
別の仕様の方が結果が良いと思います。
ポイント：
相手のための判断にする。
代替案を必ずセットで出す
断るときに、
代替案を出さないことはほぼありません。
サイズを変える
色数を減らす
素材を変える
表現を整理する
「やらない」ではなく、
「別のやり方を提案する」。
これだけで、
断りは一気に前向きな話になります。
断ったあとに気をつけていること
断ったあとに、
放置しない
返信を遅らせない
温度を下げない
この3つは意識しています。
断る判断をしたあとこそ、
関係性のケアが大事だからです。
最後に
断るのが苦手な人は多いですが、
仕事として考えると、
断らないことの方が、
大きなリスクになる
場面は少なくありません。
大事なのは、
何を基準に判断しているか
なぜその仕様を選ばないのか
それを、
相手に分かる言葉で伝えること。
断るという行為そのものより、
判断を共有することが、
信頼につながると感じています。
