【労働保険】年度更新の集計、どうしていますか？

はじめに

こんにちは。つむぐです。
今日はVBAやRPAの機能の話ではなく、それらをどういう風に活用しているか、という具体例を年度更新の集計の流れの中でご紹介します。

年度更新の季節です

さて、年度更新の季節です。少し早めに着手できた感覚ですが、来月には算定もあるので今やっておかないと、という感じです。
私の勤務先は事務組合の顧問先はないので、5月GWの連休の間に年度更新の集計をし始め、やっと先日、一次集計が終わりました。目がシパシパします。
他の社労士さんはどうしているのかなと思ったので、私はこうしていますという投稿です。

給与システムの年度更新の数値

殆どの給与計算システムでは、年度更新の集計ができる機能が付いています。それを転記すればOKでは？と思われるかもしれませんが、その数字、あっていますか…？
もちろん、毎月の給与計算や賞与計算で、その時々正しく「計算」していると思います。でもそれが正しく集計されるのは、設定がきちんと合っていれば前提です。労災の設定などは従業員設定が間違ってても普段は気づきにくいですよね。
そして、システムの仕様によっては、
・「社会保険対象額」と「労働保険対象額」が分けられない
・入社日と雇用保険加入日が違っていても、加入日が登録できない
・専従者を労災から対象から外す機能がない
・休職中の人が雇用保険の被保険者の人数に集計できない
等々、ちょっと足らずだったりします。そのため、やはり各月の資料をExcelでチェックして、チェックした数値をもって申告するということが必要かなと思います。

資料収集～集計までの流れ

集計にあたり、まず資料収集です。私の勤務先では、１月に給与システムを変更した関係で、昨年4～12月と今年1～3月は別システムから出力する必要があります。

【旧システムからの資料収集】
昨年4～12月までの給与・賞与、従業員情報をダウンロードをします。これは手作業でしました。幸い2月にはシステム移行が概ね終わっていたので、他の業務と並行して少しずつ情報収集をし、4月にはおおむねダウンロードは終わっていました。

【新システムからの資料収集】
1月～3月までの給与・賞与、従業員情報をダウンロードをします。これはRPAを使いました。ロボット君が大活躍です。

【収集した資料の加工】
資料がそろったら、次は加工です。
集めた資料を事業所ごとのExcelブックにまとめ、情報の一覧化、確認項目の色付け、列幅の調整などの整形をVBAでしました。他にも、縦計横計をいれたり、雇用保険は5.5/1,000の式を入れるなど、後からちょこちょこ追加しました。

旧システムと新システムでは表形式が全然違うので、それぞれで一覧化や加工をしてから、新旧まとめて、チェックして一次集計は完了です。

RPAやGeminiがなかったら…

5年前はこれらをすべて手作業でやりました。それこそ、夜中まで時間をかけて、ひとつずつブックを開き、シートの移動、色付け、一覧化、チェック作業。Excelが開くまでの数秒がもどかしかったことを今でも思い出します。
それに懲りて、VBAの勉強をしました。4年前からはある程度VBAは使えるようになっていました。それでも、コードは全て手入力、わからないところはネットで調べて試行錯誤して、集計しました。

今回は、RPAも使えるようになり、VBAのコードもGeminiに聞いたら一瞬で生成してくれるし、修正も追加も「こうしたい」と言うだけ。それでも、頭の中を上手く言語化できておらず、やり直しは多々発生しましたが、それでも大幅に業務削減できたと思います。

顧問先は約60社ですが、新旧システムがあるので、60社×2回で120社分やった感覚です。これが今の時点で一次集計を終えることができたのも、RPAとGeminiのおかげという他ありません。手作業でするとなると、ゾッとします。

表が整ったら、チェックは目検でしました。従業員番号が重複していたり、新旧で番号が変わっていたり、なんだか他にも色々あって、機械化出来ない部分もあるので、修正は必要です。これが一番時間がかかりました。来年はシステム移行はないはずだし、今より整っているはず！！

まとめ

今、GeminiのおかげでVBAもRPAも色々とできるようになりました（と言っていいのかわかりませんが）。ほんと便利になったと思います。それを喜んで試行錯誤できる性格でよかったなぁと思います。5年前の自分が見たら、両手を挙げて喜ぶと思います。とはいえ、まだまだ改善の余地はあると思うので、今後も0.2％の改善を日々続けていきたいと思います。

最後まで読んでいただきありがとうございました。
どなたかの参考になれば幸いです。