MICE施設の管理者がつくった予約管理システム。施設運営の悩みを解決する【SPMクラウドシステム】を開発した玉城さんの思い
こんにちは！MICE TIMES ONLINE編集長、株式会社イザンの藤井です。
施設運営で日々直面する「時間が足りない」「人手不足」といった課題。そんな悩みを解消するための強力なツールが、公共施設やMICE施設向け予約管理システム「SPMクラウドシステム」です。
開発されたのは、実際に施設運営を行っているOTS MICE MANAGEMENT株式会社。代表取締役社長 玉城 国博（たまき くにひろ）さんに「SPMクラウドシステム」が誕生した経緯、そしてどんなシステムなのか取材をさせていただきました。
施設運営のDXを進めたい方、
予約管理システムの更新を考えていらっしゃる方など必見です！
「オンラインで予約できない現状を変えたい」 現地に行かなければ解決しない不便さに疑問を感じた
（zoomのスクリーンショット）
沖縄県那覇市に本社を置く同社は、「地域社会の課題解決」を企業方針とし、MICEイベントの開催支援や、インターネットを活用した非対面対応の推進や、業務効率化を実現するITツールを提供しています。
玉城さん：「もともと旅行会社グループの一員として設立され、社内ベンチャーからスポーツイベント運営事業をスタートしました。初めは社内のレクリエーションイベント運営から始まり、次第に学術大会やMICEへと活動の幅を広げていきました。
その中で、我々自身が施設を利用するユーザーとして、現地に行かなければ予約ができない、オンライン申請ができないといった不便さに疑問を感じたのが、2016年頃のことです。調べると、県内外で同様のサービスがほとんどないことを知り、補助金を活用しながらパートナー企業に協力を得て、システム開発に着手。2018年にはイベント事業に加えて、IT事業の展開も本格的に始めました。
2020年以降は指定管理※業務も手掛け、現場に根ざした施設運営をしています」
※地方公共団体が指定する法人や団体に、公の施設の管理や運営を委ねる制度
—利用者目線から生まれた疑問をきっかけに、現在では施設運営とITツールの開発にも携わっていらっしゃるのですね。
SPMクラウドシステムがあれば、利用者が現地に行かなくても施設予約ができる。施設の管理者にも使いやすいシステム
玉城さん：「施設管理を行う現場の声から生まれた予約管理システムです。利用者・管理者の立場に立ったこだわりの機能を搭載し、公共施設でのIT推進を図ります」
機能
・クラウドで予約管理、OSを選ばずに利用できる
・管理者も利用者もID・パスワードを使い、Webサイトにアクセスするだけ
・デザインもシンプルで誰でも使いやすい
・入金管理、利用者の統計や履歴も残る
・利用者のアカウント管理まで行える基幹システム
ベネフィット
・従来の手書きの申請書が提出不要
・管理者が、正確な利用者アカウントの管理ができます
・利便性の向上、業務効率化の両方を叶えます
公共施設ならではの「運営の縛り」に対応する
玉城さん：「公共施設の場合、さまざまな利用者に配慮するよう細かく条例が定められており、それに沿った運営の縛りがあります。例えば、市民には割引を適用するなど、料金体系が複雑です。こうした特有の運営条件に対応するための機能を備えています」
全国200以上の多様な施設で導入
玉城さん：「ハコを貸し出す施設であれば、体育施設、文化ホール、文化施設、アクティビティ施設など、カテゴリーは選びません。現在、全国200以上の施設で導入・稼働しています」
導入実績はこちら：https://www.o-mm.jp/ja/case#section1
紙やExcelからのオンライン化、別システムからの乗り換えなど導入のケースは様々
玉城さん：「システムがまったく導入されていない施設もあれば、紙の台帳やExcelを使って管理されている施設もあります。これだけでも事務作業が煩雑です。すでに何らかのシステムを導入している場合でも、別システムの導入を検討されることもあります。具体的には以下のような状況です」
・紙での予約管理、事務作業がとにかく煩雑で多い
・一日中電話や窓口対応に追われ、同じことを何度も回答している
・利用者からのオンライン予約に関する要望が多い
・予約システムを探してみても、施設の料金表が複雑でマッチするものがない
・設備管理・清掃管理など予約管理以外にもやるべきことが多くある
—それらの問題を、SPMクラウドであれば解決できるということですね！
施設が直面する人件費、人手不足の問題。現場の厳しい局面を肌で感じる
玉城さん：「ご案内しても、まったく響かない方も確かにいらっしゃいますね。施設が直面しているのは、人件費が上がっていることと、人材不足です。昨年、営業しても全く響かなかった施設から、突然連絡が来て、導入の相談をされることもあります。人手がどんどん足りなくなっている状況で、厳しい局面を迎えていることを肌で感じます。
また、利用者からも『いまどきWeb予約ができないのか？ 』という問い合わせが増えており、そういった声も導入を後押しする要因となっています」
SPMクラウドシステム「導入前」の管理者、利用者の声
管理者の声
・導入してみたいが予算面が不安
・職員が高齢であるため、操作が難しいのではないか
・慢性的な人不足なので業務効率化を図りたい
・予約管理のみならず、様々な資料を準備する必要がある。総合的に管理できる仕組みを構築したい
利用者の声
・申請のために施設に出向くのが大変
・空き状況の確認が、電話でないと分からなくて不便
・手書きの申請書を何度も記入するのが面倒
・Webで予約、支払いもクレジットカードなどで済ませたい
玉城さん：「人材不足が導入を検討される大きな理由ですね。また、導入したいけれども予算が不安というお声もあります。民間企業が運営されている場合には、我々も予算が厳しいということは理解をしているので、機能調整を行いながら金額面でも協力をしています」
「導入後」管理者、利用者の利便性が大きく向上
管理者の声
・窓口対応や電話対応の時間が大幅に削減できた
・利用者情報の検索などが早くて便利
・集計作業が効率化できて助かる
・自主事業に時間が取れるようになった
利用者の声
・手書きの必要がなく、利用当日に施設に行けばいいのが楽
・いつでも好きな時間に予約操作ができて良い
玉城さん：「業務効率化ができたというお声が多いです。これまで忙しくて手が回らなかったSNS、Webサイトの更新に手がつけられるようになったと聞きました。
また、利用率アップにつながっている施設がほとんどです。利用者のアカウントが増えることで、若年層の利用など新規利用者の獲得をされています。すると収入も増え、設備を修繕することや、備品の購入が可能になります。導入時のコストだけで判断するのではなく、得られる効果もご理解いただければと思います。
人件費を削減するためのコストカットではなく、その分サービスを充実させていくという方向性が、イメージとしては近いと考えています」
—予約管理やそれに付随する複雑な工程で時間がかかっていた業務を、SPMクラウドシステムに置き換えることで、業務効率化が進んで楽になる。なおかつ、他のサービスを充実させて、施設の価値を高めることができるのですね。
【導入事例１】沖縄空手会館/Excel管理からのデジタル化、DX推進
続きはこちらから
MICE TIMES ONLINE
MICE TIMES ONLINEは「MICEの今を追いかける」Webマガジンです。
MICE関連施設の情報、MICEについての基礎知識、イベントや施設の取材・レポートを随時更新していきます！
MICE（マイス）とは
これを見れば、あなたもMICEマスター！ 実は私たちの日常にも関わりが深いイベントやビジネスの世界を指しています。
多くの方に知っていただきたいのですが、なかなか知られていないのが現状。伝えていけるよう、運営頑張ります！読んでもらえると嬉しいです。
