計画書作成を30分から1分に。介護サービス事業所の管理者向け 導入パック【HTML全文・設置手順・つまずき3か所つき】

介護の計画書を1件作るのに、どれくらい時間がかかっているでしょうか。

5分でしょうか。10分でしょうか。20分から30分という方が、一番多いと思います。

作っているのはサービス提供責任者や管理者です。現場で一番忙しい人たちが、利用者さんの数だけ、更新のたびに、この作業をしています。

少し計算してみてください。

利用者さんが50人いて、1件25分。更新が年2回あるとすれば、年間で40時間を超えます。 実際にはプランの変更があるたびに作り直すので、もっとです。

丸5日分の労働時間が、書類の清書に消えている計算になります。

うちでは、これを1分にしました。

ケアマネジャーさんからもらったケアプランのPDFを選んで、ボタンを押す。それだけで、自分の部門の計画書ができあがります。

この記事では、その仕組みをそのままお渡しします。

何ができるツールか

社内のGoogleサイト（ポータル）の中に、1ページ作ってあります。そこを開くと、こういう手順で使えます。

1. 部門を選ぶ（定期巡回、訪問看護、訪問介護、デイ、訪問入浴、夜間対応、福祉用具など）

2. ケアプランのPDFを選ぶ

3. ボタンを押す

約1分で、計画書ができます。利用者名、生年月日、住所、介護度、担当ケアマネジャー名は、ケアプランから自動で拾います。 課題や、時間帯ごとのサービス内容も、プランの中身に応じて入ります。

そのあとは、こういうことができます。

• 画面上でそのまま文字を直せる（事業所名、作成者名、課題の文言など）

• 不要な行を削除できる（定期巡回の計画書にデイの内容が混ざったときなど）

• 署名欄つきで、A4・1枚に収めて印刷できる

• Excel形式でダウンロードできる（文字サイズを調整したいとき）

• 日付をずらして作れる（ケアマネジャーのプランが間に合わないとき、前回プランから6か月後・6か月前・12か月前の計画書を作る）

最後のものは、市販のソフトには入っていません。現場で本当に困るのはここだからです。

なぜGoogleサイトなのか

新しいシステムを買っていません。すでに使っているGoogle Workspaceの中だけで完結させました。

理由は3つです。

① 費用がかからない。 Googleサイトは無料で使えます。かかるのはAIの利用料だけで、計画書を作る程度の量なら、ごくわずかです。

② スタッフに新しく覚えてもらうことがない。 いつもの社内ポータルに1ページ増えるだけです。アプリのインストールもログインも要りません。

③ 壊れても自分たちで直せる。 ベンダーに依頼して待つ、ということがありません。

AIのキーを、どうやって隠すか

ここが一番の技術的な山でした。

ブラウザの中から直接AIを呼ぶと、APIキーが閲覧者に見えてしまいます。 社内ポータルとはいえ、キーが見える状態は避けたい。

そこで、Google Apps Script（GAS）を中継サーバーとして間に挟みました。

ブラウザ（Googleサイトの中のツール）
   ↓ PDFと指示文を送る
GAS（ここにAPIキーを保管）
   ↓
Gemini（AI）
   ↓
GAS → ブラウザに結果を返す

キーはGASの中にだけあります。ブラウザ側のコードをいくら見ても、キーは出てきません。

私はプログラムが書けません

念のため書いておきます。私はコードを書けません。

AI（Claude）に相談しながら作りました。それでも、ハマるところは山ほどありました。

一番情けなかったのは、できあがったHTMLファイルをMacのテキストエディットで開いてしまって、ファイルを壊したことです。勝手に書式が付いて、動かなくなりました。何が起きたのか分からず、しばらく固まりました。

半日つぶした失敗もあります。原因は、たった一行の書き方でした。

そういうつまずきを全部書き出したので、同じところで止まらずに済みます。

この記事で手に入るもの

ここから先は有料です。説明ではなく、そのまま動くものをお渡しします。

• 完成したツールのHTML全文（約800行）
  → Googleサイトに貼り付けるだけで動きます。作る必要はありません

• 中継サーバー（GAS）のコード全文
  → コピーして貼るだけ。中身を理解する必要はありません

• 設定手順（全4ステップ・合わせて10分）
  → APIキーの取得から、Googleサイトへの設置まで順番に

• 半日つぶした3か所と、その抜け方
  → 普通のWebページなら動くのに、Googleサイトの中では動かないものがあります。ここを知らないと必ず止まります

• 実際に起きた失敗6つと、その直し方
  → 「解析に失敗しました」と出たとき、どこを見れば原因が分かるか

• 貼ったのに下が切れる問題の直し方
  → 最初に必ずぶつかります

• 個人情報の扱いで、必ずやること

8部門ぶんの計画書に対応しています。 部門名も様式も、ご自分の事業所に合わせて書き換えられます。

必要なのは、コピーと貼り付けだけです。 所要時間は10分。プログラムを書ける人は要りません。

私にできたので、たぶん、できます。
ただし、向いていない方もいます

先に書いておきます。

・Google Workspace（またはGoogleアカウント）を業務で使っていない事業所
　→ そもそも置き場所がありません。ここは前提条件です。

・Googleの管理権限がない方
　→ 中継サーバーを作る作業ができません。管理者の方と一緒に進めてください。

・「コピーして、貼り付ける」に不安がある方
　→ 難しいことはしませんが、その作業だけは何度か出てきます。

・手順どおりにやっても動かなかったとき、自分で調べる気になれない方
　→ 正直に言うと、一度でつまずかずに終わる保証はありません。
　　私自身、半日つぶした箇所があります。

つまずいた箇所は、この記事に全部書きました。
それでも動かないときは、コメントで教えてください。分かる範囲でお答えします。

ただし、お使いの環境に入っての設定代行はできません。そこはご承知おきください。