ドーナツの製造ロスをスプレッドシートで管理していた会社が、工場と店舗の受発注を仕組み化する話

店舗でドーナツを作って売る——そのモデルから、工場で製造して複数店舗に配送するモデルへの転換。この変化は一見シンプルに見えますが、業務管理の複雑さは大きく変わります。

東京都のドーナツ製造販売会社から届いた相談は、昨年12月に製造を店舗から工場に集約したものの、工場と店舗間の受発注管理を複数のスプレッドシートで回していて、製造ロスが多発しているというものでした。従業員600名規模の大企業が、工場と店舗の間の発注管理をスプレッドシートでやっているというギャップが、現場の混乱を物語っています。

スプレッドシートで製造ロスが起きるメカニズム

店舗から工場への発注がスプレッドシートで管理されていると、何が起きるか。

複数店舗がそれぞれのシートに発注数を入力し、工場側が各店舗のシートを確認して集計する——この運用では、どこかのシートへの入力が遅れたり、更新が反映されていなかったりすることが日常的に起きます。工場は「今日の注文合計」が確定しないまま製造計画を立てなければならず、多めに作って余らせるか、足りなくて機会損失を出すかという二択を迫られます。

さらに問題なのが、材料管理との連動です。ドーナツ30種類を作るために必要な材料100種類の消費量が、発注データと連動していなければ、材料の過不足も発注数から逆算できません。「今日の発注を全部作るには小麦粉が何キロ必要か」が即座にわかる仕組みがなければ、材料のロスも連鎖して発生します。

BOM（部品表）的な発想が製造ロス削減のカギ

今回の相談で特に重要な要件が、ドーナツを製造するのに必要な材料をマスタに登録しておき、何個製造できるかをシステム上で確認できる機能です。

これは製造業で言う「BOM（Bill of Materials：部品表）」の考え方に近いものです。製品ひとつに対して必要な材料の種類と数量を紐づけておくことで、受注数が決まった瞬間に「必要材料の総量」が自動計算できます。

店舗から「今日チョコドーナツ50個、プレーン30個」という発注が入ったとき、システムが即座に「小麦粉○kg、卵○個、チョコレート○g…」と弾き出す。この情報が事前にわかっていれば、工場は無駄なく材料を準備して製造に入れます。製造ロスの根本原因である「作りすぎ・材料の余り・足りなかった」を、システムで構造的に防ぐことができます。

「シンプルなUIで、余計な機能は見せない」という要件の重要性

今回の要件でもう一つ特徴的なのが、受発注以外の機能はシステム上で非表示にしたいという点です。

これは現場への導入を成功させるための、非常に現実的な判断です。機能が多いシステムほど、使いこなすまでの学習コストが高くなります。工場スタッフや店舗スタッフが日々使うシステムに、帳票作成・顧客管理・売上分析などの機能が並んでいても、混乱を招くだけです。

「今日の発注を確認する」「材料の必要量を見る」——この2つだけが画面に出てくるシンプルな構成が、現場での定着率を最も高めます。最大20名が使うシステムとして、UIのシンプルさは機能の充実さと同じくらい重要な選定基準です。

工場と店舗の「社内受発注」に伝票機能は不要

今回は自社工場と自社店舗の二者間での利用で、受発注伝票の作成機能は不要とのことです。社外の取引先との取引ではなく、社内の拠点間での発注管理であれば、法的な書面を作成する必要はありません。

必要なのは「誰がいつ何を何個発注したか」の記録と、「工場が何をいつまでに何個作ればよいか」の可視化だけです。余分な機能を削ぎ落とした設計が、使いやすさに直結します。

Wikiだるまがドーナツ工場の製造ロスを減らす

Wikiだるまは、受発注管理・商品マスタ・材料マスタの登録管理に対応したクラウド型システムです。製品と材料の紐づけによる必要材料の自動計算、不要機能の非表示設定、PC・スマートフォン（Windows・iOS・Android・Chrome・Edge・Safari）での利用に対応しています。

製品30種・材料100種未満というシンプルな構成から始められ、最大20名での利用を想定した設計が可能です。具体的な受発注フローと画面構成については、ヒアリングを通じてご提案します。まずはWebまたは対面でのデモにてご確認ください。

#受発注システム #製造業 #ドーナツ #工場管理 #製造ロス #BOM #材料管理 #スプレッドシート脱却 #DX #業務効率化 #飲食業 #大企業 #東京 #シンプルUI #Wikiだるま #在庫管理