新規事業は社内ドキュメント戦略が大事な話

みなさんこんにちは、こんばんは、カミナシの細見(@yuta_hosomi)です。
カミナシはマルチプロダクト戦略構想のもと、複数のProduct開発と提供を進めている真っ只中です！

そのなかで、ビジネス側のチームも新規事業で新しく組閣され、どんどんニューカマーがジョインしてくるなかで、「ドキュメント戦略を作って運用した」お話しです。

こういった、社内ドキュメントの戦略について私も色々読み漁ったのですがめぼしいものや、実例があまりなく、整理整頓好きのかたのヒントやお手伝いになれば幸いです。

ですが、このnoteはただどうドキュメントをつくればいいという話ではなく何のためにするのか、それに基づきどうドキュメントを作るのか？それをどう仕組み化し、マネジメントするのかについてが重要だと思っているので、やや前提や感情の部分（仕組みの外側）にも触れてみました。

尚、このドキュメント設計などは、2年程前に社内のHR (れいちぇること)れいさんに教えを請いたところからスタートしているのでわたしのドキュメンテーション・メンター（勝手に言っている）の教えの流派でございます。

また、この書籍も途中参照させていただいて、そのエッセンスをヒントにさせていただきますので参考になった書籍として掲載しています。

なぜ新しいことをはじめる時ほどドキュメント戦略が必要なのか

以下のようなことは「仕事においてもっとも避けるべき3選」だと常々大事な価値観にしています。特に新規事業では（既存事業でも同様ですが）より多くの学びと、より早いアウトプットが求められるためより顕著に重要だと感じます。

車輪の再発明をする

車輪は車輪です。
誰かが過去に実施した施策を知らずに、同じものを一から作り直してしまうこと。

すでに掘った穴を別の人が再び掘り返す

以前に深掘りされた探索や調査を知らずに、改めて時間をかけて調査してしまうこと。

過去の意思決定を知らずに施策の方向転換を行う

既存の判断を知らずに新しい意思決定を行い、結果としてプロセスが堂々巡りになってしまうこと。
※チェスタトンのフェンス理論より

大事なことはゾンビ化ドキュメントをいかに産まないこと

「メンテナンスされておらず、誰がいつ作成したのか不明で、有効性もわからないため誰も手をつけられないドキュメント」をゾンビ化ドキュメントと読んでいます。
これまで色々なチームのドキュメントを拝見しましたが、生産性が高く、一人ひとりのパフォーマンスが自立（自律）しているチームのドキュメントはかなり整備されていました。（逆も然りで、ドキュメントが整備されていないチームは、手戻りやリーダーへのエスカレーションが多く属人化されやすい傾向にあるように感じます。尚、私もここに含まれます）

また、ゾンビ化ドキュメントは１つでもできてしまうと、次のゾンビ化ドキュメントを瞬く間に量産してしまうことに繋がりますから、非常に厄介です。（まさにゾンビの様なのです）

ゾンビ化ドキュメントを防ぐには・・・

1. タイトルだけでドキュメントの中身を見つけやすくする

2. 同じ内容だが、重複した内容のドキュメントを作らない

3. 必要な情報が不足している場合は、ドキュメントが必要だった人が加筆していく

4. 使用されていないものは即時アーカイブする

5. ドキュメントマネジメントを諦めない心（マネージャーが諦めない）

ドキュメントポリシーの実例

上記のような状態を持続可能な状態にするために、チームでドキュメントをつくる、残す、維持するガイドラインを策定しました。これをドキュメントポリシーとして”ドキュメント化”を着手しました。
具体的に設計・運用しているドキュメントポリシーの例です。

■ 今現在、有効なドキュメントかどうかを明確にする

未来永劫使われないドキュメントはアーカイブし、定期的に整理するため、毎月月末にドキュメント整理をSlackで定期発令し、メンテナンスする時間を設けています。
また、タイトルに【最新版】といれるのもナンセンスとした方が健全です。【最新版】と書かれた最新版じゃないものが量産される光景を沢山みてきました。タイトルではなく、タグなどで管理するか、フォルダにはいっているものを最新とする。など鮮度を保つ工夫が必要です。

■ ドキュメントタイトルのタイトルは明朗かつ端的に

合言葉は、「中学3年生の親戚の子どもが見ても"何が書いてありそうか"がわかる」ものにしています。また、タイトルが案が思いつかなければ生成AIにつくってもらうのもありです。

■ すべてに”ドキュメント責任者”を設ける

各ドキュメントには、更新・アーカイブを管理する責任者を設定。責任者が異動などで不在になる場合は、最終更新者を代替責任者とします。

■ ドキュメントがなくて困ったときにすぐ聞いて、その困った人がドキュメントをつくる

基本方針は、「自分で探す・学ぶ」。必要な情報がない場合は、読み手自身が作成・追記し、後続のために整備するポリシー」を共有しています。立ち上げ時期は人手が足りないことも多く、基本的に「自分で探しにいく＆学習する」（自分でまず調べる、わからなければで質問する）という前提で運営できることが健全。
「ドキュメントの情報が不足している」「または無くて困った」場合はその読み手が後続のために作成・追記・編集するというポリシーを共通認識化することが大事です。

■ いつかの誰かの未来の意志決定のアシストにつながることを考える

「作ったときに何も考えていなかったなら『何も考えてなかった』とドキュメントに残す」それは「理由がないなら一旦やめていいよね」と後世の人が安直な意思決定に繋がるから。前述した通り仕事において最も無駄なことの一つは「車輪の再発明」や、「実はリノベでよかったものが新築を立ててしまう」という事象が起きないように」という精神を大事にしています。

■ β版マインド（完璧ではないドキュメント）でOK思想

これが実は最も大事な、ポリシーかもしれません。カミナシのバリューに「β版マインド」というのがあります。ある程度仕組み化された中では、自分のドキュメントクオリティに対して不安に駆られるメンバーもでてきます。まずは完成させるより完了させる精神でOKという共通のポリシーをもっているので、まずはドキュメントに残す。という思想をいかにつくることが大切です。いわゆる"ドキュメント心理的安全性"ですね

メンテナンスしやすい仕組みも一緒につくる

■ ドキュメントを作成する場所は必ず一つに統一する

私たちはNotionのデータベースを利用し、すべてのドキュメントを同じデータベース内に作成。このデータベース以外でのドキュメントの作成を禁止しており、ドキュメントの種類を後述するタグで種類を管理しています。

■ 新規ドキュメントのフォーマットを統一する

Notionのテンプレート機能を活用し、ドキュメントの上段は必ず下記からスタートします。

これは、まず読み手のペルソナをドキュメント作成者が定義し、それを意識した記述をしてもらうような仕組みにしています。

◾︎ドキュメントをカテゴリーを細かくしすぎない

細かく分けすぎると迷いやすくなるため、基本的に4種類程度の分類にし、一覧で見つけやすいUIを意識しています。

細かく分けすぎてもどれをつかったらいいのか？となるのでなるべくシンプルにする。これらをカテゴリー毎に一覧にしてUI的に見つけやすいようにしています。

やってみてどうか

• 後からチームに参加してもらったかたから質問をもらう、または説明を同期的に行う時間がほぼなくなった

• 業務の引き継ぎがすぐできるようになり、自分のやるべき仕事に集中できるようになった

• 分担する作業のクオリティが一定になり、多人数で一つの作業を行っても精度の高い仕事ができるようになった

• なんで、いまこの施策こんなだったんだっけ、、、と目的を顧みながらPDCAを回せるようになった

と、今のところ良いことだらけでした。始めは時間とリソースがかかるものでありますが半年くらい経つとこの整備にかけた時間は、後続にレクチャーする時間や質問受けするにかかる時間を余裕でペイできる気がしますし、組織が拡大すればするだけ複利的になる気がします。

最後に

最後まで、お読みいただきありがとうございます！

ドキュメントの設計や運用事例を紹介しましたが、最も重要なのは、この価値観を組織内で共有し、協力を得ることです。そのためには、強いオーナーシップと粘り強い継続が必要になります。（最後は根性論です……）

お読みいただいた、どなたかのなにか前向きなエネルギーの一助になれば幸いです！

お読みいただきありがとうございました！