DAY2*【属人化との向き合い方】引き継ぎが大変なのは“整えチャンス”だった

「この業務、誰かに引き継ぎたいけど、自分しかやってないんだよな…」
「マニュアル？あるような、ないような…」
そんな“属人化された業務”に悩む声、事務職では特に多いように感じます。

でも私は思うんです。
属人化＝悪ではなく、“整えるチャンス”かもしれない。
今日は、そんな考え方をベースに、整える人として私が意識していることを書いてみます。

🔍 属人化のあるある：引き継ぎの壁になる理由

• 手順が言語化されていない

• 判断基準が曖昧で「経験でカバー」の状態

• ファイルやExcelが“その人のクセ”で作られている

• 顧客対応や社内調整が“暗黙ルール”で進んでいる

こうした“人にくっついている業務”は、引き継ぎのたびに一苦労。
マニュアル整備が進まない原因は、「やってる人にしか分からないこと」が山ほどあるからです。

☑ 私の解決法：とことん属人化してもらう

引き継ぎに困るくらいなら、いっそ本人に**「この業務がもっと楽になるように、整えてみませんか？」**とお願いしてみる。

というのも——
業務が属人化しているということは、その人なりの「理解」「発想」「工夫」が詰まっているということ。
ならば、その人にしかできない整え方をしてもらうことで、結果的に業務が簡略化され、誰でもできる仕組みに落ちていくんです。

私自身も、

• 業務の“ゴール”から逆算して、不要な手順を見直す

• 「これは省略できるか？」「ここは残すべきか？」と試行錯誤を繰り返す

• 自分が楽できる方法を考え、その整理の過程を残しておく

さらに、業務の背景や意味合いを言語で残してもらうようにもしています👇

• 「この業務は、何のためにあるのか？」

• 「この作業、やっていないとどう困るのか？」
  などを、口語でもOKなのでWordやメモで残してもらう。

その目的が理解できていないと、いくら自動化しても“考えない運用”になってしまう。
だからこそ、「整える＝手順だけでなく意味も整理する」ことが必要なんです。

そして、“ついで整え”という手法もよく使います👇

• Excelの計算式で「数字を入れるだけ」で処理可能に

• 作業中の画面をコピーして、Excelにペタペタ残す

• ファイル名に「参照元：〇〇」などをちょこっと記載する

業務の中で“ちょっとやるだけ”で整備が進む流れをつくれば、属人化は自然と弱まっていくんです。

🛠 整える人の支援スタンス

整える人として意識しているのは、「全部を引き出す前に、本人の整え方を尊重すること」。
その人のなかにあるノウハウを、問いと余白で引き出すようにします。

例えば、

• 「今やってる手順で、いらないかもって思う部分ありますか？」

• 「ここって、〇〇だったらどうなりますか？」

• 「困ったとき、どう判断してましたか？」

こんな問いかけを通して、言語化のサポートをしたり、仕組み設計の補助をしたり。
そうすると自然と、やる側の納得と、教える側の整えが一緒に進むんですよね。

🧠 担当者の“誇り”に寄り添う：嫌がられたときの対応

属人化業務を整えることに、抵抗が生まれる場合もあります。
特に、「この仕事は自分にしかできない」と責任感を持っている方ほど、
自分以外にもできる状態になることに“誇りが奪われるような感覚”を持ちがちです。

そんな時は、

• 「あなたの仕事をちゃんと残すために整えるんです」と伝える

• 実際に一緒に業務をやりながら、整える流れを記録していく
  （画面操作をExcelにコピーして貼っていくだけでもOK！）

整えることは、“仕事をなくす”ことじゃなく、“意義を言語化して残す”こと。
この理解が広がっていくと、協力してくれる担当者もどんどん増えていきます。

💰 整えに費用をかける前に考えること

「属人化なくすためにシステム入れようか…」といった話、よく聞きます。
でも私は思うんです。

費用対効果、本当に合ってるか？
その業務、いずれ他業務と一体でアウトソーシングできるなら、今無理して整備コストかけるより、柔軟に待ったほうがいいかも。

実際、私の会社では、

• 属人化業務担当者からの依頼があれば、整える支援

• 引き継ぎに向けた簡略化の方法の提案

• 実務ベースでの記録の残し方や、クセづけ支援

…など、現場レベルの「整える」を一緒に組み立てられます。
必要があればいつでも、気軽にご相談ください。

📘 実例：整えてもらった結果、チームが整った話

以前、「この人にしかできない仕事」と言われていた請求処理の業務がありました。
その方に「自分が楽になるように整理してみませんか？」と伝え、
一緒に手順を洗い出していったら、「これいらないかも」「これはExcelで自動にできる」とどんどん整っていきました。

その結果——

• 手順書もできて、誰でも対応可能に

• Excelでの処理を自動化し、時間も半分に

• 本人が楽になっただけでなく、「仕事を渡すことの不安」が減った

この流れを経て、チーム全体の引き継ぎ文化が整っていきました。

📝 おわりに：属人化は整える起点になる

属人化って、ついつい「どうやって分けるか？」「誰に任せるか？」と考えがち。
でも、その人が自分の“やりやすさ”のために整える機会をつくることで、
結果的に業務は共有可能になり、職場の安心感が育っていきます。

整える人として私が大切にしているのは、
「マニュアルよりも、本人の気づき」
「完全な仕組みよりも、動きながらの整え直し」

引き継ぎが難しい職場こそ、整える力が育つチャンス。
まずは「あなたが楽になるために整える」ことから、始めてみませんか？

📎筆者プロフィール
北海道を拠点に、事務委託業・業務設計支援を展開中。
中小企業の「事務の負担」を軽減し、業務効率化や仕組みづくりを通じて、地域の働き方を“整える”ことで未来を守りたいと活動しています。
実務経験と業務改善ノウハウを活かし、整える人として「考え方」「仕組み」「余白」を育てる取り組みを継続中。
今回は、“属人化”が引き継ぎを苦しくする構造に気づき、その整え方のヒントを綴りました。
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