「今、在庫何台？」に即答できるよう、GAS・Notionで見える化してみた

2026年7月22日 19:33

「今、在庫何台ある？」と聞かれるたびに、SaaSの画面を開いて、条件で絞り込んで、件数を数えていました。

数えれば分かるんですけど、毎回それをやるのが地味にしんどい。特に発注数は、その月の見積書を全部開かないと出てこなくて、聞かれるたびに「めんどくさいなー」と思っていました。

だったら、聞かれた瞬間に即答できる状態を先に作っておけばいい、と考えました。

自動でデータが集まって、Notionがひとりでに更新される仕組みに変えることにしました。

「今、在庫何台？」に、その場で答えられない

会社で使っているPCとスマホは、SaaSで管理しています。台数も、誰が使っているかも、そこに全部入っています。

で、ときどき聞かれるんです。「今、在庫何台ある？」って。

聞かれること自体は普通です。でも、その場でパッと答えられない。画面を開いて、条件で絞り込んで、出てきた件数を数える。ここまでやって、やっと「◯台です」と言える。

数えれば分かる。分かるんですけど、毎回この手順を踏むのが地味に面倒でした。

在庫数は、まだマシなほうでした。もっと厄介だったのが、発注数です。

「今月、何台発注したっけ？」と聞かれると、その月の見積書を1枚ずつ開いて、足し算していくしかありませんでした。台数がまとまって記録されている場所が、どこにもなかったんです。

めんどくさいなー。

見積書を開くたびに、心の中でこれを唱えていました。しかも、こういう質問って、だいたい忙しいときに飛んでくるんですよね。

あるとき、ふと思いました。この「聞かれてから数える」を、そもそもやめられないかなと。

在庫も発注も、元のデータはSaaSの中に全部あります。足りないのは、それを「聞かれた瞬間に見られる形」にしておくことだけでした。

だったら、自分が数える必要はない。SaaS側から自動でデータを引っ張ってきて、いつも見ているNotionのページに勝手に反映されるようにすればいい。

そう考えて、ちょっとした自動化の仕組みを組むことにしました。GAS（Googleの自動化ツール）を使って、SaaSから最新の情報を取ってきて、Notionが自動で更新される状態にしたんです。

「聞かれてから動く」のをやめて、「聞かれる前に、もう出ている」に変える。これがいちばん効きました。

正直、データを自動で取ってくるところは、そこまで詰まりませんでした。

意外だったのは、そのあとです。取ってきた数字を「どう見せるか」で、いちばん時間を使いました。

在庫数は、大きく数字で出す。ここは迷いませんでした。今何台あるか、パッと見えればそれでいい。

問題は、発注や廃棄みたいな「動いた数」のほうです。これをグラフにしようとして、けっこう悩みました。

最初は折れ線グラフにしていました。でも、なんかしっくりこない。月ごとに何台動いたかを見たいのに、線でつながっていると、そこが分かりにくかったんです。

そこで棒グラフに変えました。月ごとの高さで見えるようになって、だいぶ読みやすくなりました。

さらに、半期ごとの合計も一目で見たくなって、積み上げの棒グラフにしました。月の積み重ねが、そのまま半期の合計として見える形です。

データを取ってくる部分より、この「グラフの種類と、画面のどこに置くか」で、いちばん頭を使いました。自動化って、仕組みを作るところが山場だと思っていたので、これは自分でも意外でした。

作り終わって、Notionのページを開いてみました。

在庫数が数字で出ていて、発注の動きが棒グラフで並んでいる。

これなら、すぐ答えられる。

そう思えました。もう見積書を1枚ずつ開かなくていい。聞かれたら、そのページを見せればいい。

後日、上司にも見せたら「これいいね！」と言ってもらえました。地味な作業がひとつ消えて、しかも喜ばれる。こういうのが、いちばん嬉しいやつです。

今回いちばん残ったのは、自動化って「データを動かす部分」より「どう見せるか」で差がつくんだな、という感覚でした。

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