何度リマインドしても提出されない。ひとり総務が「催促する人」を増やす前に見直したこと

「締切は昨日です。未提出の方は対応をお願いします」

「まだ確認できていない方へ、再度ご連絡します」

「こちらのメッセージを確認したら、必ず提出してください」

総務や管理部門の仕事をしていると、こんな連絡を何度も送ることがあります。

書類提出。

健康診断の受診。

有給休暇の取得予定。

社内アンケート。

店舗や拠点からの報告。

Googleフォームへの回答。

一度案内しても全員は動かない。

締切前にもう一度連絡する。

締切を過ぎたら未提出者を探す。

それでも提出されなければ、一人ずつ電話やチャットで確認する。

気づけば、提出物そのものよりも、誰が未提出なのかを確認して催促する作業に時間を取られています。

私は中小製造業で、ひとり総務に近い仕事をしています。

これまで、提出されない理由を、

「本人が忘れているから」

「意識が低いから」

「何度言ってもやらないから」

と考えてしまうこともありました。

もちろん、単純に忘れている人もいます。

しかし、未提出者が毎回一定数出るなら、個人の注意力だけではなく、仕組みにも原因があるかもしれません。

今回は、催促する回数を増やす前に見直したいポイントと、Googleフォームやスプレッドシートを使って未提出管理を自動化する方法をまとめます。

「案内を送った」と「相手が対応できる」は別

総務側では、メールや社内チャットを送った時点で、

「対象者へ案内した」

と考えます。

一方、受け取る側では、次のようなことが起きています。

・ほかの連絡に埋もれてしまった
・自分が対象者だと気づかなかった
・あとでやろうと思って忘れた
・提出方法が分からなかった
・必要な書類が手元になかった
・どこまで対応すれば完了なのか分からなかった
・締切の重要度が伝わっていなかった

つまり、案内が届いていても、すぐに行動できる状態とは限りません。

例えば、

「健康診断の結果を提出してください」

とだけ書かれていても、

・原本を出すのか
・コピーでよいのか
・どこへ出すのか
・誰に渡すのか
・いつまでか
・再検査結果も必要なのか

が分からなければ、後回しになりやすくなります。

未提出を減らすには、リマインドの回数よりも先に、

相手が迷わず行動できる案内になっているか

を確認する必要があります。

未提出者を探す作業が、毎回手作業になっている

よくある提出管理の流れは、次のようなものです。

1．対象者へ案内を送る
2．GoogleフォームやExcelで提出を受け付ける
3．締切後に回答一覧を開く
4．社員名簿と回答者を見比べる
5．未提出者を別の表へ書き出す
6．一人ずつメールやチャットを送る
7．数日後にもう一度確認する

人数が少なければ、これでも運用できます。

しかし、対象者が増えると、確認作業そのものが負担になります。

さらに、氏名だけで照合していると、

・同姓同名
・旧字体と新字体
・スペースの有無
・漢字とひらがな
・別のメールアドレスでの回答
・入力ミス

によって、提出済みの人を未提出と判断することがあります。

逆に、同じ人が二回回答していても気づかないことがあります。

安定して照合するなら、氏名だけではなく、

・従業員番号
・会社用メールアドレス
・店舗コード
・申請番号

など、重複しにくい情報を使います。

なぜリマインドを増やしても効かなくなるのか

1．全員へ同じメッセージを送っている

よくあるのが、

「まだの方は提出してください」

という一斉連絡です。

この方法は簡単ですが、提出済みの人にも毎回届きます。

何度も自分に関係のない連絡が届くと、受け取る側は内容を確認しなくなります。

その結果、本当に未提出だったときも読み飛ばされます。

可能であれば、提出済みの人には送らず、未提出者だけへ個別に送る方が効果的です。

2．毎回同じ文章を送っている

締切7日前も、前日も、期限超過後も、同じ文章を送っていると、緊急度の違いが伝わりません。

例えば、

7日前

「提出期限が近づいています。未対応の場合はご準備ください」

前日

「提出期限は明日です。未提出の方はご対応ください」

期限超過後

「期限を過ぎています。対応予定日を本日中にご連絡ください」

というように、段階ごとに目的を変えます。

3．提出した後の反応がない

提出者側からすると、

「送信できたのか」

「内容に不備はなかったか」

「これで対応は終わりなのか」

が分からないことがあります。

そのため、同じ内容を再送したり、総務へ確認したりします。

提出直後に自動返信で、

・受付が完了したこと
・受付日時
・提出内容の一部
・今後の流れ
・修正が必要な場合の方法

を案内すると、確認の問い合わせや重複提出を減らせます。

「未提出」と「対応中」は分けた方がいい

提出が確認できていない人を、すべて「未提出」にまとめると、本当の状況が分かりません。

例えば、次のように分けられます。

・未案内
・案内済み
・未提出
・本人へ確認済み
・提出予定あり
・対応中
・提出済み
・管理者確認済み
・対象外
・保留

健康診断であれば、予約は済んでいるが未受診の人もいます。

書類提出であれば、本人は提出したが、管理者が内容を確認していないこともあります。

有給休暇であれば、取得予定日は決まっているものの、実際の取得はまだという状態もあります。

状態を分けておけば、必要な対応も変えられます。

未提出の人には催促する。

提出予定ありの人には予定日を確認する。

提出済みの人には送らない。

管理者確認待ちなら、本人ではなく管理者へ通知する。

全員へ同じ催促を送る必要がなくなります。

「誰が提出したか」だけでは足りない

提出管理では、次の項目まで持つと運用しやすくなります。

・対象者
・提出物
・提出期限
・現在の状態
・最終案内日
・次回確認日
・担当者
・提出日
・確認日
・対応メモ

特に役立つのが、次回確認日です。

例えば、本人から、

「来週月曜日に提出します」

と回答があったとします。

未提出のまま管理していると、翌日も催促してしまいます。

次回確認日を月曜日に設定しておけば、それまでは催促対象から外せます。

本人にとっても、総務にとっても余計な連絡が減ります。

Googleフォームは「受付」で終わらせない

Googleフォームは、提出物や回答を集めるには便利です。

しかし、フォームを作っただけでは、

・回答者への返信
・管理者への通知
・提出者と対象者名簿の照合
・未提出者の抽出
・期限前のリマインド
・対応状況の管理

までは行われません。

GASを組み合わせると、フォーム送信後の流れまで自動化できます。

例えば、

1．対象者へフォームを案内
2．回答者が送信
3．回答者へ受付メールを自動送信
4．管理者へ回答内容を通知
5．対象者名簿の状態を「提出済み」へ変更
6．未提出者だけを一覧表示
7．期限前に未提出者へリマインド
8．提出されたらリマインドを停止

という流れです。

総務は毎回回答一覧と社員名簿を見比べなくても、未提出者だけを確認できます。

リマインドを自動化するときに決めること

自動通知を作る前に、次のルールを整理します。

誰が対象か

全社員なのか。

特定部署だけなのか。

正社員だけか、パートや契約社員も含むのか。

休職者や退職予定者を除外するのか。

何をもって提出済みとするか

フォーム送信時点なのか。

添付ファイルがそろった時点なのか。

管理者が内容を確認した時点なのか。

何日前に通知するか

7日前。

3日前。

前日。

当日。

期限超過後。

業務に合わせて決めます。

誰へ通知するか

本人だけか。

本人と上司か。

期限超過後だけ管理者へ送るか。

何回まで自動送信するか

毎日送り続けると、通知が読まれなくなります。

通常の通知は数回に絞り、その後は人が個別に確認する方がよいこともあります。

自動化しない方がよい連絡もある

自動リマインドは便利ですが、すべてを機械的に送ればよいわけではありません。

例えば、

・健康状態に関する内容
・雇用契約に関する内容
・本人が困っている可能性がある場合
・何度連絡しても反応がない場合
・個別事情への配慮が必要な場合

は、人が確認した方がよいことがあります。

おすすめなのは、

・最初の案内
・通常の期限前通知
・提出後の受付返信

までは自動化する。

期限超過後や個別事情がある場合は、総務が直接確認する。

という分け方です。

自動化の目的は、すべてのコミュニケーションを機械に任せることではありません。

定型作業を減らし、人が必要な対応へ集中できるようにすることです。

まずは小さく始める

未提出管理を改善するからといって、最初から大きなシステムを作る必要はありません。

最初は、次のどれか一つでも構いません。

・Googleフォーム回答後の自動返信
・管理者への回答通知
・対象者名簿との照合
・未提出者一覧の自動作成
・期限3日前のリマインド
・提出済みになったら通知を停止

実際に運用してから、必要な機能を追加します。

機能を増やしすぎると、入力項目や設定が複雑になり、使われなくなることがあります。

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詳しい仕様書は必要ありません。

現在使用しているExcelやGoogleフォームを、氏名や機密情報を架空データへ置き換えて共有いただければ、改善方法を整理します。

まとめ

何度リマインドしても提出されない原因は、本人の意識だけとは限りません。

・対象者が分かりにくい
・提出方法が複雑
・完了条件が曖昧
・提出後の受付確認がない
・全員へ同じ催促を送っている
・未提出者を目視で探している
・対応状況を記録していない

といった仕組み上の問題が隠れていることがあります。

催促する回数を増やす前に、

・誰が対象か
・現在どの状態か
・次に誰が何をするか
・いつ再確認するか
・何をもって完了とするか

を見える化することが大切です。

総務の仕事は、毎回同じ催促文を作ることではありません。

必要な人が、期限までに迷わず対応できる流れを作ることです。

最初の一歩として、現在の提出管理表へ、

・ステータス
・最終案内日
・次回確認日

の3項目を追加してみてください。

それだけでも、誰へいつ連絡すべきかが分かりやすくなります。

ユウタ｜ひとり総務×AI業務改善

中小製造業で総務・管理業務に携わりながら、Googleスプレッドシート、Googleフォーム、GAS、生成AIを活用した業務改善に取り組んでいます。

高額なシステムを導入するほどではないけれど、未提出者の確認と催促に時間を取られている。

そんな中小企業の業務を、現場で無理なく使い続けられる仕組みに整えています。

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