申請を出したのに進まない会社へ｜承認待ちを減らす「申請・承認フロー改善テンプレート」完全版

備品購入、修理依頼、契約書確認、経費精算、アカウント発行。

会社には、さまざまな申請があります。

しかし、申請フォームや申請書を用意しただけでは、業務はなかなか進みません。

申請者は、

「申請は出しました」

と言う。

承認者は、

「確認していませんでした」

と言う。

担当者は、

「承認済みだと知らなかった」

と言う。

そして総務が、申請者・承認者・処理担当者の間に入り、現在の状況を確認します。

申請を管理するための仕組みを作ったはずなのに、総務の確認作業は減らない。

そんな状態になっていないでしょうか。

私は中小製造業で、ひとり総務に近い仕事をしています。

申請業務を見ていて感じるのは、申請が止まる原因は「承認者が忙しいから」だけではないということです。

多くの場合、次のどれかが曖昧になっています。

・誰が承認するのか
・何を確認するのか
・いつまでに判断するのか
・不備があったらどう戻すのか
・承認後に誰が処理するのか
・何をもって完了とするのか

この記事では、申請・承認業務を見直すための考え方だけでなく、実際に使える以下のテンプレートをまとめました。

・現状業務の棚卸しシート
・申請フロー設計表
・承認ルール表
・Googleフォームの項目例
・申請管理表の列設計
・ステータス設計
・自動返信メールのテンプレート
・承認依頼メールのテンプレート
・差し戻し文のテンプレート
・期限リマインド文
・GASで自動化する機能一覧
・導入前チェックリスト
・7日間の導入手順

プログラミングの知識がなくても、まずはExcelやGoogleスプレッドシートで運用できる内容です。

後半では、GoogleフォームとGASを使って自動化する場合の設計も紹介します。

申請フローが止まる会社の共通点

1．申請を送る場所だけ決まっている

申請書やGoogleフォームは用意されている。

しかし、その後の処理はメール、チャット、口頭で進めている。

この場合、申請データは残っていても、現在の進捗は分かりません。

申請の仕組みに必要なのは、入口だけではありません。

最低でも、次の流れを管理する必要があります。

申請
↓
内容確認
↓
承認または差し戻し
↓
実際の処理
↓
完了確認
↓
申請者への連絡

2．「承認済み」が完了になっている

承認されたからといって、実際の処理が終わったとは限りません。

備品購入なら、発注と納品確認が必要です。

アカウント発行なら、作成後に本人へ案内する必要があります。

修理依頼なら、業者の手配と修理後の確認が必要です。

承認状態と処理状態を分けなければ、

「承認済みなのに、何も行われていない」

という状態が起こります。

3．申請者が現在の状況を確認できない

申請後の状況が分からないと、申請者は総務へ問い合わせます。

総務は承認者へ確認します。

承認者は処理担当者へ確認します。

この確認作業が、申請件数の分だけ発生します。

申請者本人が、

・受付済み
・確認中
・承認済み
・差し戻し
・処理中
・完了

を確認できれば、問い合わせは減らせます。

4．承認期限がない

希望完了日は書かれていても、承認期限がないケースがあります。

8月20日までに備品が必要なのに、承認者が8月20日に確認しても間に合いません。

希望完了日から逆算して、承認期限を設定する必要があります。

5．差し戻しが口頭で行われている

申請内容に不備があったとき、

「ここを直してください」

と口頭やチャットで伝える。

しかし、申請データには差し戻し理由が残らない。

再提出後に何が変わったのかも分からない。

差し戻しも、申請フローの正式な一工程として記録する必要があります。

ここまで無料公開部分

ここから先では、申請・承認フローを実際に設計するためのテンプレートを公開します。

＼ここから有料部分／

STEP 1｜現在の申請業務を棚卸しする