Excelの計画表をプロジェクト管理に移す：転記2時間をやめて、AIに課題を一括起票してもらう方法

はじめに

Excelで作った工程表を、プロジェクト管理ツールに手で打ち直すのに、前回は2時間かかりました。40行です。

Excelで計画を立てているチームって、だいたい同じところで詰まりませんか。

• 計画を練る段階では、Excelのほうが圧倒的に速い。列を足すのも行を入れ替えるのも一瞬
• でも運用に入った瞬間に弱くなる。ガントチャートのセルは、誰かが手で塗り直さないと最新にならない
• そして「ツールに移そう」となった時点で、作った計画をもう一度ぜんぶ打ち直す羽目になる

3つ目がとにかく無駄なんですよね。作業名をコピーして、開始日と終了日を入れて、担当者を選んで、次の行へ。頭を使わない作業なので、途中で集中が切れて担当者を1つ隣の人に設定してしまったりします。

先に結論から

ExcelファイルをONES Wikiのページに添付して、ONES Assistantに「この添付ファイルの表から課題を作って」と頼む。それだけです。 40行で2時間かかっていた転記が、15分になりました。

この記事で使うのは、ONES.comの次の3つです。

• ONES Wiki：仕様書や計画表などのドキュメントを書いて貯めておける、ナレッジベース管理のツールです。
• ONES Project：課題を登録して、担当者・日程・ワークフローを管理するプロジェクト管理のツールです。
• ONES Assistant：ONESの画面に組み込まれたAIアシスタントです。ONES WikiとONES Projectの両方を横断して動けます。

準備は、ONES Wikiのページに .xlsx ファイルをそのまま添付するだけです。表を貼り直す必要も、CSVに変換する必要もありません。ONES Assistantが添付ファイルの中身を読んでくれます。

❌ 雑に頼むと通らない、✅ 列の対応を伝えると通る

最初は何も考えずにこう頼んでいました。

❌ この添付ファイルから課題を作ってください

これだと、けっこうな確率で外します。「開始日」と「終了日」のどちらを予定日として使えばいいのか、AIには表から読み取れません。「区分」がプロジェクト管理上の何を指すのかも分かりません。結果、それらしく見えるけど全部直しが必要な課題が40件できあがります。

効いたのは、列とフィールドの対応を先に言葉で渡すことでした。

✅ 作業名を課題タイトルに、開始日を予定開始日に、終了日を予定終了日に対応させてください

社内のExcelだと、だいたいこの対応で収まります。

最後のフェーズが地味に便利です。ONES Assistantは文書の内容と見出し構成を見ながら課題を分けてくれるので、Excelで「大工程」と「その下の作業」を分けて書いていたなら、そのまま親課題と子課題として起票できます。表の前に見出しを1行入れておくと、分け方が安定しますよ。

社内で固定している依頼文（コピペ用）

毎回ゼロから頼み方を考えるのは面倒なので、この形に固定してしまいました。列名だけ自分の表に合わせて書き換えれば、そのまま使えます。

このページの添付ファイルの表をもとに、課題を一括で作成してください。

【列とフィールドの対応】
- 作業名 → 課題タイトル
- 開始日 → 予定開始日
- 終了日 → 予定終了日
- 担当 → 担当者
- 区分 → 課題タイプ

【作成ルール】
- 「フェーズ」列が同じ行はまとめ、フェーズ名を親課題、各行を子課題にしてください
- 担当者名がメンバーと一致しない行は、担当者を空欄のままにして、その旨を一覧で教えてください
- 日付が空欄の行は日付を設定せず、そのまま作成してください

作成する前に、課題の一覧を表で見せてください。

どこが効いていると思いますか。実は下の3つです。

1. 最後の1行：「作成する前に見せて」があるかどうかで、事故率がまったく変わります。40件まとめて作る前に一覧で確認できるので、対応がずれていればそこで直せます
2. 「教えてください」：うまくいかない行を勝手に埋めさせないための一言です。これがないと、AIの推測で似た名前の別人が担当者に入ります
3. 「そのまま作成」：空欄を空欄のまま通す許可です。書いておかないと、日付が埋まるまで作成が止まります

実際に返ってきたのがこちらです。フェーズが親課題、各作業が子課題として、親6件＋子40件の計46件に整理されました。担当者が空欄の行は、空欄のまま一覧に出ています。

2時間の転記が、15分に

40行の同じ工程表で比べると、こうなりました。

正直、時間短縮より打ち間違いがゼロになったほうが効きました。手打ちしていないので、そもそも間違えようがないんですよね。

そのあとの運用も変わりました。起票してしまえば進捗はONES Project側で持てるので、Excelは下書きとして使い切って、確定したら手放す。そういう流れに落ち着きました。

Excelで手作業だったガントチャートも、起票した時点でこの状態になります。ここから先は、セルを塗り直す作業はもう発生しません。

通らない表には、共通点があった

万能ではありません。失敗した回を並べてみたら、原因は3つに絞られました。

3つ目は仕様です。ONES Assistantは利用者の権限の範囲でしか動かないので、自分に見えないプロジェクトには課題を作れません。ここは設定でどうにかする話ではなく、そういう作りだと思っておくのが正解でした。

逆に言うと、列名がまともな表なら、ほぼそのまま通ります。うまくいかないときはプロンプトをこねくり回すより、Excelの列名を1行直したほうが早いです。

おわりに

計画をExcelで考えること自体は、悪いことではないと思っています。問題なのは、考え終わったあとの「打ち直し」に、考える時間と同じくらいの労力を払っていることなんですよね。

その部分だけAIに渡してしまえば、Excelは気楽に使えます。手元に、まだツールへ移せていない工程表はありませんか。一度そのまま貼り付けて頼んでみると、思ったより素直に課題になってくれるかもしれません。

自社の工程表フォーマットで動くか相談したい場合は、support@ones.com までお気軽にご連絡ください。