Kakkiaan Turun ja Kaarinan seurakuntien kirkonkirjoja ja perhelehtiä digitoidaan noin puolisen miljoonaa sivua. Noille sivuille on kirjattu tiedot alueen asukkaista 1860-luvulta lähtien. Kirjoissa ja kansissa on luettelot syntyneistä, kuolleista, konfirmoiduista, muuttaneista ja aikoinaan myös monista rikkeistä ja hairahduksista.
Digitointi-hanke on osa koko maanlaajuista projektia, jonka tuloksena syntyy tulevaisuudessa kaikkien evankelis-luterilaisten seurakuntien yhteinen Kirjuri-tietojärjestelmä. Silloin on kaikkien seurakuntalaisten tiedot saatavissa samasta järjestelmästä.Tämä helpottaa ja nopeuttaa tietojen löytymistä.
-Selkeästi tästä on hyötyä esimerkiksi, kun laaditaan sukuselvitystä virkatodistukseen, jota tarvitaan perunkirjoitusta varten. Tällä hetkellä joudutaan tiedot hankkimaan erikseen kaikista niistä paikoista, joissa vainaja on elänyt ja monasti tämä on melko pitkä prosessi, toteaa Hannele Maimanen, joka vastaa Turussa kirkonkirjojen digitointiprojektista. Hänen mukaansa hyötyä on myös muille virkatodistusten hakijoille, kun prosessi nopeutuu.
Parin vuoden prosessi
Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän kirkonkirjojen ja perhelden tiedot sisältävien perhelehtien digitoinnin on alustavasti arvioitu kestävän yhdeksän kuukautta. Seurakuntayhtymän keskusrekisterin vt. johtajan Heikki Arikan mukaan koko prosessi vie huomattavasti enemmän aikaa.
-Arvelisin, että aikaa kuluu pari kolme vuotta ennenkuin kaikki tiedot on saatu sähköiseen muotoon ja tarkistettu. Tarkistusproesssi vie todella paljon aikaa. Kun kaikki alkuperäiset kirkonkirjat ja perhelehdet on digitoitu ja palautettu takaisin, ryhdytään tarkastamaan vastaavatko kaikki tiedot sähköisessä muodossa alkuperäisiä merkintojä, sanoo Arikka.
Maimasen mukaan tämä vaihe tulee viemään melkoisesti aikaa, sillä rekisteriitoimistossa tarkistukset tehdään normaalin työn ohella.
-Meitä on toistakymmentä virkailijaa, jotka käyvät tiedostot läpi ja vertaavat niitä alkuperäisiin sekä tarkastavat että tiedot ovat oikeassa ja myös selkeästi luettavassa muodossa. Oman työn ohessa tehtynä tähän menee melkoisesti aikaa, arvioi Maimanen.
Myös taloudellisesti kirkonkirjojen digitonti on mittava projekti. Arikan mukaan se on huomattavin kirkon parhaillaan käynnissäolevistä hankkeista.
- Kirkkohaliitus on tehnyt päätöksen, että kaikkien seurakuntien tulee siirtää kirkonkirjat ja perhelehdet sähköiseen muotoon. Kukin seurakunta ja seurakuntayhtymä vastaa itsenäisesti hankkeen toteutuksesta. Kyllä tämä meidän seurakuntayhtymämme osalta tulee maksamaan useita satojatuhansia euroja, sanoo Arikka..
